La planification des horaires de travail, lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, permet d’améliorer de nombreux éléments, tels que la rétention des employés et le service à la clientèle.
Cependant, une planification mal évaluée risque de mener à un roulement des employés élevé, à un manque de satisfaction des clients et à une perte de revenus.
Découvrez les meilleures stratégies de planification des horaires de travail afin d’améliorer la satisfaction au travail, la productivité et le rendement de vos employés.
Dans cet article, nous aborderons :
- 12 stratégies qui fonctionnent – en un clin d’œil;
- L’importance de la planification des horaires de travail;
- 9 astuces pour planifier efficacement les horaires de vos employés;
- 12 stratégies de planification des horaires de travail qui fonctionnent – plus en détails;
- Par où commencer à partir d’ici?
- FAQ sur la stratégie de planification.
12 stratégies de planification des horaires de travail qui fonctionnent :
- Utiliser un outil de planification des horaires de travail;
- Proposer des horaires qui offrent plus de flexibilité;
- Recruter davantage de personnel;
- Recruter des employés saisonniers et à temps partiel;
- Prolonger les heures d’ouverture;
- Planifier les horaires de travail suffisamment à l’avance;
- Autoriser les échanges de quarts;
- Réduire le roulement de personnel;
- Élaborer une politique claire concernant les demandes de congés et de vacances;
- Utiliser les formulaires de disponibilité des employés;
- Faire bon usage des heures supplémentaires;
- Disposer de solutions en cas de congé maladie, d’absence ou d’indisponibilité d’un employé.
Quelle est l’importance de la planification des horaires de travail?
La planification des horaires est une tâche essentielle pour les entreprises de toutes tailles. Elle peut incomber au chef d’entreprise pour les petites entreprises, aux gestionnaires pour de moyennes entreprises, ou encore au service des ressources humaines.
Quelle que soit la taille de l’entreprise ou le secteur d’activité, les horaires de travail doivent veiller à ce que le bon nombre d’employés soient présents et dotés des compétences adaptées au moment opportun.
Un horaire de travail bien préparé tire parti des ressources disponibles. Cela permet également de faciliter le flux de travail pour les tâches importantes aux échéances serrées.
Un horaire efficace tient compte de tous ces éléments, tout en améliorant la satisfaction au travail et l’engagement des employés. En retour, le service à la clientèle et les performances de l’entreprise s’en trouvent améliorés.
Avantages d’une planification des horaires efficace
Correctement élaborée, la planification des horaires permet de :
- Limiter les coûts de main-d’œuvre;
- Améliorer la productivité des membres de l’équipe et la gestion du temps du gestionnaire;
- Améliorer la satisfaction et la rétention des employés;
- Simplifier les opérations commerciales;
- Améliorer les performances de l’organisation;
- Se conformer aux exigences de l’entreprise et au droit du travail.
Risques liés à une mauvaise planification des horaires
- Baisse du moral des employés;
- Roulement du personnel élevé;
- Risques juridiques;
- Clients insatisfaits;
- Pertes de revenu;
- Répercussions sur la réputation de l’entreprise.
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Agendrix est un logiciel facile à utiliser conforme aux meilleures pratiques en matière de planification des horaires de travail. Préparez votre prochain horaire de travail et partagez-le avec chacun des membres de votre équipe en quelques minutes. Planifiez une démo gratuite.
9 astuces pour planifier efficacement vos horaires de travail
- Simplifiez la communication entre les gestionnaires et leurs équipes;
- Centralisez les dossiers du personnel;
- Récupérez et documentez les demandes de congés à l’avance;
- Utilisez un code couleur;
- Procédez au suivi des coûts de main-d’œuvre;
- Simplifiez la planification des horaires pour différents lieux de travail;
- Planifiez des horaires de travail en fonction des heures à fort achalandage;
- Recueillez la rétroaction de votre équipe;
- Créez un horaire modèle.
Découvrez nos autres conseils de gestion du temps et de planification des horaires.
Si vous cherchez une méthode de planification des horaires relativement simple, vous pouvez également envisager d’utiliser un fichier Excel.
Téléchargez notre modèle Excel gratuit afin de gérer les horaires de votre équipe.
12 stratégies de planification horaires qui fonctionnent
1. Utiliser un logiciel de planification horaire
Il existe plusieurs manières de préparer des horaires, par exemple avec Excel ou, à la bonne vieille méthode, papier et crayon.
Cependant, les entreprises qui utilisent une application de gestion des horaires comme Agendrix en tirent plusieurs bénéfices, notamment :
- La centralisation des dossiers des employés;
- Le suivi automatique des heures et de l’assiduité;
- La simplification de l’accueil et l’intégration des employés;
- La possibilité de partager des sondages aux employés;
- L’exportation rapide des données pour la paie.
D’après le site Softwareadvice.com, les avantages principaux rapportés par les entreprises qui utilisent sur un logiciel de planification des horaires incluent :
- Un processus plus rapide et plus simple de planification horaire;
- La possibilité de créer un horaire juste et réaliste sans erreur en toute simplicité;
- Une meilleure visibilité des horaires de travail de toute l’équipe (travailleurs de première ligne, planificateurs, gestionnaires, chefs d’entreprise);
- Une productivité et une collaboration accrues.
La planification des horaires, et plus encore!
Agendrix propose également des feuilles de temps, différentes manières de pointer, une plateforme de communication interne, un module de sondages, l’onboarding des employés et la production de rapports divers.
2. Proposer des horaires de travail plus flexibles
Un horaire de travail flexible permet aux employés d’être plus autonomes et de tendre vers un meilleur équilibre travail et vie personnelle. Ils peuvent ainsi accorder du temps à ce qui compte pour eux en dehors du travail.
En quoi est-ce si important? Un horaire qui donne de la flexibilité rend le recrutement et la rétention des meilleurs talents plus efficaces.
- 88 % des travailleurs désirent trouver un meilleur équilibre entre le travail et leur vie personnelle;
- Au moment de chercher un nouvel emploi, 86 % des milléniaux affirment que le temps libre est une priorité et 79 % disent que la flexibilité qu’offre leur emploi est importante.
Ce qui fait qu’un horaire de travail est jugé « flexible » dépend de votre secteur d’activité.
- Les entreprises de construction qui ne prévoient normalement que des jours de travail à plein temps pendant la semaine devraient envisager des quarts à temps partiel durant la fin de semaine afin que les employés bénéficient de temps libre pendant la semaine pour assister, par exemple, aux spectacles de leurs enfants.
- Les commerces de vente au détail peuvent envisager de recruter pour des emplois saisonniers durant la période des fêtes, lorsque les équipes sont surchargées de travail. (Voici d’autres stratégies de planification des horaires pour l’industrie de la vente au détail.)
- Une maison de retraite pourrait envisager de passer d’un emploi du temps fixe à un horaire rotatif pour que ce ne soit pas toujours les mêmes employés qui bénéficient des horaires les plus intéressants.
- Les bureaux et les centres d’appel peuvent laisser les employés décider à quelle heure ils commencent et terminent leurs quarts de travail, ou les autoriser à faire du télétravail pour une partie de la semaine.
3. Recruter davantage de personnel
De bons niveaux de dotation permettent aux entreprises de répondre aux attentes des clients et à fournir un service de qualité. Mais estimer le nombre juste d’employés requis pour chaque quart peut être compliqué.
Risques reliés au manque de personnel
- Une surcharge de travail et des heures supplémentaires pour les employés;
- Une augmentation des risques d’épuisement professionnel;
- Une baisse du moral et un roulement du personnel élevé;
- Une qualité médiocre du service à la clientèle, causant une baisse de revenus et une atteinte à la réputation de l’entreprise.
Les avantages de recruter du personnel supplémentaire
- Plus de facilité pour la planification des horaires adaptés qui offrent aux employés davantage de liberté pour leur vie personnelle, tout en veillant à ce que les tâches souhaitées soient effectuées correctement.
- Une charge de travail plus facile à gérer pour les employés. Accorder du temps aux membres d’une équipe pour qu’ils puissent se ressourcer leur permet d’augmenter leur productivité et de travailler plus efficacement. Par exemple, il peut s’agir d’accorder à un employé plus de temps pour se concentrer sur ses priorités ou s’adonner à des projets créatifs.
- Une amélioration du moral et de la satisfaction des employés. Vous pouvez aller plus loin en accordant aux employés des jours de congés et de plus longues pauses pour qu’ils puissent se reposer au cours de la journée (par exemple lors de la baisse d’énergie de l’après-midi lorsque le cycle biologique naturel fonctionne au ralenti).
- Une augmentation des niveaux d’engagement des employés et du service à la clientèle. Les employés peuvent se concentrer sur différentes tâches et priorités en lien avec la satisfaction client, sans mettre la pression sur un seul membre de l’équipe.
- Diminution des coûts dus aux heures supplémentaires. Une simple pause de 25 minutes peut permettre à un employé de recharger ses batteries et de retrouver un niveau de productivité optimal.
4. Recruter des employés saisonniers et à temps partiel
Les chaînes de magasins de vente au détail, les restaurants et bars, les hôtels et toutes les autres entreprises qui connaissent des périodes et des saisons à fort achalandage peuvent choisir de recruter du personnel à temps partiel ou saisonnier pour soutenir leurs équipes lors de ces périodes.
Les avantages de recruter des employés saisonniers et à temps partiel :
- Disposer d’une main d’œuvre plus flexible permet aux gestionnaires d’ajuster facilement l’équipe de travail prévue en fonction des changements relatifs à la charge de travail.
- Recruter des travailleurs saisonniers par l’intermédiaire d’une agence de recrutement peut être un moyen efficace de bénéficier de plus de main d’œuvre à moindre coûts. L’agence de recrutement prend en charge la plupart des frais de recrutement et même certains coûts comme les avantages sociaux. Elle gérera également le processus de recrutement, qui est très chronophage.
- Éviter de surcharger les équipes en place et de les surmener pendant les périodes occupées permet d’améliorer leur moral.
- Diminuer les heures supplémentaires réduit les coûts de main-d’œuvre, tout en limitant le risque de surmenage et de roulement du personnel (qui ont tous deux des répercussions sur les finances et la réputation de l’entreprise).
Le recrutement d’employés saisonniers et à temps partiel vous permettra aussi de disposer de personnel supplémentaire si la grippe touche soudainement la moitié de vos employés qui se retrouvent alors indisposés pour la semaine.
5. Prolonger les heures d’ouverture
Certaines entreprises ont récemment dû réduire leurs heures d’ouverture en raison de la pénurie de main d’œuvre. Mais ce ne sont pas toutes les entreprises qui manquent de personnel.
- Les pharmacies et les services de traiteur peuvent décider d’étendre leurs heures d’ouverture pour répondre à la demande des clients;
- De nombreuses entreprises comme les centres d’appel, souhaitent étendre leurs heures d’ouverture afin de mieux servir leur clientèle;
- Les services d’entretien ménager et les municipalités peuvent ajuster leurs heures d’ouverture pour établir des horaires efficaces et des perspectives d’emploi plus flexibles.
6. Préparer les horaires de travail suffisamment à l’avance
Le fait de créer et de publier les horaires suffisamment à l’avance laisse le temps à l’équipe de les consulter, de signaler un conflit d’horaires, de demander un échange de quart ou de procéder aux modifications nécessaires, le cas échéant.
En fait, le droit du travail au Canada exige aux entreprises un délai de 96 heures pour procéder à des changements, à des ajouts ou à des annulations qui ont un impact sur l’horaire des employés.
Certaines lois touchant les horaires de travail peuvent exiger que les entreprises paient des pénalités aux employés qui doivent travailler plusieurs quarts d’affilée sans disposer de temps de repos suffisants entre ces quarts (ce droit est parfois appelé « droit au repos »).
7. Autoriser les échanges de quarts
Les échanges de quarts offrent aux employés davantage de contrôle sur les horaires de travail et permettent aux entreprises de combler les quarts non assignés.
Alors que certains employeurs s’inquiètent que les échanges de quarts compliquent la planification des horaires, laisser les employés échanger leurs quarts peut se révéler incroyablement positif pour les entreprises avec des ressources limitées.
Les échanges de quarts offrent une solution de gestion des horaires souvent sous-estimée, qui donne la possibilité aux employés de se concentrer davantage sur leur vie personnelle. Elle permet également aux gestionnaires de se concentrer sur d’autres tâches plus importantes et urgentes.
Grâce à des logiciels de planification des horaires tels qu’Agendrix, les gestionnaires peuvent définir les critères d’échange de quarts et leur degré d’implication (la demande d’échange doit-elle être publiée, l’échange doit-il être approuvé, le gestionnaire doit-il simplement être tenu au courant si tous les critères de l’échange sont respectés, etc.).
Découvrez de quelle manière vous pouvez gérer, sans difficulté, les échanges de quarts de travail avec Agendrix.
8. Réduire le roulement de personnel
Le roulement de personnel peut faire des ravages dans votre planification des horaires. Il est également très coûteux. Pas seulement en coûts RH, mais aussi en perte de revenus potentiels reliés à une baisse de la productivité de l’équipe. Et c’est sans mentionner l’impact négatif sur le moral de l’équipe.
Bien qu’un minimum de roulement du personnel soit inévitable dans tous les secteurs, l’amélioration de la rétention du personnel devrait être une priorité pour les entreprises de toutes tailles, peu importe leur industrie.
Les entreprises qui améliorent l’expérience de leurs employés affichent un taux de rétention, d’engagement des employés et de satisfaction de la clientèle plus élevé.
Découvrez comment mesurer le taux de rétention des employés.
Situez votre taux de roulement du personnel par rapport à la moyenne dans votre secteur d’activité.
9. Élaborer une politique claire pour les demandes de congés et de vacances
En tant que gestionnaire, vous savez qu’accepter les demandes de congés de votre équipe contribue à son bonheur et à une culture d’entreprise plus épanouissante. Cela vous aidera également à retenir vos meilleurs talents et à garder l’équipe motivée et engagée.
Vous devrez, cependant, trouver un équilibre entre les besoins de vos employés et les besoins de votre entreprise. La mise en place d’une politique de demande de congés simplifiera le processus de demande et d’approbation des demandes de congés et de vacances.
Une politique de demande de congés efficace devrait inclure des détails tels que :
- Quels délais les employés doivent-ils respecter lorsqu’ils soumettent leurs demandes de congé?
- À quelle fréquence les employés peuvent-ils déposer des demandes de congé?
- Quels sont les contextes ou les périodes durant lesquels les demandes de congé ne seront pas accordées?
- Comment les demandes seront-elles traitées lorsque plusieurs d’entre elles se chevauchent?
Disposer de politiques des RH claires et équitables vous aidera à attirer et à retenir les meilleurs talents.
10. Utiliser les formulaires de disponibilité des employés
En demandant régulièrement à votre personnel de remplir un formulaire de disponibilité des employés, vous serez en mesure de déterminer quels quarts conviennent ou non aux employés.
Cette technique de planification est l’une des stratégies les plus souvent sous-estimées. Elle consiste à soumettre régulièrement une liste de questions de base aux employés afin de vérifier leur disponibilité de façon générale, ainsi que leurs préférences pour les prochaines semaines ou les prochains mois.
Ce type de formulaire peut grandement améliorer la planification des horaires comme il permet de créer des horaires plus justes. De plus, on peut y gagner du temps au moment d’y apporter une modification ou s’il doit y avoir un échange de quarts.
Cela permet également de montrer aux employés que leur équilibre travail et vie personnelle et leurs préférences professionnelles sont prises en compte.
Un formulaire de disponibilité des employés doit inclure :
- Les renseignements personnels de l’employé : nom, numéro de téléphone et/ou courriel;
- Les disponibilités de l’employé : les jours et les heures durant lesquels il souhaite travailler;
- Les indisponibilités de l’employé : les jours et les horaires durant lesquels il ne souhaite pas travailler;
- Un espace libre pour indiquer des remarques ou des renseignements relatifs à des situations imprévues qui nécessiteront des ajustements à l’horaire;
- La date à laquelle l’employé a rempli le formulaire, ainsi que sa signature et celle de son gestionnaire ou du superviseur de quart.
11. Faire bon usage des heures supplémentaires
Demander aux employés de faire des heures supplémentaires n’est pas toujours négatif : dans certains cas, c’est peut-être la meilleure option pour votre entreprise. À court terme, demander aux employés d’effectuer des heures supplémentaires :
- Peut se révéler moins coûteux que le recrutement et la formation d’un nouvel employé;
- Permet de combler un besoin imprévu en dotation de personnel en ayant simplement à payer le temps travaillé;
- Permet de veiller à ce que tous les quarts de travail soient comblés.
Les heures supplémentaires peuvent se révéler nécessaires de temps à autres mais, de manière générale, cette solution doit être utilisée avec parcimonie et uniquement à court terme. Des heures supplémentaires prolongées et excessives peuvent affecter le moral des employés, ce qui se répercutera sur votre profit.
12. Disposer de solutions en cas de congé maladie, d’absence ou d’indisponibilité d’un employé
Tous les employeurs doivent faire face à des situations où leurs employés doivent prendre un congé maladie, et ce, parfois sans ou avec très peu de préavis.
Il y a peu que les gestionnaires peuvent faire lorsqu’un employé s’absente pour maladie. Cependant, il est possible de mettre en place un processus pour réduire l’absentéisme, en particulier dans les cas où l’employé ne se présente pas du tout au travail.
Tout commence par établir un plan B efficace et élaboré à l’avance. De cette manière, si un employé clé démissionne soudainement ou s’il se retrouve dans l’incapacité de venir travailler, le gestionnaire n’aura pas de difficulté à le remplacer. Le plan B réduit aussi la surcharge et la pression que peuvent subir les autres employés qui travaillent durant le même quart.
Voir : Les 7 étapes pour élaborer un plan de remplacement
Par où commencer pour établir des horaires efficaces à partir d’ici?
Comme pour la plupart des autres processus d’affaires, la première étape consiste à se conformer aux meilleures pratiques de l’industrie. Pour 99 % des entreprises cela revient à utiliser un logiciel de planification des horaires. Les avantages d’utiliser un tel logiciel sont nombreux et, bien souvent, immédiats.
Un bon logiciel vous permettra de mettre en œuvre la méthode ou les stratégies de planification horaire que vous souhaitez utiliser, de manière à rendre vos équipes plus heureuses, plus productives et plus efficaces.
Un déploiement rapide, un minimum de formation requis, un soutien continu : Simplifiez la gestion du personnel et la planification des horaires avec le logiciel Agendrix.
Comment veiller à ce que la planification des horaires de travail soit juste et équitable?
Pour veiller à ce que la planification des horaires de travail soit juste et équitable, vous pouvez :
- Veillez à ce que la description de poste mentionne clairement les horaires de travail et la date d’entrée en poste;
- Veillez à promouvoir une culture d’entreprise axée sur la communication. Cette communication doit être bilatérale;
- Discutez avec vos employés et demandez-leur de remplir un formulaire de disponibilité;
- Définissez des règles pour la gestion des horaires, évitez les enjeux comme le favoritisme ou la surplanification d’employés;
- Appuyez-vous sur un outil de gestion des horaires pour automatiser le processus de planification tout en respectant ces règles;
- Communiquez tout changement au processus de planification horaire à votre équipe afin d’optimiser les pratiques en encourageant la rétroaction des employés;
- Soutenez vos employés lorsque nécessaire en leur permettant d’échanger les quarts, soit de manière autonome soit par l’intermédiaire du gestionnaire;
- Disposez d’un plan B en cas de congé ou de journée maladie afin que les équipes et les gestionnaires ne se retrouvent pas surchargés lorsqu’un employé est absent;
- Prévoyez la charge de travail et l’achalandage pour réduire les heures supplémentaires et contrôler les coûts de main-d’œuvre;
- Publiez les horaires suffisamment à l’avance (au moins une semaine) pour laisser le temps à vos employés de demander un changement ou un échange de quart en cas de conflit d’horaire;
- Faites le suivi des horaires et du temps de travail afin de vous assurer que votre personnel respecte les quarts prévus.
Comment utiliser la technologie pour uniformiser et automatiser le processus de planification des horaires?
Les logiciels de planification des horaires peuvent faire toute la différence pour n’importe quel chef d’entreprise souhaitant créer des horaires hebdomadaires ou optimiser sa gestion du temps. Le logiciel automatise la gestion en créant les horaires, en permettant le suivi des horaires et en optimisant la communication avec les employés. Il vous permet de gagner du temps, d’éviter les tâches répétitives, de réduire le risque d’erreurs et d’améliorer le taux de satisfaction au travail.
Le logiciel Agendrix vous prévient automatiquement en cas de conflit d’horaire. Découvrez comment automatiser le processus de planification des horaires. Planifiez votre démo gratuite!
Comment veiller à la conformité avec le droit du travail et les réglementations en matière d’horaires?
Pour veiller à la conformité avec le droit du travail et les réglementations en matière d’horaires, vous pouvez :
- Déterminez quelles lois du travail s’appliquent à votre entreprise. Des sites Internet tels que celui du Gouvernement du Canada ou la CNESST offrent un point de départ efficace;
- Dressez une liste de contrôle sur la conformité pour toutes les lois que vous devez respecter. Ajoutez-y toutes les tâches récurrentes ou urgentes de votre calendrier afin de veiller à ce qu’elles soient respectées et effectuées de manière opportune sans que rien ne vous échappe;
- Rédigez un guide de l’employé. Il fournira à votre équipe des renseignements importants concernant leurs droits et les avantages dont ils bénéficient. Cela vous permettra également de limiter les risques de quiproquo;
- Procédez à une vérification interne de la discrimination en matière d’emploi. Cela vous permettra de déterminer quelles pratiques discriminatoires pourraient nuire à votre entreprise et occasionner des plaintes de la part de vos employés;
- Utilisez un contrat de travail. Il visera à protéger les droits de vos employés, mais aussi ceux de votre entreprise.
Comment établir des horaires de travail efficaces?
Pour établir des horaires de travail efficaces, les gestionnaires doivent :
- Utiliser des outils technologiques performants tels qu’un logiciel de planification des horaires de travail;
- Analyser leurs besoins de main-d’oeuvre en fonction des tâches et de la charge de travail à accomplir;
- Planifier les horaires de travail au moins 2 semaines à l’avance et les partager avec les membres de leur équipe avec 1 semaine de préavis ou selon les lois en vigueur;
- Faire preuve de flexibilité et permettre aux employés d’échanger leurs quarts de travail au besoin;
- Construire des équipes de travail performantes;
- Faire le suivi des demandes de congés des employés régulièrement;
- Respecter les disponibilités des employés.
Qu’est-ce qu’un horaire efficace?
Un horaire efficace permet d’offrir un service à la clientèle exceptionnel tout en respectant les disponibilités des employés.
Un horaire efficace inclut typiquement :
- Suffisamment d’employés en fonction de l’achalandage;
- Des solutions efficaces dans le cas de l’absence d’un ou de plusieurs employés;
- Du temps de pause pour tous les employés;
- Le respect des disponibilités des membres de l’équipe;
- Suffisamment de temps prévu pour l’ouverture et la fermeture du magasin ou du restaurant, le cas échéant;
- L’absence d’heures supplémentaires.
Comment faire la planification des horaires de travail?
Pour faire la planification des horaires de travail, les gestionnaires ou dirigeants d’entreprise doivent :
- Suivre le temps de travail des employés;
- Calculer le nombre d’heures supplémentaires;
- Déterminer le temps de repos nécessaire;
- Déterminer les besoins de main-d’oeuvre de l’entreprise;
- Considérer les demandes de congés des employés;
- Créer les horaires de travail et les partager avec les employés;
- Modifier les horaires au besoin en fonction de la rétroaction des membres de l’équipe;
- S’assurer de respecter les lois du travail en vigueur.
À quoi ressemble une bonne planification des horaires de travail?
Généralement, une bonne planification des horaires de travail inclus :
- Peu ou pas du tout d’heures supplémentaires;
- Suffisamment de périodes de repos pour les employés;
- Suffisamment de personnel pour les périodes de fort achalandage;
- Le respect des normes du travail.
