Les 13 principaux avantages d’un logiciel pour la gestion des horaires de travail
L’utilisation d’un logiciel de gestion des horaires de travail présente de nombreux avantages, tels que la création d’un nouvel horaire en quelques clics et la réduction des problèmes reliés à la planification du personnel.
Par exemple, un logiciel de gestion des horaires de travail vous permet de consulter toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit et de communiquer rapidement avec vos employés par messagerie instantanée.
Avec un logiciel simple et convivial, la planification des horaires devient un jeu d’enfant.
Cet article aborde ces 13 avantages clés d’un logiciel pour la gestion des horaires de travail :
- Un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle;
- Une meilleure communication;
- Des informations centralisées;
- Un suivi transparent du temps de travail;
- Une réduction des retards et de l’absentéisme;
- Une élimination des conflits d’horaires;
- Une augmentation de la satisfaction des employés;
- Une plus grande facilité à trouver des remplaçants;
- Pas d’oublis;
- Une réduction des coûts de main-d’œuvre;
- Un gain de temps;
- Une répartition plus équitable des heures de travail;
- Une réduction des coûts.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des horaires?
Un logiciel pour la gestion des horaires de travail fait référence à une solution qui centralise les processus de planification du personnel, tels que la création des horaires des employés, le suivi des heures travaillées et les communications avec les employés.
Simplifier la création des horaires de vos employés vous aidera à gérer votre entreprise de façon plus fluide.
Les problèmes les plus fréquents reliés aux horaires de travail
Si vous disposez actuellement d’un système de planification des horaires à la main, vous avez probablement rencontré un ou plusieurs de ces problèmes. Voici quelques-uns des problèmes les plus courants liés à la planification des horaires qu’un logiciel de gestion des horaires permet d’atténuer.
- La pénurie de main-d’œuvre rend difficile la couverture de tous les quarts de travail.
- La planification de trop de personnel a des répercussions sur la satisfaction au travail et les performances des employés.
- Les absences de dernière minute et les employés qui ne se présentent pas peuvent avoir des conséquences néfastes.
- Le roulement du personnel a un effet sur la satisfaction de la clientèle et la réputation de votre entreprise.
- Les congés maladies sont inévitables et nécessitent une planification rapide.
- Les heures supplémentaires peuvent entraîner une augmentation des coûts de main-d’œuvre et une baisse du moral des employés.
- Une répartition inégale des quarts de travail peut nuire au moral des employés.
S’il est vrai que les problèmes de planification sont inévitables, la plupart des problèmes ci-dessus peuvent être considérablement réduits en utilisant un logiciel de gestion des horaires pour planifier les quarts de travail.
Les 13 avantages d’un logiciel de gestion des horaires de travail
Sans plus attendre, voici les principaux avantages d’un logiciel de gestion des horaires pour votre équipe et votre entreprise.
1. Un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle
L’utilisation d’un logiciel pour la gestion des horaires de travail vous permet d’offrir beaucoup plus de flexibilité à vos employés, par exemple en proposant des horaires rotatifs. Les employés peuvent utiliser le logiciel pour modifier leurs préférences en fonction du nombre d’heures qu’ils souhaitent travailler.
Les étudiants peuvent modifier leurs disponibilités en fonction de leurs besoins : ces changements apparaissent ensuite dans le planificateur après approbation, ce qui réduit le risque d’erreurs ou de conflits lors de l’attribution des quarts de travail. Vous pouvez également permettre à vos employés d’échanger des quarts de travail à l’aide du logiciel.
Les outils de gestion des employés vous aident à séparer le travail de la vie privée, car ils éliminent la nécessité de communiquer via Facebook Messenger ou d’autres canaux personnels.
2. Une meilleure communication
La plupart des logiciels de gestion des horaires de travail vous permettent de discuter en privé avec vos employés (comme vous le feriez avec Facebook Messenger). L’époque où l’on contactait les employés par SMS, appels, courriels ou messages Facebook est révolue. La communication peut désormais se faire entièrement dans un cadre professionnel.
Certains logiciels de planification des horaires vous offrent également la possibilité de publier des messages pour toute l’équipe, ce qui vous permet de transmettre rapidement des informations essentielles et de vous assurer que tout le monde les a vues grâce à la notification de lecture. ✅
3. Des informations centralisées
Pour créer un horaire approprié, de nombreuses variables doivent être prises en compte : la disponibilité du personnel (que vous pouvez collecter à l’aide d’un formulaire de disponibilité), les demandes de congés, les pauses, l’ancienneté, etc.
C’est un véritable casse-tête.
C’est pour cette raison que les outils spécialisés de gestion des horaires brillent vraiment. Ils vous permettent d’accéder à toutes ces informations en un seul endroit.
4. Un suivi transparent du temps de travail
De nombreux logiciels pour la gestion des horaires proposent également un système de pointeuse, qui vous permet de suivre le temps de travail de vos employés.
Comment cela fonctionne? Les employés pointent en ligne et le logiciel garde la trace de toutes les entrées et sorties, incluant les pauses.
Le système de pointeuse étant connecté au logiciel, tout écart entre les quarts de travail planifiés et les heures travaillées sera clairement visible, ce qui accélère l’identification des erreurs et l’approbation des feuilles de temps. Vous pourrez également repérer les absences à partir de votre tableau de bord.
5. Une réduction des retards et de l’absentéisme
Aucun employé ne devrait recevoir son horaire la veille, mais c’est encore le cas dans de nombreuses entreprises. Informer votre équipe des horaires à la dernière minute peut causer de nombreux problèmes au sein d’une entreprise, comme les retards, l’absentéisme et l’insatisfaction du personnel.
Avec le bon logiciel de planification des horaires, votre équipe est informée instantanément de toute modification à l’horaire. Vous n’aurez plus à vous assurer qu’ils ont bien vu la dernière version que vous leur avez envoyée : le tout sera fait automatiquement.
De plus, en reliant l’horaire à un système de pointage, certains logiciels vous permettent même d’envoyer des alertes aux employés qui oublient de se présenter au début de leur quart de travail.
6. Une élimination des conflits d’horaires
Le meilleur logiciel de gestion d’horaires vous avertit des conflits d’horaires dès qu’ils apparaissent au cours de votre planification. Cela permet de vous assurer que les employés ne sont pas prévus de venir travailler lors d’un quart alors qu’ils sont en congé, par exemple.
Si vous gérez une équipe d’une grande taille ou encore plusieurs succursales en même temps, le logiciel vous permettra d’économiser de l’aspirine. 😅
Par exemple, vous recevrez une notification si un employé a des quarts de travail qui se chevauchent ou s’il est censé travailler à deux succursales différentes au même moment, ce qui vous permettra de réaffecter l’un des quarts à temps.
7. Une augmentation de la satisfaction des employés
De la flexibilité de la part l’employeur, une bonne communication et des outils modernes sont d’excellents moyens d’améliorer la satisfaction des employés.
Or, le respect des contraintes est l’un des principaux éléments de la satisfaction au travail des employés : disponibilités, heures de travail minimales et maximales, demandes de congés, etc. Des erreurs récurrentes de la part des gestionnaires entraînent souvent de la frustration, et ce, avec raison.
Un logiciel de gestion des horaires de travail résout ce problème en centralisant toutes les informations pertinentes.
En répondant de manière appropriée aux besoins de vos employés, vous pouvez également réduire votre taux de roulement du personnel.
8. Une plus grande facilité à trouver des remplaçants
Lorsqu’un employé est absent, vous devez trouver un remplaçant. Comment procédez-vous? Il y a de fortes chances que vous vous rabattiez sur la bonne vieille méthode du téléphone. Vous appelez tous les employés disponibles, les uns après les autres, en espérant que quelqu’un vous tendra la main.
Mais n’est-ce pas pénible?
Avec un logiciel de gestion des horaires, vous pouvez simplement informer tous les employés qualifiés disponibles et confier le quart de travail à la première personne qui se porte volontaire et qui possède l’expérience ou le poste adéquat, ou à toute autre personne de votre choix. C’est simple et efficace.
9. Pas d’oublis
Le cerveau humain est loin d’être infaillible. Il est normal d’oublier de temps en temps les demandes des employés. Peut-être vous l’ont-ils fait une demande pendant que vous étiez occupé, l’ont-ils griffonnée sur un bout de papier (aujourd’hui perdu) ou ont-ils demandé des échanges de quarts par texto (aujourd’hui disparu).
D’où l’importance d’informatiser et de centraliser des processus qui sont autrement manuels.
Certains logiciels disposent également de fonctions qui limitent les oublis. Par exemple, ils peuvent vous permettre de programmer des rappels pour vos employés afin qu’ils reçoivent une notification quelques heures ou quelques minutes avant le début de leur quart de travail. Cette fonction est d’autant plus utile lorsque les horaires sont susceptibles de changer.
10. Une réduction des coûts de main-d’œuvre
Les logiciels de gestion des horaires vous permettent de générer toutes sortes de rapports pour contrôler vos coûts de main-d’œuvre, l’absentéisme et d’autres variables pertinentes.
Vous pouvez ainsi facilement visualiser l’impact de vos horaires sur les coûts de main-d’œuvre, ce qui est d’autant plus important dans les secteurs où les marges de profit sont minces.
11. Un gain de temps
La plupart des logiciels permettent d’automatiser certaines tâches de gestion des horaires et de suivi des heures de travail.
Par exemple, le logiciel Agendrix vous permet de programmer des pauses automatiques et de créer des gabarits de quarts de travail pour vous aider à créer facilement de nouveaux horaires. Vous pouvez également mettre en place des quarts de travail récurrents pour simplifier les rotations d’horaires prévues.
De plus, utiliser un système de pointeuse en ligne vous permet de contrôler étroitement le temps de travail de votre équipe, ce qui vous évite de devoir le faire manuellement.
12. Une répartition plus équitable des heures de travail
Les logiciels spécialisés offrent différents affichages (hebdomadaires ou mensuels, par exemple) qui vous permettent de voir d’un coup d’œil le nombre d’heures travaillées par chacun de vos employés. Cela vous permet également de générer des rapports indiquant si le travail est bien réparti au sein de votre équipe.
Vous pouvez choisir d’assigner les quarts de travail non attribués en fonction de l’ancienneté ou selon le principe du premier arrivé, premier servi.
13. Une réduction des coûts
Un logiciel de gestion des horaires est rapidement rentabilisé. Pensez à tout le temps que vous gagnerez, à toutes les erreurs que vous éviterez et à tous les employés que vous garderez heureux. Voyez nos témoignages de clients pour en savoir plus.
Les fonctionnalités du meilleur logiciel de gestion des horaires
Les fonctionnalités courantes d’un logiciel de gestion d’horaires tel qu’Agendrix sont les suivantes :
- Création, gestion et partage d’horaires en ligne;
- Feuilles de temps automatisées;
- Pointeuse en ligne, mobile et géolocalisée, gérée via un ordinateur ou une ligne téléphonique fixe;
- Outils de gestion des congés, des disponibilités, des échanges de quarts, des remplacements;
- Fonctionnalités RH supplémentaires pour simplifier l’onboarding des employés, les sondages de satisfaction et la reconnaissance des employés;
- Un système de messagerie instantanée professionnelle;
- Un tableau de bord contenant toutes les informations dont vous avez besoin pour agir maintenant.
Vous avez besoin de conseils supplémentaires? Consultez notre guide : Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des horaires en ligne.
Pourquoi ne pas utiliser Excel pour créer et gérer les horaires?
Il y a de multiples raisons de ne pas le faire : les feuilles de calcul Excel sont difficiles à partager avec votre équipe, les changements ne sont pas automatiquement appliqués à toutes les copies, les erreurs sont beaucoup plus probables, etc.
Pour plus de détails, nous vous encourageons à lire l’article suivant : 5 raisons de ne pas utiliser Excel pour gérer vos horaires.
Le mot de la fin
Comme nous l’avons vu, l’utilisation d’un logiciel de gestion d’horaires présente de nombreux avantages, tant pour vous que pour vos employés.
Ce type d’outil sera un allié précieux pour vous en tant que gestionnaire. Il vous rendra plus efficace et vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel. Ne plus avoir à constamment vous soucier de vos horaires vous permettra de passer plus de temps avec votre équipe et vos clients.
Qui devrait utiliser un logiciel pour les horaires de travail?
Quel que soit votre secteur d’activité, la taille de votre équipe ou la diversité de vos horaires de travail (jours, nuits, fins de semaine), il sera probablement utile d’utiliser un logiciel pour horaires de travail, en particulier si vous gérez des employés qui travaillent à l’heure. La planification d’horaires dans les entreprises d’entretien ménager est un cas d’utilisation typique.
Les logiciels de gestion des horaires de travail sont-ils faciles à utiliser?
Les logiciels modernes sont normalement conviviaux afin que tous les employés et les gestionnaires puissent les utiliser pleinement, quel que soit le niveau de leurs connaissances technologiques.
Comment savoir quel logiciel de gestion des horaires convient à mon entreprise?
La plupart des entreprises qui doivent gérer des employés à taux horaire peuvent tirer profit de l’utilisation d’un logiciel de gestion des horaires.
Pour choisir le bon logiciel, commencez par évaluer vos besoins et votre budget. Une fois que vous avez établi vos priorités, vous pouvez commencer à comparer les options qui s’offrent à vous.
La plupart des logiciels de gestion des horaires offrent des essais gratuits. Profitez-en pour en essayer quelques-uns.
Si vous n’êtes toujours pas sûr de vous, il existe également des outils gratuits pour vous aider à planifier vos horaires.
Que fait un logiciel pour la gestion des horaires de travail?
Les logiciels pour la gestion des horaires de travail facilitent la création des horaires des employés en automatisant les processus, tels que la planification des horaires des équipes rotatives, le suivi des heures travaillées et la communication des mises à jour aux horaires.
L’utilisation d’un tel logiciel améliore généralement la satisfaction des employés et contribue à simplifier les opérations de l’entreprise.
Quels sont les secteurs d'activité qui utilisent des logiciels pour horaires de travail?
- Commerces de détail
- Pharmacies
- Résidences pour personnes âgées
- Restauration
- Hôtellerie
- Tourisme
- Événements
- Villes et municipalités
- Santé
- Construction
- Bureaux et centres d’appel
- Soins à domicile
- Agences de sécurité
