Commerce de détail

Moins de temps à gérer les horaires, c’est plus de temps pour ses employés

C’est en 2012 que Patrick Gingras commence son aventure en tant que franchisé. Au fil du temps, il devient copropriétaire de cinq succursales sous trois bannières : deux restaurants Thaïzone, deux boutiques Vidéotron et une succursale Chocolats Favoris.

À la fois bien connus et bien situés, ces établissements connaissent un taux d’achalandage élevé. Ils sont aussi caractérisés par des heures de pointe variables. Les besoins en main-d’oeuvre fluctuent donc constamment d’heure en heure et de jour en jour.

Chaque semaine, Patrick doit assurer la gestion de quelque 100 employés se divisant plus de 1300 heures de travail au total.

Logo d'Agendrix
Avant / Après (temps par semaine)
Résultats pour deux Vidéotron, un Chocolats Favoris et trois Thaï Zone

Tâche
Ancienne méthode
Avec Agendrix
Créer l'horaire
7 h 30 (sur Excel)
2 heures
Modifier l'horaire
5 h 30 (sur Excel)
45 minutes
Feuilles de temps
1 heure (sur papier)
15 minutes
Total
14 heures
3 heures


Des défis de taille

Les cinq succursales de Patrick partagent un même grand défi : la plupart des employés travaillent à temps partiel, car ils sont toujours aux études ou ont un autre emploi. Les horaires sont donc souvent irréguliers et remplis de contraintes, surtout en période d’examens scolaires.

Dans le passé, Patrick planifiait ses horaires sur papier et sur Excel. Chaque modification provoquait un échange de courriels avec les gestionnaires. Les employés photographiaient l’horaire affiché au mur, mais comme il y avait souvent des changements, leur version n’était pas toujours à jour. Il devait donc parfois trouver un remplaçant de dernière minute ou renvoyer un employé de trop à la maison.

L’enjeu de la rétention

Les employés à temps partiel ont souvent des priorités qu’ils jugent plus importantes que le travail. En pleine période de pénurie de main-d’oeuvre, ils n’hésiteront pas à délaisser un poste qui leur donne trop peu de flexibilité. Les employeurs, eux, tentent de peine et de misère d’améliorer leur rétention pour éviter d’avoir à embaucher et à former de nouveaux employés.

Anciennement, les horaires de tous nos commerces étaient faits sur Excel. Ça nous prenait au moins 7 heures par semaine pour faire tous les horaires.

Avec un système d’horaires peu flexible, difficile de ne pas être sévère par rapport aux demandes. Pour Patrick, les changements étaient si compliqués à faire qu’il exigeait que ses employés envoient leurs demandes au moins deux semaines à l’avance. Il était cependant bien conscient que cette façon de faire pénalisait les employés et ne leur plaisait pas.

Des heures qui coûtent cher

La gestion des heures supplémentaires est un enjeu complexe. D’un côté, on souhaite toujours bien compenser le travail accompli par les employés. De l’autre, les oublis ou les excès peuvent être difficiles à gérer et coûter cher à l’entreprise.

Avant d’instaurer la pointeuse d’Agendrix, les employés écrivaient au stylo les heures travaillées en trop ou en moins sur l’horaire imprimé. Patrick payait simplement les heures inscrites à l’horaire, même en sachant qu’il y perdait. Le processus manquait de précision, mais il devait faire confiance aux employés. Les feuilles de temps étaient modifiées à la main et envoyées à la paie.

Une solution sur mesure

Depuis l’arrivée d’Agendrix, Patrick crée ses horaires en quatre fois moins de temps qu’auparavant. Les employés consultent maintenant leur horaire sur leur téléphone ou en ligne. Comme les mises à jour se font en temps réel et déclenchent une alerte, aucun changement ne passe inaperçu. Ainsi, les erreurs de planification ont été pratiquement éliminées. Les appels manqués et les courriels ignorés sont chose du passé; l’application gère les communications.

Le temps autrefois passé sur des tâches fastidieuses peut être réinvesti là où ça compte vraiment : sur le terrain, avec les employés. Avec plus de temps pour la formation et l’accompagnement, Patrick a ultimement amélioré le service offert aux clients.

Les feuilles de temps, avec précision

Le poinçon d’Agendrix enregistre automatiquement les heures d’entrées, de pause et de sortie dans les feuilles de temps. Tout est donc précis et retranscrit sans erreur. Le logiciel met aussi automatiquement en évidence les écarts entre les heures prévues et les heures pointées. Vérifier le tout et l’exporter vers la paie est super simple.

Patrick a rapidement remarqué qu’il réalisait de belles économies en coûts de main-d’oeuvre en faisant pointer ses employés. C’est sans compter tout le temps de gestion des feuilles de temps gagné.

Satisfaire son personnel, une priorité

Permettre aux employés de planifier des échanges de quarts entre eux a rendu l’horaire moins rigide en plus de réduire le fardeau de gestion de Patrick. Les employés font le travail d’organisation et soumettent ensuite leurs demandes à même l’application. Le gestionnaire n’a ensuite qu’à vérifier la date et l’heure, puis à approuver ou à refuser en un clic. Au besoin, l’outil de messagerie instantanée d’Agendrix est utile pour demander plus d’informations.

Ces fonctionnalités permettent de gérer les demandes de dernière minute avec beaucoup plus de flexibilité. Les relations avec les employés sont améliorées; ils se sentent respectés dans leur vie personnelle, et l’ambiance est meilleure.


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