Les frais de déplacement sont les dépenses qu’un employé engage lorsqu’il se déplace dans le cadre de son travail. Ils incluent différents types de dépenses, du transport aux repas, ayant chacun leurs propres règles de remboursement.
Qu’est-ce qui compte comme frais de déplacement?
Une dépense est rattachée aux frais de déplacement lorsqu’elle découle directement d’un déplacement professionnel. Les dépenses les plus courantes sont les suivants :
- Le transport en commun ou privé : billets, taxi, location de véhicule, stationnement et péages.
- Le kilométrage, lorsque l’employé utilise son véhicule personnel. Ce poste suit un taux distinct, calculé selon la distance parcourue.
- L’hébergement, soit la nuitée à l’hôtel lorsque le déplacement empêche l’employé de rentrer chez lui.
- Les repas pris pendant le déplacement, remboursés au montant réel ou selon un forfait.
Chaque dépense doit être appuyée par une pièce justificative, comme pour toute note de frais : une facture, un reçu détaillé ou un billet de transport.
Un outil de gestion des dépenses regroupe ces postes dans un seul endroit et rattache chaque reçu à la demande de remboursement.
Un remboursement de frais de déplacement est-il imposable?
En règle générale, le remboursement des frais de déplacement n’est pas imposable. L’employé récupère une somme qu’il avait avancée pour son travail; il ne s’agit pas d’un revenu. Ce montant n’apparaît donc pas sur son feuillet T4.
Le traitement fiscal dépend toutefois de la forme du versement. Il suppose d’abord que l’employeur exige le déplacement dans le cadre des fonctions de l’employé; à défaut, la somme versée est imposable. Un remboursement, versé sur présentation des pièces justificatives, n’est pas imposable tant qu’il couvre une dépense réelle liée au travail. Une allocation, c’est-à-dire un montant versé sans que l’employé ait à rendre compte de son utilisation poste par poste, suit une règle plus stricte : selon l’Agence du revenu du Canada, elle n’est pas imposable seulement si elle est considérée raisonnable. Pour l’utilisation d’un véhicule, une allocation est considérée comme raisonnable lorsqu’elle est calculée uniquement en fonction du kilométrage parcouru. Une allocation fixe ou forfaitaire, qui ne repose pas sur cette base, est ajoutée en totalité au revenu de l’employé et déclarée sur son feuillet T4.
Combien de temps faut-il conserver les justificatifs de frais de déplacement?
Du côté de l’entreprise, les demandes de remboursement et leurs pièces justificatives se conservent six ans. Ce délai court à partir de la fin de la dernière année d’imposition visée. Cette règle relève de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec.
