Divertissement – Salles de spectacle

Lever le rideau sur une perte de temps évitable

La Salle Albert-Rousseau et Le Théâtre Petit Champlain sont deux salles de spectacles à but non lucratif. La Salle Albert-Rousseau est annexée au Cégep de Sainte-Foy et Le Théâtre Petit Champlain, quant à lui, se trouve dans le Vieux-Québec. La Salle Albert-Rousseau, avec ses 1348 sièges, offre des spectacles d’humour en grande partie, mais également des spectacles de musique et culturels. Le Théâtre Le Petit Champlain, quant à lui, vise à faire découvrir des artistes émergents.

Au sein de ce grand projet, Sylvie Martel joue depuis 10 ans le rôle de coordonnatrice à la billetterie. Elle s’occupe de l’embauche du personnel de la billetterie, gère les horaires, veille à ce que les différents systèmes informatiques fonctionnent bien et gère les opérations en général. La gestion de ses employés est ce qui occupe le plus son temps.

De lourdes procédures pour des demandes simples

Avant de découvrir Agendrix, Sylvie utilisait un tableau Excel « maison » pour créer l'horaire de son équipe. Il lui fallait environ une demi-journée pour réaliser cette tâche, et à cela s’ajoutaient les allers-retours habituels : une erreur s’est glissée à tel endroit, tel employé souhaite échanger son quart de travail avec son collège, tel autre employé a oublié de demander un congé… Sylvie consacrait par conséquent environ 4 ou 5 heures de travail uniquement pour la gestion des horaires.

Pour ce qui est des demandes d’échange de quarts - lorsqu’un employé échange sa journée de travail avec un collègue - la lourdeur était d’autant plus présente. Les deux employés concernés devaient se présenter en personne, afin de remettre chacun une demande d’échange de quarts en format papier.

Gagner du temps et s’alléger l’esprit

Sylvie souhaitait gagner du temps et éliminer l’accumulation de papiers qui caractérisait les demandes de congés. C’est une publicité sur Facebook qui lui a donné envie d’essayer l’application. C'est ainsi qu'elle a débuté un essai gratuit. Immédiatement, la coordonnatrice a apprécié la facilité de communications. Dorénavant, elle pouvait centraliser les échanges avec son équipe à un seul endroit, en plus de créer, modifier et envoyer ses horaires depuis la même application. Après la période d’essai de 14 jours, Sylvie a donc choisi d’utiliser officiellement Agendrix avec son équipe.

L’économie de temps est réellement ce qui était le plus important pour moi! Je peux maintenant prendre le temps d’être avec mes préposés au quotidien.

Logo d'Agendrix
Avant / Après (temps par semaine)
Deux salles de spectacle

Tâche
Ancienne méthode
Avec Agendrix
Créer l'horaire
4 heures
30 minutes
Modifier l'horaire
30 minutes
15 minutes
Envoyer l'horaire
15 minutes
15 minutes
Total
4 h 45
1 h

La communication en temps réel

Auparavant, Sylvie oscillait entre appels et courriels afin de communiquer avec ses employés. Ces derniers avaient également créé un groupe Facebook sur lequel ils échangeaient au sujet des modifications d’horaires; s’ils souhaitaient faire un échange de quart, c’est sur ce groupe qu’ils en discutaient avant de formuler une demande officielle.

Aujourd’hui, le seul et unique lieu de communication de l’équipe est le messenger Agendrix : il s'agit d'une fonction de l’application similaire au messenger de Facebook. Sylvie apprécie d'y voir si ses employés ont bel et bien reçu les messages qu’elle leur envoie. Ainsi, nul besoin de faire de relances inutiles auprès de son équipe.

Un changement facile aux grandes répercussions

L’équipe de la billetterie de la Salle Albert-Rousseau et du Théâtre Petit Champlain bénéficie grandement du changement de procédure dans la gestion des horaires. Les employés ont davantage de temps avec leur coordonnatrice et leurs besoins sont répondus beaucoup plus rapidement et directement. Pour Sylvie, il s’agit d’une économie d’énergie et de temps considérable. Elle aussi se réjouit de pouvoir investir plus de son temps avec ses employés, d'être enfin disponible pour leur offrir du feedback, discuter avec eux.


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