Les frais de déplacement sont les dépenses qu’un salarié engage lorsqu’il se déplace dans l’intérêt de l’entreprise. Ils incluent différents types de dépenses, du transport aux repas, ayant chacun leurs propres règles de remboursement.
Qu’est-ce qui compte comme frais de déplacement ?
Une dépense est rattachée aux frais de déplacement lorsqu’elle découle directement d’un déplacement professionnel. Les dépenses les plus courantes sont les suivants :
- Le transport en commun ou privé : billets, taxi, location de véhicule, stationnement et péages.
- Le kilométrage, lorsque le salarié utilise son véhicule personnel. Ce poste suit un barème distinct, publié par l’administration fiscale et calculé selon la distance parcourue.
- L’hébergement, soit la nuitée lorsque le salarié ne peut pas regagner son domicile.
- Les repas pris pendant le déplacement, remboursés au réel ou selon un forfait.
Chaque dépense doit être appuyée par un justificatif probant, comme pour toute note de frais : une facture, un ticket ou un billet de transport.
Un outil de gestion des notes de frais regroupe ces postes dans un seul endroit et rattache chaque justificatif à la demande de remboursement.
Un remboursement de frais de déplacement est-il imposable ou soumis à cotisations ?
En tant que frais professionnels, les frais de déplacement sont distincts du salaire lorsqu’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise. À ce titre, leur remboursement échappe en principe aux cotisations sociales comme à l’impôt sur le revenu, à condition de respecter les règles de l’URSSAF.
Deux modes de remboursement coexistent. Le remboursement au réel correspond au montant exact dépensé, sur présentation du justificatif. Le remboursement au forfait repose sur les barèmes d’exonération de l’URSSAF; dans leur limite, l’employeur n’a pas à justifier chaque dépense, mais il doit démontrer la réalité du déplacement.
Le déplacement qui empêche le salarié de regagner son domicile relève du grand déplacement. L’URSSAF présume cette situation lorsque deux conditions sont réunies : une distance d’au moins 50 km entre le domicile et le lieu de mission et un trajet aller que les transports en commun ne permettent pas d’effectuer en moins de 1 h 30. Les indemnités de grand déplacement, qui couvrent l’hébergement et les repas, suivent alors des forfaits d’exonération propres. Au-delà des plafonds applicables, ou en l’absence de justificatif, la somme peut être requalifiée en complément de salaire, soumis à cotisations et imposable.
Combien de temps faut-il conserver les justificatifs de frais de déplacement ?
La durée de conservation dépend du type de contrôle et de document. En pratique, conserver les justificatifs dix ans, au titre des pièces comptables prévues par le Code de commerce, couvre l’ensemble des cas, du contrôle URSSAF au contrôle fiscal.
