L’indemnité kilométrique est la somme qu’un employeur verse à un salarié pour couvrir l’usage de son véhicule personnel lors de déplacements professionnels, comme le carburant, l’entretien, l’assurance et la dépréciation. Elle se calcule à partir des kilomètres parcourus dans l’intérêt de l’entreprise, selon un barème publié par l’administration fiscale.
À quoi sert l’indemnité kilométrique ?
L’indemnité kilométrique repose sur une règle : un salarié ne supporte pas une dépense qu’il engage dans l’intérêt de son employeur. L’usage d’un véhicule personnel pour le travail entre dans ce cadre. L’indemnité couvre ces frais sans que le salarié ait à justifier séparément le carburant, l’entretien ou l’assurance.
Elle prend deux formes. Le remboursement au forfait repose sur le barème kilométrique publié par l’administration fiscale : l’employeur verse un montant par kilomètre qui intègre l’ensemble des frais du véhicule. Le remboursement au réel correspond aux dépenses exactes, sur présentation des justificatifs. Le barème est la méthode la plus courante, car il évite d’avoir à détailler chaque poste de dépense.
Ces déplacements excluent en principe le trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel. Sont visés les déplacements professionnels : une visite chez un client, une mission ou un trajet entre deux sites de l’entreprise.
Comment se calcule l’indemnité kilométrique ?
L’indemnité se calcule à partir du barème kilométrique, qui dépend de la distance parcourue dans l’année et de la puissance fiscale du véhicule, exprimée en chevaux fiscaux. Le montant par kilomètre diminue à mesure que la distance annuelle augmente. À titre indicatif, pour un véhicule de 3 CV et moins, le calcul repose sur un coefficient d’environ 0,529 par kilomètre jusqu’à 5 000 km; pour un véhicule de 7 CV et plus, il atteint environ 0,697 par kilomètre sur cette même tranche. Un véhicule 100 % électrique bénéficie d’une majoration de 20 %.
Pour 2026, le barème kilométrique est gelé : il reste identique à celui des années précédentes. Une revalorisation temporaire de 3,2 % existe, mais elle vise le barème de la fonction publique, réservé aux agents de l’État. Elle ne s’applique pas au barème fiscal utilisé pour les salariés du secteur privé.
Le calcul repose sur un relevé des déplacements. Pour chaque trajet, le salarié note la date, la distance, le lieu de la mission et sa raison professionnelle. La puissance fiscale du véhicule se trouve sur la carte grise. Un outil de gestion des notes de frais enregistre ces kilomètres et applique le barème en vigueur. Pour réunir ces informations de façon homogène, un modèle de note de frais prêt à remplir sert de point de départ.
Une indemnité kilométrique est-elle soumise à cotisations ou imposable ?
En principe, l’indemnité kilométrique échappe aux cotisations sociales comme à l’impôt sur le revenu, à condition de respecter le barème publié par l’administration fiscale. L’URSSAF s’appuie sur ce barème comme limite d’exonération des cotisations. Le salarié récupère une somme qui correspond à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise; cette somme ne constitue pas une rémunération.
Le barème fixe une limite d’exonération. En deçà, l’employeur est dispensé de justifier le détail des frais, à condition d’établir la réalité du déplacement. Ce qui dépasse le plafond, ou ce qui n’est pas appuyé par une preuve du déplacement, perd l’exonération : la part excédentaire rejoint l’assiette des cotisations et devient imposable. Rembourser le carburant en plus de l’indemnité revient à indemniser deux fois les mêmes frais, ce qui réintègre ce montant dans l’assiette des cotisations.
Combien de temps faut-il conserver un relevé des déplacements ?
Les justificatifs de déplacement se conservent généralement six ans, délai qui couvre les contrôles de l’URSSAF et de l’administration fiscale. Les documents comptables de l’entreprise suivent une règle distincte et se conservent dix ans.
