Politique de confidentialité
La présente Politique a été modifiée pour la dernière fois le 12 décembre 2022.
La présente Politique a été modifiée pour la dernière fois le 12 décembre 2022.
AVANT D’UTILISER NOTRE SITE WEB ET NOS APPLICATIONS, VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ (la « Politique »).
La présente vise la protection des Renseignements personnels (ci-après définis) par AGENDRIX INC., faisant affaire sous le nom AGENDRIX (ci-après : « Agendrix » ou « nous »).
Nous portons une attention particulière à la protection de vos Renseignements personnels (tels que définis ci-après) collectés via notre site web www.agendrix.com et nos applications (ci-après, collectivement « Applications ») et via les Produits d’Agendrix (collectivement, avec les Applications, ci-après : la « Plateforme »).
Toutefois, la présente Politique ne s’applique, dans son ensemble, qu’aux Renseignements personnels des utilisateurs des Applications (ci-après : « vous »). Elle a pour objet de vous expliquer comment nous recueillons, utilisons et communiquons vos Renseignements personnels.
Si vous êtes un Utilisateur autorisé d’un Client, un article de la présente Politique ne vous est applicable que lorsqu’il prévoit expressément qu’il s’applique à de tels utilisateurs. Chaque Client est responsable de sa conformité aux obligations légales qui incombent à la personne qui recueille des Renseignements personnels sur autrui et, à cet égard, a la responsabilité d’obtenir un consentement valide à leur collecte, communication et utilisation. En outre, il devra établir sa propre politique de confidentialité, déterminer les mesures de protection applicables aux Renseignements personnels et donner aux personnes concernées par lesdits renseignements, les moyens d’exercer leurs droits.
De plus, la Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels concernant nos employés, et ceux concernant nos Sous-traitants (selon la définition de ces termes à l’article 6 de la présente Politique).
Finalement, la Politique vise la conformité aux lois canadiennes et québécoises relatives à la protection des Renseignements personnels et, le cas échéant, au Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).
Aux fins de la présente de la présente Politique, les définitions suivantes sont applicables :
Nous recueillons uniquement les Renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d’établir, de gérer et de maintenir les relations que nous entretenons avec vous. Cette collecte se limite, dans la majorité des cas, aux Renseignements personnels suivants :
Nous pourrions recueillir les Renseignements personnels via les Applications, lors de la signature d’un contrat ou, plus largement, lors de vos échanges courriels, téléphoniques ou en personne avec un de nos employés ou représentants.
Les Renseignements personnels qui sont inscrits par les Utilisateurs autorisés et leurs Profils utilisateur sont sous la responsabilité de leurs Organisations.
Votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné à des fins spécifiques.
Nos politiques et contrats sont rédigés en langage clair pour faciliter votre compréhension de la nature, des fins et des conséquences de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos Renseignements personnels.
En fonction de la nature et de la sensibilité de vos Renseignements personnels, votre consentement peut être explicite (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (lorsque vous fournissez volontairement des Renseignements personnels par exemple).
Généralement, nous vous demanderons votre consentement, sauf lorsqu’il est autrement requis ou autorisé par la loi. Si vous êtes un Utilisateur autorisé, nos Termes et conditions obligent votre Organisation à obtenir votre consentement, et nous présumons qu’elle agit dans les limites qui lui sont fixées par la loi. Dans le cas où vous êtes témoin ou victime d’un manquement à cet égard, vous pouvez nous en aviser en utilisant les coordonnées fournies à la fin du texte de la Politique.
En utilisant les Applications, vous consentez à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés conformément à la présente Politique.
La cybersécurité est une priorité pour nous. Ainsi, nous avons adopté des politiques et des pratiques qui encadrent notre gouvernance à l’égard des Renseignements personnels. Celles-ci prévoient ce qui suit :
Ces politiques et pratiques sont les suivantes :
En plus de ces mesures administratives, nous avons mis en place des mesures physiques et technologiques qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
Nous déployons tous les moyens raisonnables afin de diminuer les risques d’atteinte à la confidentialité des Renseignements personnels. Par exemple :
Les dispositions du présent article s’appliquent aux Renseignements personnels que nous détenons tant sur les utilisateurs des Applications et que sur Utilisateurs autorisés de nos Clients.
Nous utilisons les Renseignements personnels des utilisateurs des Applications et des Utilisateurs autorisés de nos Clients uniquement aux fins suivantes :
Chaque employé au sein d’Agendrix qui utilise des Renseignements personnels est lié par des obligations de confidentialité et a reçu une formation adéquate. De plus, il ne peut avoir accès qu’aux Renseignements personnels nécessaires à l’exercice de sa fonction. En cas de contravention, nos politiques et pratiques en matière de gouvernance (voir Article 4) prévoient des sanctions.
Nous n’utilisons les Renseignements personnels qu’aux fins exprimées dans la présente Politique sauf lorsque nous sommes autorisés par la loi, dans des cas très limités, à le faire sans votre consentement. Nos Clients ont le droit d’accéder aux Renseignements personnels qu’ils collectent sur leurs Utilisateurs autorisés. Pour en apprendre davantage, nous vous prions de consulter nos Termes et conditions et notre Politique d’utilisation acceptable, qui les obligent à mettre en place des mesures de sécurité.
Les dispositions du présent article s’appliquent aux Renseignements personnels que nous détenons tant sur les utilisateurs des Applications que sur les Utilisateurs autorisés de nos Clients.
À qui?
Nous pouvons communiquer des Renseignements personnels à des tiers dans des circonstances précises autorisées par la loi. Dans la section suivante, nous résumons ces circonstances ainsi que les mesures que nous prenons pour protéger lesdits renseignements.
Fournisseurs de services, agents, sous-contractants (« Sous-traitants »)
Nous pourrions conclure des contrats avec des Sous-traitants afin de fournir un service à nos Clients, telle qu’une fonctionnalité de la Plateforme. Ces Sous-traitants pourraient aussi vous fournir un service directement en notre nom.
Nous croyons à la transparence et maintenons une liste à jour des Sous-traitants auxquels des Renseignements personnels que nous détenons peuvent être communiqués.
Le contrat oblige les Sous-traitants à :
À une autre partie lors d’une Transaction commerciale
Nous pourrions conclure un contrat avec un tiers en vue de la conclusion d’une Transaction commerciale. Une telle transaction se définit comme étant l’aliénation ou la location de tout ou partie de notre entreprise ou de ses actifs, une modification de notre structure juridique par fusion ou autrement, l’obtention d’un prêt ou toute autre forme de financement ou une sûreté prise pour garantir une de nos obligations (« Transaction commerciale »).
Le contrat oblige l’autre partie à :
Aux autorités légitimes
Afin de nous conformer à une ordonnance ou une décision d’un tribunal, y compris un mandat de perquisition valide, ou d’une autorité de réglementation, nous pourrions être dans l’obligation de fournir des Renseignements personnels.
Les lois qui régissent ces autorités les obligent à mettre des mesures en place afin de respecter et de préserver la confidentialité de vos Renseignements personnels.
Nous informons les Clients de toute demande d’accès des autorités légitimes aux Renseignements personnels concernant leurs Utilisateurs autorisés, à moins d’indication contraire de ces autorités légitimes ou prévue par la loi. Nous refusons d’y donner accès dès lors que la demande n’est pas juridiquement contraignante.
À nos avocats ou procureurs
Afin d’assurer notre défense ou de faire valoir nos droits, il est possible que nous communiquions, dans certains cas, vos Renseignements personnels.
Tant la loi que les lettres de mandats que nous signons obligent nos avocats à protéger la confidentialité de l’ensemble de nos communications avec eux.
Ou?
Dans le cadre de la prestation de nos services, nous pouvons communiquer des Renseignements personnels à l’extérieur du Québec notamment dans les régions suivantes :
Les Renseignements personnels sont stockés de manière sécurisée chez Amazon Web Services (AWS) sur des serveurs situés au Canada ou au sein de l’Union européenne. Tous les Renseignements personnels sont cryptés sur les supports de stockage.
Avant de communiquer des Renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui tient compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation; des mesures de protection dont ils bénéficieront et du régime juridique applicable dans l’État où ces Renseignements personnels seront communiqués.
Nous procéderons à cette communication seulement si cette évaluation démontre que les Renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate. De plus, cette communication devra faire l’objet d’un contrat écrit qui tient compte de l’ensemble des conclusions de l’évaluation.
Les dispositions du présent article s’appliquent aux Renseignements personnels que nous détenons tant sur les utilisateurs des Applications que sur les Utilisateurs autorisés de nos Clients.
Nous conservons les Renseignements personnels vous concernant seulement pour la durée nécessaire à la réalisation de l’objet pour lequel ils ont été recueillis, à des fins de conformité aux exigences légales de conservation et pour la durée nécessaire à la protection de nos intérêts commerciaux légitimes. Nous nous réservons le droit d’établir de temps à autre des politiques de destruction des Renseignements personnels. Si vous demandez la destruction de vos Renseignements personnels, nous déploierons des efforts raisonnables pour faire droit à cette demande le plus rapidement possible.
La suppression de votre Compte utilisateur est faite dans les 90 jours suivant la demande, bien que pour des raisons techniques, certaines traces de votre utilisation puissent demeurer dans nos systèmes notamment dans des journaux de connexion et dans des copies de sauvegardes pendant 12 mois.
De plus, nous nous assurons que les fichiers temporaires créés à la suite de la collecte, l’utilisation ou la communication des Renseignements personnels sont correctement supprimés aussitôt qu’ils ne sont plus nécessaires.
Veuillez noter que pour les Utilisateurs autorisés de nos Clients, ceux-ci pourraient avoir le droit de conserver certains renseignements malgré votre demande de suppression. Nous vous prions donc de vous adresser au Responsable de la protection des renseignements personnels de votre Organisation afin d’obtenir de plus amples informations sur cet aspect.
TOUTE DEMANDE DES UTILISATEURS AUTORISÉS DOIT ÊTRE ADRESSÉE AU RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE SON ORGANISATION. SAUF POUR VOUS INFORMER DE LA SOURCE DE CES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, NOUS NE RÉPONDONS PAS À CES DEMANDES, CAR NOUS LIMITONS LEUR UTILISATION À CE QUI EST NÉCESSAIRE POUR EXÉCUTER LE CONTRAT AVEC NOS CLIENTS ET NOUS LES SUPPRIMONS SUIVANT LEURS INSTRUCTIONS. VOUS POUVEZ DIRECTEMENT APPORTER DES MODIFICATIONS À VOTRE PROFIL UTILISATEUR LORSQUE CELLES-CI SONT AUTORISÉES PAR VOTRE ORGANISATION.
Les utilisateurs des Applications qui ne sont pas des Utilisateurs autorisés d’une Organisation ont les droits suivants :
Si nous refusons de rectifier vos Renseignements personnels, nous vous permettrons de verser par écrit à votre dossier des commentaires eu égard aux Renseignements personnels ayant fait l’objet du refus de rectification. Nous conserverons également les Renseignements personnels ayant été l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’épuiser les recours prévus par la loi.
Définition
Un cookie, témoin de connexion ou témoin, est un petit texte envoyé par un serveur à votre navigateur, que ce dernier renverra les prochaines fois qu’il se connectera aux serveurs partageant le même nom de domaine. Si vous le désirez, vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez des cookies ou pour qu’il les refuse. Vous n’avez pas besoin d’accepter les cookies pour visiter nos Applications. Toutefois, si vous les refusez, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser certaines fonctionnalités.
Types de cookies utilisés par Agendrix
Cookies techniques : Les cookies techniques sont utilisés tout au long de la navigation pour faciliter l’utilisation des Applications. Par exemple, un cookie technique peut être utilisé pour se souvenir de votre nom d’utilisateur pour faciliter votre connexion, pour se souvenir de vos préférences ou des options choisies.
Cookies analytiques : Ces cookies sont anonymes, ils servent à recueillir des statistiques d’utilisation des Applications.
Cookies publicitaires : Ces cookies peuvent être ajoutés par les Applications ou par d’autres sites diffusant de la publicité ou des annonces. Ces cookies recueillent de l’information de façon anonyme et établissent votre profil de visiteur.
Le Responsable de la protection des Renseignements personnels chez Agendrix est Charles Vallières. Cette fonction correspond à celle de Délégué à la protection des données à caractère personnel au sens du RGPD (DPO).
Pour toute question ou demande relative à la Politique, vous pouvez envoyer un courriel à l’adresse suivante : [email protected].
Agendrix se réserve le droit de modifier le contenu de la présente Politique en tout temps. Tout changement apporté figurera sur notre Plateforme et sera porté à votre attention lors de votre connexion. Nous vous recommandons d’imprimer une copie de la présente Politique pour vos dossiers et de réviser cette section de notre Plateforme périodiquement.
La présente Politique a été modifiée pour la dernière fois le 12 décembre 2022.