Un logiciel de gestion des horaires est un programme sur un ordinateur ou une application infonuagique qui automatise certains processus de gestion des horaires de travail, comme la création et le partage des horaires, la communication avec les employés et le suivi du temps travaillé.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des horaires?
L’utilisation d’un logiciel de gestion des horaires procure les avantages suivants :
- L’optimisation des coûts de main-d’œuvre;
- La simplification des suivis du temps travaillé;
- La prévention d’erreurs liées à la paie;
- La réduction de communications aller-retour avec les employés;
- L’amélioration de la satisfaction des employés;
- La limitation des conflits d’horaire.
Quel type de logiciel utiliser pour la planification des horaires?
Les logiciels de gestion des horaires peuvent être divisés en deux grands groupes : les logiciels infonuagiques et les programmes locaux.
Un logiciel infonuagique propose des services ou des applications sur demande par l’intermédiaire d’une infrastructure infonuagique partagée. Ce type de logiciel n’a pas besoin d’être installé sur un appareil en particulier et stocke les données en ligne. Ainsi, les renseignements relatifs à la planification sont disponibles avec n’importe quel accès à Internet.
Un logiciel infonuagique reçoit automatiquement les mises à jour du fournisseur et ne nécessite généralement aucune maintenance de la part de l’utilisateur. Par exemple, Google Drive est une solution infonuagique de stockage des documents.
Les programmes locaux sont installés directement sur un appareil et ne sont pas systématiquement mis à jour par le fournisseur. Microsoft Word est un exemple de programme local.
Caractéristiques clés d’un logiciel de gestion des horaires
Les fonctionnalités courantes pour les logiciels de gestion des horaires incluent :
- La création, gestion et partage d’horaire. Cette fonction fondamentale permet aux gestionnaires de créer un horaire pour une période donnée (hebdomadaire, bimensuel, mensuel, etc.) en y intégrant les horaires de travail, les quarts et les postes de chacun. Les employés ont alors accès à la dernière version de leur horaire depuis un navigateur Internet ou leur téléphone cellulaire.
- Les feuilles de temps enregistrent automatiquement les horaires de début et de fin de journée de travail, ainsi que les temps de pause. Cette fonctionnalité permet aux gestionnaires de remplir les feuilles de temps des employés lorsqu’ils arrivent ou quittent leur lieu de travail en fonction de la méthode de pointage utilisée.
- Pointage avec téléphone cellulaire, ordinateur ou téléphone filaire. Les méthodes de pointage peuvent intégrer différents appareils que le gestionnaire a la possibilité de paramétrer pour effectuer le suivi des heures de travail des employés.
- Gestion des congés, des disponibilités, des changements de quarts et des remplacements. Ces fonctionnalités de gestion sont généralement intégrées au logiciel de gestion des horaires en vue d’automatiser et de centraliser de nombreuses tâches liées au contrôle des heures et des quarts de travail. Les différents paramètres permettent au gestionnaire de modifier les types de demandes effectuées par les employés prises en compte et de choisir quelles demandes doivent être étudiées et approuvées, et par qui.
- Accès illimité en ligne et sur téléphone cellulaire (iOS / Android). Les logiciels de planning offerts sous forme d’application mobile sont particulièrement pratiques pour les employés en déplacement ou ceux qui ne bénéficient pas d’un accès à un ordinateur pour consulter leur emploi du temps.
- Messagerie instantanée professionnelle. Les messages transmis via l’application représentent un moyen pratique de communiquer avec l’ensemble de l’entreprise, sans outrepasser les limites personnelles en utilisant Facebook, une adresse de courriel personnelle ou des appels téléphoniques impromptus.
Quel est le meilleur logiciel de gestion des horaires?
Le meilleur logiciel de planning est Agendrix. Vous avez la possibilité d’essayer plusieurs fonctionnalités de ce logiciel de gestion des horaires gratuit. Les fonctionnalités principales peuvent être passées en revue gratuitement pendant une période donnée (généralement deux semaines).
