Restauration – Bar

Maître Renard, par l’horaire amélioré...

Le Bar Renard se décrit comme un espace qui ne connaît pas d’étiquette, où chacun y trouve son compte. Derrière cette attitude détachée se cachent pourtant de solides principes de gestion, mis en place par un gestionnaire qui se soucie vraiment du bien-être de son staff.

C’est d’ailleurs par l’entremise de l’ancien directeur général, avec qui il a gardé contact, qu’Étienne a découvert Agendrix. Sachant d’expérience que l’application répondrait parfaitement aux besoins de gestion d’Étienne – horaires variables, rôles multiples, heures de pointe, etc. – l’ex-collègue lui a dit sans hésiter qu’« il faut absolument que tu voies ça. » Comme de fait, ce fut le coup de foudre, et d’un jour à l’autre, le Renard avait implanté Agendrix.

Petits problèmes de gestion, gros coûts

En tant que nouveau directeur général, Étienne a hérité de responsabilités qui touchent divers aspects de l’entreprise, dont le personnel et les stocks. Au fil du temps, il avait bien réalisé que ses outils n’étaient pas tous adaptés à ses tâches. En effet, même si la bonne vieille feuille Excel faisait l’affaire pour dresser l’inventaire, il ne pouvait pas en dire autant pour les horaires.

Quand tu fais tes horaires sur Excel, le problème, c'est que c'est facile de te tromper.

Bien que le Renard ne compte qu’une vingtaine d’employés, plusieurs éléments font tout de même de sa gestion un beau défi. Comme il s’agit d’un établissement plutôt achalandé, une seule absence peut suffire à surcharger la cuisine ou le bar, par exemple. Or, le modèle Excel qu’utilisait Étienne n’avait aucune fonction de vérification d’erreurs. Deux chefs en trop et un seul serveur à l’horaire? Oups; la soirée va être longue.

La gestion peu homogène des requêtes des employés ne faisait qu’aggraver le problème. Demandes de congé, de remplacements, et cetera étaient formulées de vive voix, par courriel ou sur Facebook, donc des malentendus arrivaient naturellement.

Une communication embrouillée

C’est en raison de son omniprésence que Facebook était la plateforme de communication privilégiée par l’entreprise. Les horaires et des messages à l’intention des employés y étaient notamment publiés. Facebook n’est cependant pas un environnement professionnel; des publications non pertinentes de tout genre rivalisaient avec l’information mise en ligne par Étienne, favorisant donc les oublis et un certain manque de sérieux.

Les quelques employés qui n’avaient pas de compte Facebook devaient être mis au courant d’une autre manière, tel que par texto ou par courriel. Comme communiquer les horaires ainsi lui demandait déjà beaucoup de temps, Étienne ne pouvait pas aussi se permettre d’envoyer des mises à jour pour chaque petit changement.

Plus de cocktails aux clients, moins de pertes de temps

En essayant Agendrix, Étienne a rapidement réalisé comment l’application l’aiderait à gérer plus efficacement. Premier constat : la version la plus récente de l’horaire est toujours en ligne, donc toujours accessible. Étienne peut publier des mises à jour de n’importe quel endroit, même sur son mobile, et ses employés voient les changements en temps réel. Cette flexibilité est particulièrement utile pour régler les problèmes de dernière minute, de chez lui ou dans le métro.

Si quelqu’un me dit qu’il manque un serveur, c’est facile pour moi de réagir tout de suite. J’ai tout au bout des doigts.

Deuxième constat : Agendrix responsabilise les employés. En effet, ces derniers sont maintenant chargés de la gestion leurs propres disponibilités et demandes de congé ou de remplacement, dans l’application même. Étienne reçoit ces demandes et approuve ou décline simplement après vérification. Comme toute l’information est centralisée de la sorte, fini les oublis – et surtout, la microgestion.

Troisième constat : l’application aide à prévenir les erreurs. Maintenant, impossible pour Étienne de mettre un employé donné à l’horaire deux fois au cours d’une même période. La vue d’ensemble de l’horaire lui permet aussi de voir si ses besoins en personnel sont bel et bien comblés en un coup d’oeil.

Les employés prennent soin d’Agendrix parce qu’ils savent que s’ils l’utilisent bien, ça les avantage, qu’ils n’auront pas de mauvaise surprise.

Là, tu parles!

Agendrix est aujourd’hui traité comme un outil de travail essentiel chez le Renard. En exiger l’utilisation n’a cependant rien de difficile; les employés s'aperçoivent très rapidement de la valeur de l’application. Ils aiment notamment avoir accès à un horaire qu’ils savent à jour et qui s’intègre même à Google Agenda ou iCalendar. Les gestionnaires, eux, n’ont plus à répondre à plein de petites questions attribuables à l’incertitude.

De plus, en gérant les communications sur une plateforme entièrement dédiée à l'entreprise au lieu de sur Facebook, le travail n’empiète plus sur la vie personnelle. Messages et courriels hors propos n’entrent plus en concurrence avec l’information pertinente envoyée par les gestionnaires. Tout reste professionnel, tout reste clair.

Si je pars d’ici un jour, je pars avec Agendrix.


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