Soins animaliers

Une clinique qui remet en question ses pratiques

À la clinique vétérinaire de Victoriaville, on compte plus de 50 ans d’expérience. C’est pour ainsi dire une entreprise bien établie. Pour Isabelle, coordonnatrice des techniciennes en santé animale, c’est de 23 ans dont on parle. En plus de porter le chapeau de technicienne en santé animale, elle assure des tâches de gestion. Elle agit en tant que soutien à la gestion du personnel, en s'occupant, notamment, des horaires. Ne vous surprenez donc pas d'apprendre que des erreurs, elle en a vues se glisser au fil du temps.

Rencontre d'Agendrix

En 2018, lors d’une formation en Ontario, Isabelle a entendu parler d’Agendrix pour la première fois. Lucie, de la SPA en Mauricie, lui confiait son expérience avec l’application, qu’elle utilisait et adorait. À la SPA, on avait testé Agendrix, pour ensuite envisager un autre outil, à titre de comparaison. Finalement, ce changement n’avait pas été apprécié et l’équipe de la SPA était revenue vers ses premiers amours. Il n’en a pas fallu plus à Isabelle pour être convaincue.

Un travail de moine

L’élaboration des horaires s’est toujours faite manuellement, à partir d’un calendrier Publisher. Isabelle estime que ce travail de moine lui demandait plusieurs heures : bâtir l’horaire idéal pour tous les vétérinaires et pour tous les techniciens en santé animale n’est pas une mince affaire. Défi supplémentaire, les employés de la clinique s’attendent à recevoir leur horaire le plus tôt possible. Pour répondre à cette demande, Isabelle s’est toujours imposé de le créer un mois et demi d’avance.

Communications au sein de l'équipe

Puisque tout le monde se côtoie en personne à la clinique, les changements et demandes de congé étaient naturellement communiqués de vive voix. Aux salutations du matin s’enchaînaient les demandes de changements de quart. Difficile pour Isabelle de ne rien oublier. Depuis l’implantation de l’application Agendrix dans la clinique il y a plus d’un an, cette façon de fonctionner a changé.

Aujourd’hui, les congés et autres questions relatives aux changements d’horaires ont essentiellement lieu sur Agendrix. Lorsqu’il y a plus de détails à communiquer, l’outil de clavardage interne de l’application, Messenger, est idéal. De cette façon, toute l’information qui a trait aux horaires est sécurisée au même endroit. Fini les oublis, les informations perdues ou la chasse au post-it disparu.

Je n'ai plus à faire le tour de tout le monde pour m'assurer que chacun a vu son horaire et les changements apportés. De ce côté, Agendrix a changé ma vie!

Validations impossibles

L’affichage de l’horaire a souvent été une source de stress pour Isabelle. Quatrième changement, quatrième version imprimée... Qui l’a vue? Mais surtout, qui ne l’a PAS vue? Comment pouvait-elle s’assurer que chaque personne ait pris connaissance des modifications qui la concernaient? Il s’agissait là de l’une des principales sources de frustration vécue par Ia coordonnatrice, en lien avec les horaires. Agendrix lui a permis d’acquérir une certaine tranquillité d’esprit : chaque changement est maintenant suivi de l’envoi d’une notification aux employés concernés. Il est même possible pour Isabelle de voir qui a pris connaissance de la modification à son horaire. À bas les zones grises.

La technologie au service d’Isabelle

La clinique vétérinaire de Victoriaville bénéficie aujourd’hui, non seulement d’une coordonnatrice dévouée, mais également de la tranquillité d’esprit. Tout un chacun a accès à leur horaire en ligne, directement sur son téléphone. Tous trouvent également toute l’information relative à leurs quarts de travail au même endroit, accessible encore une fois. Quant à Isabelle, elle peut continuer de créer des horaires un mois et demi d’avance, mais ne plus vivre l’inquiétude qu’un employé n’ait pas pris connaissance d’un changement apporté en cours de route.

Crédits photos : Dre Marie-Hélène Gravel, vétérinaire


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