13 avantages d’utiliser un logiciel de gestion d’horaires de travail
« Pourquoi est-ce que je devrais utiliser un logiciel de gestion d’horaires de travail, mon fichier Excel fonctionne bien », me direz-vous?
Pour une multitude de raisons, mais par-dessus tout, parce qu’Excel n’a jamais été conçu pour gérer les horaires de vos employés.
Il ne permet pas de visualiser toute l’information dont vous avez besoin à un seul endroit. Et surtout, il ne permet pas de communiquer rapidement avec vos employés.
Avec un logiciel simple et facile d’utilisation, la gestion des horaires n’est plus une tâche lourde et fastidieuse. Il y a une panoplie d’avantages à utiliser un outil conçu pour cette tâche.
1. Offrir un meilleur équilibre vie personnelle/vie professionnelle
Les logiciels de gestion des horaires permettent d’offrir beaucoup plus de flexibilité à vos employés. Ces derniers peuvent l’utiliser pour vous transmettre leurs disponibilités et préciser le nombre d’heures minimum et maximum qu’ils souhaitent travailler.
Les étudiants peuvent donc changer leurs disponibilités pendant leurs périodes d’examen, par exemple. Vous les verrez apparaître directement dans le planificateur. Selon vos préférences, vous pouvez aussi permettre à vos employés de s’échanger des quarts de travail entre eux.
Le logiciel permet aussi de tracer une ligne plus claire entre la vie privée et la vie professionnelle. Plus de raison d’utiliser Facebook afin de communiquer.
2. Améliorer la communication
La plupart des logiciels de gestion d’horaires permettent de clavarder avec vos employés dans des conversations privées (semblables à Facebook Messenger). Fini l’époque où vous deviez contacter vos employés par textos, appels, courriels, messages Facebook, etc. Les communications se font directement dans un environnement professionnel.
Les logiciels de gestion de personnel offrent souvent la possibilité de publier des messages à votre équipe. Vous pouvez donc communiquer de l’information importante rapidement et vous assurer que tout le monde en a pris connaissance en activant la confirmation de lecture. ✅
3. Centraliser les informations
Afin d’arriver à créer un bon horaire, il y a une multitude de contraintes à prendre en compte : disponibilités des employés, demandes de congé, pauses, coût de main-d’œuvre, achalandage et j’en passe.
Un vrai casse-tête.
C’est là que les logiciels spécialisés deviennent vraiment utiles. Ils permettent de regrouper tout ce dont vous avez besoin à un seul endroit.
4. Mieux suivre le temps de travail de vos employés
Plusieurs logiciels de gestion des horaires proposent aussi un système de pointage afin de suivre le temps de travail de vos employés.
Comment ça marche? Vos employés pointent leur temps à l’aide de la pointeuse en ligne et le logiciel garde un registre de toutes les entrées et les sorties.
Comme la pointeuse est connectée avec le planificateur d’horaires, il est facile de voir les écarts entre les heures planifiées et celles travaillées. Ainsi, vous pouvez voir les anomalies plus facilement et approuver les feuilles de temps plus rapidement.
5. Limiter les retards et l’absentéisme
Aucun employé ne devrait recevoir son horaire la veille d’un quart de travail. Pourtant, c’est ce qui se passe dans beaucoup de milieux. Envoyer l’horaire à la dernière minute peut causer plusieurs problèmes dans une organisation : retards, absentéisme, insatisfaction des employés, etc.
Avec un bon logiciel, vos employés sont systématiquement avisés lorsqu’il y a des changements dans leur horaire. Vous n’aurez plus jamais à vérifier s’ils ont bien vu la dernière version que vous avez envoyée.
En utilisant aussi une pointeuse connectée à votre planificateur d’horaires, certains logiciels permettent même d’alerter les employés lorsqu’ils n’ont pas encore pointé et que leur quart de travail a débuté.
6. Éviter les conflits d’horaires
Les meilleurs logiciels vous indiquent les conflits d’horaire lorsque vous faites votre planification. Vous vous assurez donc de ne jamais mettre à l’horaire un employé alors que vous avez déjà accepté sa demande de congé, par exemple.
Si vous gérez une grosse équipe et/ou plusieurs succursales à la fois, un logiciel de gestion des horaires vous évitera bien des maux de tête.
Par exemple, vous verrez apparaître une alerte si un employé est mis à l’horaire dans deux fonctions ou deux succursales différentes simultanément. Ainsi, vous serez en mesure de rectifier le tir et de réassigner un des quarts à une autre personne de votre équipe.
7. Améliorer la satisfaction de vos employés
Plus de flexibilité de la part de son employeur, une meilleure communication et l’utilisation d’outils modernes sont tous des facteurs qui contribuent à la satisfaction des employés.
L’aspect le plus important est surtout de respecter les contraintes de vos employés : disponibilités, nombre d’heures de travail maximum et minimum, demande de congés, etc. Les erreurs récurrentes dans les horaires de travail finissent souvent par créer de la frustration.
Les logiciels de gestion des horaires répondent à cette problématique en centralisant toutes les informations dont vous avez besoin à un seul endroit.
En répondant mieux aux besoins de vos employés, vous minimiserez votre taux de roulement.
8. Trouver des remplaçants facilement
Un employé ne peut pas venir travailler, vous devez trouver un remplaçant. Comment faites-vous? Il y a de fortes chances que vous utilisiez la bonne vieille méthode : le téléphone. Vous appelez tous les employés qui pourraient être disponibles l’un après l’autre en espérant que l’un d’eux puisse vous dépanner.
Le bémol dans tout ça? Cette méthode est laborieuse.
Avec un logiciel de gestion des horaires, vous auriez simplement pu envoyer une notification à tous vos employés disponibles et qualifiés. Vous l’auriez assigné à l’employé de votre choix ou à celui qui vous aurait répondu en premier. Simple et efficace.
9. Éliminer les oublis
Le cerveau humain n’est pas infaillible. C’est donc normal que vous oubliez parfois les demandes de vos employés : un congé demandé rapidement pendant que vous étiez occupé à autre chose, des disponibilités griffonnées sur un bout de papier, une demande d’échange de quart reçu par texto, etc.
De là l’importance de numériser et centraliser les demandes.
Certains logiciels proposent aussi des fonctionnalités pour réduire les oublis. Par exemple, vous pouvez configurer des rappels pour vos employés. Ainsi, ils reçoivent une notification quelques heures ou quelques minutes avant le début de leur quart de travail. Cette fonction est très pratique lorsque les horaires changent beaucoup!
10. Réduire le coût de main-d’œuvre
Les logiciels de gestion d’horaires vous permettent de créer toute sorte de rapports afin de suivre les coûts de main-d’œuvre et les statistiques sur l’absentéisme, par exemple.
Vous pouvez facilement visualiser l’impact (en dollars) de vos horaires sur les coûts de main-d’œuvre. Dans les industries où les marges de profits ne sont pas très grandes, il est important de porter une attention particulière à cet enjeu.
11. Gagner du temps
La plupart des logiciels offrent des fonctionnalités qui vous aident à automatiser certaines tâches liées à la gestion des horaires et au suivi des heures de travail de vos employés.
Par exemple, le planificateur permet de configurer des pauses automatiques et de créer des gabarits de plage horaire. Vous pouvez aussi créer des quarts de travail récurrents afin de faciliter les rotations d’horaires, par exemple.
Beaucoup de logiciels proposent des pointeuses en ligne qui permettent de suivre de près les heures de travail de votre équipe. Vous n’avez donc plus à retranscrire leurs heures à la main.
12. Distribuer les heures de travail de manière plus équitable
Les différentes vues proposées par les logiciels (par semaine, par mois) vous aident à voir rapidement le total des heures de travail de chacun de vos employés. Ainsi, vous voyez rapidement si les heures sont bien distribuées entre les membres de votre équipe.
En bonus, vous pouvez générer des rapports pour vous assurer que les heures de travail sont bien réparties entre vos employés.
À votre guise, vous pouvez décider de distribuer les quarts de travail à combler selon l’ancienneté ou en mode premier arrivé, premier servi, par exemple.
13. Économiser de l’argent
Les logiciels de gestion d’horaires se rentabilisent rapidement. Pensez à tout le temps gagné, aux erreurs évitées et à la rétention des employés améliorée. Constatez-le vous-même en consultant ces témoignages.
De plus, en utilisant une pointeuse en ligne, les heures de travail de vos employés sont plus faciles à suivre et nécessitent moins de vérification manuelle de votre part.
Une gestion qui rend zen
Comme vous avez pu le constater, il y a des tonnes d’avantages à utiliser un logiciel de gestion d’horaires, autant pour vous que pour vos employés.
En tant que gestionnaire, un outil de gestion d’horaires vous sera vraiment précieux. Il vous permettra d’être plus efficace et de vous concentrer sur des tâches encore plus importantes. Vous pourrez passer plus de temps auprès de vos employés et de vos clients plutôt que de vous casser la tête et perdre du temps à gérer vos horaires.
À qui s'adressent les logiciels de gestion des horaires de travail?
Peu importe l’industrie dans laquelle vous œuvrez, si vous avez une équipe de plus de 5 employés et que vous devez jongler avec des heures variables (jour, soir, weekend), un logiciel de gestion des horaires serait probablement bénéfique pour votre organisation.
Est-ce que les logiciels de gestion d'horaires sont simples d'utilisation?
Un bon logiciel de gestion des horaires devrait être simple d’utilisation. Ainsi, tous vos employés, peu importe leur aisance avec la technologie, devraient être en mesure de l’utiliser.
Comment choisir le bon logiciel?
Afin de choisir le bon logiciel, il est nécessaire de commencer par évaluer vos besoins et votre budget. Une fois que vous aurez établi ce qui est le plus important pour vous, vous pourrez commencer à comparer des logiciels.
La plupart des entreprises proposent un essai gratuit. Profitez-en pour en tester plusieurs.
Si vous hésitez encore, il existe aussi des outils gratuits qui peuvent vous aider dans votre gestion des horaires.
Quels types de fonctionnalités peut-on retrouver dans un logiciel de gestion des horaires?
Les logiciels de gestion des horaires proposent souvent les fonctionnalités suivantes :
- Création, gestion et envoi des horaires en ligne;
- Automatisation du remplissage des feuilles de présence;
- Pointeuse Web, mobile, géolocalisée, par ordinateur ou par ligne téléphonique fixe;
- Outil de gestion des congés, disponibilités, échanges de shifts et remplacements;
- Fonctionnalités RH supplémentaires pour faciliter l’onboarding, les sondages de satisfaction et la reconnaissance des employés;
- Système professionnel de messagerie instantanée.
Pourquoi ne pas utiliser Excel pour la planification d'horaires?
Pour plusieurs raisons : le fichier Excel est difficile à partager avec vos employés, les changements dans l’horaire ne s’envoient pas automatiquement, les risques d’erreurs sont nombreux, etc.
Je vous invite à consulter l’article suivant pour plus de détails : 5 raisons de ne pas utiliser Excel pour gérer vos horaires.
