Restauration – Microbrasserie

Siboire fait ton affaire, Excel est un cale verre

Le Siboire regroupe trois microbrasseries situées à Sherbrooke et à Montréal qui offrent aux amateurs de bières une vaste sélection de produits brassés sur place, accompagnés de plats succulents!

Les besoins en main-d’oeuvre du Siboire fluctuent constamment en fonction de l’heure, du jour et de la période de l’année. L’entreprise attire aussi souvent des employés à temps partiel, dont plusieurs sont toujours aux études.

Logo d'Agendrix
Avant / Après (temps par semaine)
Succursale Dépôt de Sherbrooke

Tâche
Ancienne méthode
Avec Agendrix
Créer l'horaire
3 heures
2 heures
Modifier l'horaire
2 heures
30 minutes
Envoyer l'horaire
30 minutes
Instantané
Total
5 h 30
2 h 30


Des défis de taille

Avant d’adopter Agendrix, Marilyn se servait simplement d’Excel pour planifier ses horaires. Les employés formulaient leurs demandes de vive voix, sur papier, par courriel ou par texto. Comme plusieurs employés ont des heures variables, ces demandes sont normales, mais étaient plutôt compliquées à gérer. Il n’y avait pas vraiment de procédure bien établie. Créer les horaires pouvait donc prendre jusqu’à trois heures par semaine.

C’est sans parler des oublis et des erreurs. Naturellement, il est important de tenir compte des disponibilités et des contraintes, surtout pour les étudiants. Mais quand l’information est éparpillée ou griffonnée sur un coin de napkin, la gestion devient difficile. Une fois son horaire produit, Marilyn devait y mettre deux heures de plus au courant de la semaine pour apporter les changements demandés par les employés.

Un problème de communication

Chaque nouvel horaire était envoyé aux employés par courriel. Une copie imprimée était aussi laissée au bar. Lorsque Marilyn apportait des modifications à cet horaire, elle devait l’envoyer et l’imprimer de nouveau. Pour s’assurer que les employés concernés étaient bien au courant des changements, elle prenait le temps d’appeler chacun d’entre eux.

On recevait des demandes de toutes sortes de manières, alors on en oubliait souvent, et ça rendait tout ça assez compliqué.

Évidemment, Marilyn ne réussissait pas toujours à rejoindre tout le monde. À court d’options, elle ne pouvait qu’espérer que le nouvel horaire avait bel et bien été reçu. En plus d’être longue et répétitive, cette manière de fonctionner ne donnait pas toujours les résultats voulus.

Une gestion plus pratique

Maintenant que les demandes des employés sont centralisées dans Agendrix, les horaires prennent moins de deux heures par semaine à créer. Marilyn n’a plus à jongler avec de l’information disparate. Elle doit encore apporter quelques modifications à l’horaire en cours de route, mais le processus ne lui prend pas plus de 30 minutes.

Une communication cohérente

Les demandes de congé et d’échange de quarts créées par les employés dans l’application envoient une alerte. Marilyn n’a qu’à appuyer sur cette alerte pour voir l’information, dont les personnes concernées, la date, les commentaires, etc. Si elle décide d’approuver la demande, l’horaire se modifie automatiquement en conséquence, et les employés sont à leur tour alertés. Les courriels ignorés et les appels manqués sont choses du passé au Siboire.

Comme tout est maintenant répertorié au même endroit, les employés communiquent toujours avec nous à l’aide d’Agendrix.

Une seule et unique version à jour de l’horaire est maintenant toujours disponible en ligne. La plupart des employés ont installé l’application mobile d’Agendrix sur leur téléphone portable pour le consulter en tout temps et créer leurs demandes. Les autres utilisent simplement un ordinateur. Marilyn n’a même plus besoin d’imprimer l’horaire.


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