La gestion des dépenses est le processus par lequel une entreprise traite les dépenses professionnelles engagées par ses employés, de la soumission de la demande jusqu’au remboursement et à sa comptabilisation. Elle encadre le traitement de chaque dépense par l’employé, le gestionnaire et la comptabilité.
À quoi sert la gestion des dépenses?
La gestion des dépenses sert à traiter de façon uniforme les dépenses professionnelles qu’un employé engage et se fait rembourser dans le cadre de son travail. Elle définit les étapes que suit chaque demande, de sa saisie à son paiement, ainsi que les règles qui l’encadrent.
La gestion des dépenses remplit trois fonctions. Elle établit ce que l’entreprise rembourse et à qui. Elle fournit à la comptabilité des données rattachées à une preuve et à une politique interne. Elle maintient une piste vérifiable en cas de contrôle de l’Agence du revenu du Canada ou de Revenu Québec.
La gestion des dépenses se distingue de la note de frais. La note de frais est le document par lequel un employé demande un remboursement. La gestion des dépenses est le processus qui reçoit ce document, le valide, le paie et l’enregistre.
Quelles sont les étapes de la gestion des dépenses?
La gestion des dépenses suit quatre étapes, de l’engagement de la dépense à son inscription dans les comptes.
- Soumission. L’employé saisit la dépense et joint sa pièce justificative, souvent au moyen d’un modèle de rapport de dépenses ou d’un formulaire interne.
- Approbation. Le gestionnaire vérifie la dépense et sa compatibilité avec la politique de l’entreprise, puis l’approuve ou la refuse. Une somme élevée passe parfois par un second niveau de validation.
- Remboursement. L’entreprise verse la somme approuvée à l’employé, souvent avec la paie.
- Comptabilisation. La comptabilité rattache la dépense au bon compte et conserve la pièce justificative.
Les entreprises encadrent généralement ce cycle par une politique de dépenses : elle fixe les catégories admissibles, les plafonds et les pièces exigées, ce qui uniformise le traitement d’une demande à l’autre.
Combien de temps faut-il conserver les pièces justificatives?
Les notes de frais et leurs pièces justificatives se conservent six ans. Ce délai court à partir de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle elles se rapportent. Cette règle relève de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec et s’applique à l’ensemble des dépenses traitées, quel que soit l’outil utilisé.
Qu’est-ce qui distingue une bonne gestion des dépenses?
Une gestion des dépenses est jugée sur trois points.
- La traçabilité : chaque dépense est reliée à une pièce justificative et à une approbation.
- La conformité : le traitement respecte la politique interne et les règles fiscales applicables.
- Les délais : le remboursement intervient dans un temps prévisible pour l’employé.
Un traitement manuel, par courriel et Excel, remplit ces conditions pour un faible volume de demandes, mais devient difficile à maintenir à mesure que le nombre de demandes augmente. Un outil de gestion des dépenses centralise la soumission, l’approbation et le suivi au même endroit.
