Une charge déductible est une dépense qu’une entreprise engage pour son activité : achat de fournitures, loyer, déplacement professionnel ou part des frais d’un véhicule. Elle peut être déduite du résultat imposable si elle est engagée dans l’intérêt de l’entreprise, comptabilisée et justifiée. L’administration fiscale la distingue de la dépense personnelle, qui n’est jamais déductible.
Qu’est-ce qu’une charge déductible ?
Une charge déductible est une dépense engagée pour l’exploitation de l’entreprise. Cela inclut les achats ponctuels comme les outils de travail et les charges récurrentes comme le loyer.
Pour être déductible, une dépense doit remplir trois conditions. Elle doit être engagée dans l’intérêt de l’exploitation plutôt qu’à des fins personnelles, être comptabilisée sur l’exercice auquel elle se rattache et pouvoir être justifiée par une facture ou un document équivalent.
Quand une dépense sert à la fois à l’activité et à la vie personnelle, seule la quote-part professionnelle est déductible. Par exemple, un smartphone utilisé à moitié pour le travail donne droit à la moitié du montant.
Charges déductibles et frais professionnels ne sont pas la même chose. La charge déductible est engagée par l’entreprise pour son activité et se déduit de son résultat imposable. Les frais professionnels sont avancés par un salarié pour accomplir ses missions, puis remboursés par l’employeur, et ils suivent le régime social expliqué plus bas.
Quels sont des exemples de charges déductibles ?
Voici les dépenses que la plupart des entreprises engagent et peuvent déduire, en tout ou en partie :
- Salaires, avantages sociaux et cotisations patronales
- Loyer, électricité, chauffage et internet
- Fournitures et petit matériel
- Publicité et marketing
- Assurances liées à l’activité
- Honoraires comptables, juridiques et frais bancaires
- Frais de véhicule, pour la part utilisée à des fins professionnelles
- Déplacements professionnels : transport, hébergement et repas
- Abonnements aux logiciels utilisés dans les opérations
Quels types de dépenses une entreprise peut-elle déduire ?
Il existe deux traitements possibles, selon la durée d’utilité de la dépense.
Les charges couvrent le fonctionnement d’un seul exercice : salaires, loyer, fournitures, assurances, publicité ou frais de bureau. L’entreprise les déduit en entier sur l’exercice où elle les engage.
Les immobilisations correspondent à un bien durable, comme du matériel ou un véhicule. L’entreprise ne les déduit pas d’un coup : elle en déduit une part chaque année sous forme d’amortissement. Par tolérance administrative, le petit matériel d’une valeur unitaire inférieure à 500 € HT peut malgré tout passer directement en charges.
Certaines dépenses restent exclues quel que soit leur montant. Les dépenses somptuaires ne sont jamais déductibles, notamment les frais de chasse et de pêche, les bateaux de plaisance et les résidences d’agrément. Les frais de réception et de représentation, eux, se déduisent s’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise et restent proportionnés à son activité.
Une charge déductible est-elle imposable pour le salarié qui la paie ?
Non. Le remboursement d’une dépense professionnelle n’est pas imposable pour le salarié, tant qu’il correspond à une dépense réelle engagée pour le travail.
Pour l’entreprise, la dépense n’est pas un produit : elle réduit le résultat imposable. Pour le salarié, tout dépend de la façon dont l’argent lui revient.
Un salarié qui avance une dépense professionnelle et que l’employeur rembourse ne perçoit pas un complément de salaire. Le remboursement échappe aux cotisations sociales et n’entre pas dans son revenu imposable. Un remboursement qui dépasse la dépense réelle, ou qui couvre un achat personnel, est réintégré comme un élément de rémunération, soumis à cotisations et imposable. Le remboursement passe généralement par une note de frais.
Combien de temps faut-il conserver les justificatifs ?
Une entreprise doit conserver ses pièces comptables et ses justificatifs pendant dix ans, une durée qui couvre aussi les contrôles fiscal et social, plus courts. L’administration fiscale et l’URSSAF peuvent réclamer ces documents pendant leurs périodes de contrôle respectives.
Un justificatif doit montrer la date, le montant, le fournisseur et la nature de l’achat. Un relevé bancaire seul ne suffit généralement pas. Pour homogénéiser les saisies des salariés, un modèle de note de frais prêt à remplir sert de point de départ.
