Le remboursement kilométrique est la somme qu’un employeur verse à un employé pour couvrir l’usage de son véhicule personnel à des fins professionnelles, comme l’essence, l’entretien et l’usure. Il se calcule à partir des kilomètres parcourus pour le travail, multipliés par un taux par kilomètre. Revenu Québec le désigne comme une allocation pour l’utilisation d’un véhicule à moteur.
À quoi sert le remboursement kilométrique?
Le remboursement kilométrique sert à compenser un employé qui utilise son véhicule personnel pour le travail. Il couvre les frais engagés pour ces déplacements, sans que l’employé ait à détailler chaque dépense d’essence ou d’entretien.
Il prend deux formes principales. La première est l’allocation calculée selon un taux par kilomètre : l’employeur verse un montant fixe pour chaque kilomètre d’affaires parcouru. La seconde est le remboursement des frais réels : l’employé conserve ses reçus et se fait rembourser une part de ses dépenses de véhicule au prorata de l’usage professionnel.
Ces déplacements excluent en général le trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel, considéré comme personnel. Sont visés les déplacements engagés pour le travail : une visite chez un client, un trajet entre deux points de service ou une course pour l’employeur.
Comment se calcule le remboursement kilométrique?
L’allocation se calcule en multipliant les kilomètres d’affaires par un taux par kilomètre. Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada publient chaque année un plafond servant de référence. Il fixe le montant par kilomètre qu’un employeur peut verser en gardant l’allocation exonérée d’impôt. Pour 2026, ce plafond est de 0,73 $ par kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres d’affaires, puis de 0,67 $ par kilomètre au-delà. Au Yukon, dans les Territoires du Nord-Ouest et au Nunavut, il est majoré de 0,04 $ par kilomètre.
Le calcul repose sur un registre des déplacements. Pour chaque trajet d’affaires, l’employé note la date, la destination, la raison professionnelle et le nombre de kilomètres. Sans ce registre, l’allocation peut être refusée lors d’une vérification. Un employé qui opte pour les frais réels tient plutôt un relevé de tous ses kilomètres, professionnels et personnels, afin d’établir la proportion d’usage professionnel de son véhicule.
Un outil de gestion des dépenses enregistre ces kilomètres et applique le taux en vigueur. Pour consigner les déplacements de façon uniforme d’une demande à l’autre, un modèle de rapport de dépenses prêt à remplir sert de point de départ.
Un remboursement kilométrique est-il imposable?
En règle générale, une allocation raisonnable n’est pas imposable. L’employé récupère une somme qui correspond à ses frais d’utilisation du véhicule; cette compensation n’est pas une rémunération. Ce montant n’apparaît donc pas sur son feuillet T4, le relevé de fin d’année qui sert à produire la déclaration de revenus.
L’allocation est jugée raisonnable lorsqu’elle repose uniquement sur les kilomètres d’affaires et que l’employeur ne rembourse pas en plus les mêmes frais. Le taux par kilomètre reste généralement dans la limite du plafond publié. Une allocation qui ne remplit pas ces conditions devient imposable. C’est le cas d’un montant forfaitaire fixe versé sans égard aux kilomètres parcourus, que l’employeur doit alors ajouter au feuillet T4 de l’employé.
Combien de temps faut-il conserver un registre des déplacements?
Le registre des déplacements et les pièces qui l’appuient se conservent six ans, à compter de la fin de la dernière année d’imposition concernée. Cette obligation découle des règles de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec.
