Pharmacie

Le roulement d'employés appelle à une révolution

C’est au congrès de l’Association québécoise des pharmaciens propriétaires (AQPP) 2017 que nous avons fait la connaissance de Katia Sajous. Gestionnaire d’une succursale Pharmaprix située sur l’île de Montréal, cette dernière avait déjà entendu parler du logiciel en bien par une collègue. C’est cependant une démonstration en direct d’Agendrix lors qui la convaincra d’en faire l’essai – pour ensuite l’adopter – dans sa propre pharmacie.

Près de deux ans plus tard, Katia nous accorde une généreuse entrevue sur son expérience de gestion comme pharmacienne propriétaire avec Agendrix. Constat immédiat : être simultanément professionnelle de la santé et gestionnaire n’est pas de tout repos.

Avec plus de 50 employés sous sa direction, Katia investit aujourd’hui une bonne partie de son temps dans les ressources humaines. Vu la situation généralisée de pénurie de main-d’oeuvre, le problème de la rétention la préoccupe tout particulièrement. C’est dans cette optique que nous avons notamment discuté des effets de la gestion et de la communication, autant sur l’employeur que sur les employés.

Contexte : des problèmes de gestion typique

En grandissant, bien des entreprises aux horaires dits « variables » apprennent à la dure que gérer de tels horaires relève d’un domaine de spécialité. Au début, avec seulement quelques employés à gérer, la chose est vite faite au moyen d’outils connus de tous : la feuille Excel épinglée au mur, les courriels, les appels, les textos, etc. Mais, au fur et à mesure que le bassin d’employés s’étend, le temps et l’énergie à investir dans les horaires augmentent proportionnellement.

Dans ce genre de situation, le gestionnaire enchaîné à l’horaire n’est jamais le seul à en subir les conséquences. Les employés, eux, doivent endurer des processus parfois lourds, lents ou incertains pour faire une simple demande de congé, par exemple. Les moins patients d’entre eux iront peut-être voir ailleurs; après tout, le marché de l’emploi est, lui aussi, impatient de les accueillir.

La question de la communication

À la base, beaucoup de problèmes en gestion d’horaire découlent de l’inefficacité des moyens de communication traditionnels. Pensons simplement à un employé qui souhaite être remplacé pour un quart de travail. Par courriel, le gestionnaire concerné aura au moins trois fils de communication à gérer, soit, la demande initiale, la recherche d’un remplaçant et la confirmation.

Dans un monde parfait, les courriels seraient toujours écrits sans erreurs et reçus instantanément. Des remplaçants seraient toujours disponibles. Personne n’oublierait d’information. La réalité est cependant bien capricieuse.

Une solution de gestion vraiment adaptée

C’est à la blague que Katia se qualifie de « désordonnée » pour enchaîner, plus sérieusement, avec les différentes manières dont Agendrix l’aide dans sa gestion.

L’élément qui ressort le plus de la conversation se rapporte à la centralisation de l’information. Pour bien comprendre, il faut savoir qu’en plus d’être un horaire en ligne, Agendrix gère et garde en mémoire l’information de gestion pour chaque employé. Ainsi, les demandes (congés, remplacements, etc.), les documents et les disponibilités se retrouvent à un seul et même endroit pratique. Autrement dit, nul besoin de fouiller.

Ce n’est plus la corvée que c’était, c’est plus facile à faire, c’est moins désagréable; je ne cherche plus les papiers.

Résultats? Les oublis sont éliminés, et le travail, simplifié. En proposant à ses employés d’utiliser Agendrix pour les questions d’horaires, Katia n’a plus à retracer les demandes formulées un peu partout, sur papier ou par courriel. Certaine que l’information est à jour, elle peut se mettre à la tâche à n’importe quel moment, tel qu’entre deux rendez-vous, enregistrer le tout, et simplement reprendre plus tard.

D’ailleurs, comme l’information de gestion est maintenant toujours en ligne, Katia peut aussi traiter les problèmes les plus urgents où qu’elle se trouve. Or, elle n’est pas perpétuellement en mode travail. Au contraire; lorsqu’elle souhaite déconnecter, elle désactive les notifications et délègue simplement la tâche aux pharmacienne-cheffes déterminées.

Ultimement, employeurs comme employés bénéficient d’une gestion plus flexible. Comme Agendrix facilite le traitement des changements d’horaire, les gestionnaires arrivent à répondre aux contraintes de temps des employés avec une souplesse renouvelée. Témoignant du respect de leur vie personnelle, les employés rendent ensuite la pareille en offrant plus d’heures de travail ou en restant au service de l’entreprise plus longtemps.

Tes employés vont t’apprécier infiniment!

Moins parler pour en dire plus

Comme gestionnaire, Katia exprime très bien l’une des réalités de la communication en contexte administratif : certains messages n’ont pas à devenir des conversations. C’est notamment le cas pour les confirmations et les rappels, qui sont gérés automatiquement par Agendrix. Katia n’a donc pas à communiquer chaque nouveau congé, rendez-vous ou quart mis à jour. Au besoin, elle ajoute simplement une note, et l’application s’occupe du reste.

Lorsque je fais des modifications à l’horaire, je mets une note explicative [à l’intention de l’employé]; ça me permet d’être plus respectueuse.

Quand vient le temps de communiquer rapidement de l’information d’ordre général, Katia utilise le fil d’actualité. Pour illustrer par l’exemple, elle relate une histoire de fraude orchestrée contre son entreprise. Avisée par d’autres pharmacies d’un risque potentiel, Katia avait créé une publication afin d’avertir ses propres employés. Comme de fait, le soir même, une tentative de fraude fut contrée par les employés aux aguets.

Joindre l’utile à l’agréable

Implanter un nouveau logiciel, faire le grand saut, n’est jamais facile. Du moins, c’est ce que des années avec des systèmes plus ou moins adaptés ont amené bien des gestionnaires à croire. Katia nous mentionne la facilité avec laquelle elle invite ses nouveaux employés à utiliser Agendrix, soulignant qu’aucune formation n’est requise. Les plus jeunes, habitués à la technologie, sont d’ailleurs heureux d’avoir accès à l’essentiel, à leur horaire, dès leur première journée.

Les horaires vont rester les horaires, mais Agendrix nous donne un outil adapté à cette génération, et ils aiment beaucoup. Ça me donne un petit côté cool!


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