La gestion des dépenses est le processus par lequel une entreprise traite les frais professionnels que ses salariés avancent avec leurs fonds personnels, de la saisie de la demande jusqu’au remboursement et à sa comptabilisation. Elle organise le traitement de chaque dépense par le salarié, le validateur et la comptabilité.
À quoi sert la gestion des dépenses ?
La gestion des dépenses sert à traiter de façon homogène les frais professionnels qu’un salarié engage dans l’intérêt de l’entreprise et se fait rembourser. Elle définit les étapes que suit chaque demande, de sa saisie à son paiement, ainsi que les règles qui l’encadrent.
Elle remplit trois fonctions. Elle établit le montant à rembourser au salarié. Elle fournit à la comptabilité des données appuyées sur un justificatif. Elle sécurise le caractère exonéré du remboursement au regard de l’URSSAF, dont les règles conditionnent l’exonération de cotisations.
La gestion des dépenses se distingue de la note de frais. La note de frais est le document par lequel un salarié demande un remboursement. La gestion des dépenses est le processus qui reçoit ce document, le valide, le paie et l’enregistre.
Quelles sont les étapes de la gestion des dépenses ?
La gestion des dépenses suit quatre étapes, de l’engagement de la dépense à son inscription dans les comptes.
- Saisie. Le salarié établit sa note de frais et joint son justificatif, souvent au moyen d’un modèle de note de frais ou d’un formulaire interne.
- Validation. L’employeur vérifie la demande et sa compatibilité avec la politique interne et des règles d’exonération, puis la valide ou la refuse.
- Remboursement. L’entreprise verse la somme validée au salarié, souvent avec la paie, où elle apparaît comme un élément distinct, sans cotisations.
- Comptabilisation. La comptabilité enregistre la dépense dans le compte correspondant et conserve le justificatif.
Les entreprises encadrent généralement ce circuit par une politique de frais : elle fixe les natures de frais admissibles, les plafonds et les justificatifs exigés, ce qui uniformise le traitement d’une demande à l’autre.
Combien de temps faut-il conserver les justificatifs de dépenses ?
La durée de conservation dépend du type de document. En pratique, conserver les justificatifs dix ans, durée prévue pour les pièces comptables, couvre l’ensemble des cas, y compris les contrôles URSSAF et fiscal. Cette durée s’applique à l’ensemble des dépenses traitées, quel que soit l’outil utilisé.
Qu’est-ce qui distingue une bonne gestion des dépenses ?
Une gestion des dépenses est jugée sur trois points.
- La traçabilité : chaque dépense est reliée à un justificatif et à une validation.
- La conformité : le traitement respecte la politique interne et les règles d’exonération de l’URSSAF.
- Les délais : le remboursement intervient dans un temps prévisible pour le salarié.
Un traitement manuel, par mail et tableur, remplit ces conditions pour un faible volume de demandes, mais devient difficile à tenir à mesure que le nombre de demandes augmente. Un outil de gestion des notes de frais centralise la saisie, la validation et le suivi au même endroit.
