Restauration

Moins de temps passé à gérer, c’est plus de temps à dédier aux clients

La succursale Au Sommet Place Ville Marie du restaurant Les Enfants Terribles est la première franchise de la bannière. Elle se distingue sans doute par la vue impressionnante qu’elle offre à ses clients au 44e, soit un des plus hauts sommets de la ville de Montréal.

À la fois prisé pour sa situation unique et ses mets typiquement québécois, le restaurant compte plus d’une centaine d’employés, dont plusieurs étudiants. De la préparation des aliments dès 6 h jusqu’à la fermeture de la salle à 23 h, de nombreuses tâches qui dépendent l’une de l’autre doivent être coordonnées au quotidien, sept jours sur sept.

Logo d'Agendrix
Avant / Après (temps par semaine)
Succursale Au Sommet Place Ville Marie

Tâche
Ancienne méthode
Avec Agendrix
Créer l'horaire
7 heures (sur Excel)
3 heures
Modifier l'horaire
1 heure (sur Excel)
15 minutes
Envoyer l'horaire
30 minutes
Instantané
Feuilles de temps
3 heures
30 minutes
Total
11 h 30
3 h 45


Des défis de taille

Martine était responsable d’une succursale beaucoup plus petite avant de faire ses débuts chez Les Enfants Terribles. L’envergure de ses nouvelles responsabilités lui a rapidement fait comprendre qu’Excel ne ferait pas l’affaire pour gérer une centaine d’employés.

Les nombreuses demandes faites de vive voix, par texto ou par courriel donnaient lieu à des oublis. Chaque ajustement devait aussi être apporté à l’horaire manuellement. La nouvelle version devait ensuite être affichée dans la salle des employés et envoyée par courriel. Les pertes de temps étaient substantielles.

Des feuilles de temps qui prennent du temps

Anciennement, les employés pointaient sur le POS (terminal de point de vente) du restaurant. Bien qu’il s’agissait d’un système informatisé, les feuilles de temps n’étaient pas liées à l’horaire. Martine devait donc retranscrire manuellement les heures pointées dans les feuilles de temps, puis comparer ces heures aux heures planifiées. Ce long processus pouvait donner lieu à des erreurs de retranscription. La gestion des heures supplémentaires était tout aussi complexe.

Communication rudimentaire

Lorsqu’il y avait des modifications à l’horaire ou des problèmes d’heures pointées, les personnes concernées devaient être contactées par téléphone ou par courriel. En plus de prendre du temps, il était toujours possible qu’on ne réussisse pas à rejoindre la personne. Parfois, les employés s’échangeaient des quarts, mais n’informaient pas le gestionnaire, ce qui pouvait causer des problèmes de paie.

Les horaires, toujours à jour

Faire les horaires sur Excel est maintenant chose du passé chez Les Enfants Terribles. Comme toutes les demandes d’employés se font en passant par Agendrix, plus rien n’échappe à Martine. Dès qu’une demande est vérifiée et approuvée par un gestionnaire, les horaires sont mis à jour automatiquement, et les employés concernés reçoivent une alerte sur leur téléphone. Ceux qui n’ont pas de téléphone utilisent simplement un ordinateur.

En une heure, j’ai appris à utiliser Agendrix. La vitesse à laquelle j’ai pu lancer mon premier horaire est fantastique.

Fini les appels manqués et les courriels ignorés. Tout ce temps économisé est aujourd’hui investi dans la formation et d’autres tâches essentielles à la croissance du restaurant.

Des feuilles de temps pratiques

Au lieu de pointer sur le POS, les employés pointent maintenant à partir d’une tablette sur laquelle on a installé Agendrix. Entrées, pauses et sorties sont enregistrées automatiquement dans les feuilles de temps intégrées au logiciel, donc plus besoin de retranscrire. Après une vérification rapide des heures, les feuilles sont simplement exportées vers le système de paie. Il existe même un rapport qui aide à diviser les pourboires équitablement.

À l’écoute des employés

Agendrix aide à gérer les contraintes en permettant à chaque employé d’envoyer ses périodes de disponibilités aux gestionnaires. Martine n’a ensuite qu’à construire l’horaire autour de ces périodes. En plus de simplifier la planification, cette manière flexible de travailler fidélise l’employé; l’équilibre travail/vie personnelle favorise une bonne rétention du personnel.


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