Commerce de détail – Quincaillerie et matériaux de construction

Mieux gérer et communiquer pour mieux s’occuper de ses employés

Canac est une chaîne familiale de quincailleries de Québec qui appartient à la famille Laberge depuis 1985. Figurant au 46e rang des plus grandes sociétés au Québec, Canac compte aujourd’hui 28 succursales.

Principalement présente dans la région de Québec, Canac s’est étendue vers l’ouest de la province en 2016 et emploie aujourd’hui plus de 3300 personnes.

Ouverts de jour et de soir, sept jours sur sept, les magasins Canac comptent du personnel à temps plein et à temps partiel de tous les âges. Certains gestionnaires assurent également la direction de leurs succursales à distance, par télétravail.

Logo d'Agendrix
Avant / Après (temps par semaine)
Succursale de Rock-Forest

Tâche
Ancienne méthode
Avec Agendrix
Créer l'horaire
6 h 30 (sur Excel)
1 h 30
Modifier l'horaire
2 heures (sur Excel)
30 minutes
Envoyer l'horaire
30 minutes
Instantané
Total
9 heures (minimum)
2 heures


Des défis de taille

La gestion des horaires n’a pas toujours été simple dans les magasins Canac. Auparavant, chaque gestionnaire avait la responsabilité de créer l’horaire de sa propre succursale sur Excel. Pour Sébastien, ça signifiait faire la planification de la semaine à venir pour ses 150 employés. En moyenne, cette tâche fastidieuse lui prenait plus d’une journée par semaine.

L’horaire finalisé était ensuite mis en ligne dans un dossier partagé, ce qui permettait aux employés d’accéder à la dernière version sans avoir à se déplacer. Sébastien devait cependant remettre un nouvel horaire en ligne manuellement chaque fois qu’il l’actualisait. Les employés avaient donc la responsabilité de se tenir à jour... sans sans même pouvoir savoir qu’un nouvel horaire était disponible.

Un processus trop rigide

Sans manière homogène de communiquer avec le personnel, chacun faisait à sa façon. Chaque modification à l’horaire déclenchait systématiquement une série d’appels et de textos pour vérifier, confirmer ou contester certains éléments. En plus d’être inefficace, cette pratique donnait lieu à d’autres oublis et à de l’incertitude.

C'était impossible à faire, c'était même un fardeau, on avait peur de changer les horaires!

Le processus de modification était tellement long que les changements de dernière minute n’étaient pas toujours apportés en temps utile. Et lorsque ces changements manquaient, le service de la paie était incapable de comparer les heures travaillées aux heures planifiées avec précision. Pour ces raisons, Sébastien admet même qu’il avait peur de changer les horaires. Les employés pouvaient donc oublier les congés ou les remplacement de dernière minute. En bout de compte, ce sont bien eux qui étaient pénalisés par ce manque de flexibilité.

Communication rudimentaire

Avant l’arrivée d’Agendrix, la communication avec le personnel se faisait par messages accrochés au babillard de la salle des employés. Or, comme il n’avait aucune manière d’en assurer la lecture, Sébastien ne pouvait que se fier à la bonne foi des employés. Les employés qui n’étaient pas sur place n’avaient évidemment pas accès à ces messages. De plus, chaque mise à jour nécessitait une réimpression, gaspillant à la fois temps et papier.

Centraliser pour mieux gérer

Agendrix a permis d’uniformiser les horaires et les communications de toutes les succursales Canac. Les gestionnaires responsables de plusieurs magasins n’ont donc plus à passer d’une méthode de gestion à l’autre. Leur compte leur donne accès aux horaires de toutes leurs succursales d’un seul et même endroit.

De son côté, Sébastien crée aujourd’hui ses horaires hebdomadaires en moins de deux heures. La centralisation des disponibilités et des contraintes des employés en un même endroit est l’élément clé de cette nette amélioration. Que fait Sébastien avec ces six heures gagnées chaque semaine? Il passe ce temps sur le plancher à mieux former et à coacher ses employés. Ces derniers se sentent mieux soutenus et peuvent offrir un meilleur service.

Plus de souplesse

L’application d’Agendrix permet toujours aux employés d’accéder à leur horaire à distance sur ordinateur, mais aussi sur leur téléphone mobile. De plus, dès que Sébastien publie une modification, l’horaire est mis à jour instantanément, et les employés concernés sont alertés. Plus rien ne passe inaperçu. Et puisqu’il n’y a qu’une seule version de l’horaire, tout est clair pour les employés comme pour le service de la paie. Fini les appels et les textos inutiles.

La vitesse à laquelle Sébastien peut maintenant apporter et communiquer des modifications lui permet d’être beaucoup plus flexible avec les demandes de dernière minute.

L’implantation d’Agendrix dans tout le réseau Canac a été incroyablement rapide et le service à la clientèle nous a épatés.

La bonne manière de communiquer

La fonctionnalité de confirmation de lecture permet à Sébastien de voir qui a pris connaissance de l’horaire et des messages publiés. C’est beaucoup plus pratique et rassurant que d’espérer que l’employé ait vu l’information. Messenger, l’outil de clavardage interne, est particulièrement utile pour faire des suivis ou envoyer des rappels. Le fil d’actualité, qui permet de publier des messages à tous, a pris la place de l’ancien babillard au mur de la salle des employés.


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