Qu’est-ce qu’une note de frais ?

À quoi sert une note de frais ?

La note de frais repose sur une règle : un salarié ne supporte pas une dépense qu’il engage dans l’intérêt de son employeur. Cette obligation de remboursement ne figure pas dans un seul article du Code du travail. Elle découle de la jurisprudence, confirmée par la Cour de cassation le 6 juillet 2022. Les frais professionnels sont d’ailleurs distincts du salaire lorsqu’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

La note de frais remplit trois fonctions. Elle établit le montant à rembourser au salarié. Elle fournit à l’employeur une pièce vérifiable pour sa comptabilité. Elle justifie les dépenses de l’entreprise auprès de l’URSSAF, l’organisme qui contrôle les cotisations sociales, et de l’administration fiscale.

Une note de frais se distingue d’une avance sur frais. Elle rembourse une dépense déjà payée par le salarié, sur justificatif. L’avance sur frais est une somme versée avant la dépense, que le salarié régularise ensuite. Cette distinction a une incidence sur le traitement social et fiscal, abordé plus bas.

Que contient une note de frais et comment fonctionne-t-elle ?

Une note de frais opposable à un contrôle réunit plusieurs mentions : le nom et la fonction du salarié, la date de la dépense, sa raison professionnelle, le lieu et le montant. Pour un repas d’affaires, le justificatif indique aussi les noms et fonctions des participants ainsi que le motif professionnel.

Chaque dépense doit être appuyée par un justificatif probant, c’est-à-dire un document qui prouve l’achat de façon fiable : une facture, un ticket ou un billet de transport. Un justificatif conforme ouvre droit au remboursement exonéré de cotisations. Le ticket original est admis, de même que sa copie numérique fidèle obtenue selon les conditions fixées par l’arrêté du 22 mars 2017. Pour réunir ces mentions de façon homogène, un modèle de note de frais prêt à remplir sert de point de départ.

Le circuit d’une note de frais suit quatre étapes :

1. Le salarié engage la dépense et conserve son justificatif.
2. Il saisit sa note de frais et la soumet.
3. L’employeur la valide.
4. Le remboursement est ensuite versé, souvent avec la paie, où il apparaît comme un élément distinct, sans cotisations.

Un outil de gestion des notes de frais regroupe ces étapes dans un seul endroit.

Un remboursement de note de frais est-il imposable ou soumis à cotisations ?

En principe, le remboursement échappe aux cotisations sociales comme à l’impôt sur le revenu, à condition de respecter les règles de l’URSSAF. Le salarié récupère une somme qu’il a avancée dans l’intérêt de l’entreprise; il ne s’agit pas d’un revenu.

Deux modes de remboursement coexistent. Le remboursement au réel correspond au montant exact dépensé, sur présentation du justificatif. Le remboursement au forfait repose sur des barèmes publiés par l’URSSAF. Dans leur limite, l’employeur n’a pas à justifier chaque dépense, mais il doit démontrer la réalité du déplacement. Au-delà du plafond d’un forfait, ou en l’absence de justificatif, la somme peut être requalifiée : l’administration la traite alors comme un complément de salaire, soumis à cotisations et imposable.

Combien de temps faut-il conserver une note de frais ?

La durée de conservation dépend du type de contrôle et de document. En pratique, conserver les justificatifs dix ans couvre l’ensemble des cas, du contrôle URSSAF au contrôle fiscal.