Une dépense d’entreprise est un coût qu’une entreprise engage pour gagner un revenu : achat de fournitures, loyer commercial, déplacement d’affaires ou part des frais d’un véhicule. Elle peut être déduite du revenu imposable de l’entreprise si elle est raisonnable et liée aux activités. L’Agence du revenu du Canada la distingue de la dépense personnelle, qui n’est jamais déductible.
Qu’est-ce qu’une dépense d’entreprise?
Une dépense d’entreprise est un coût engagé pour gagner un revenu d’entreprise. Cela inclut les achats ponctuels comme les outils de travail et les charges récurrentes comme le loyer.
Pour être déductible, une dépense doit remplir deux conditions. Elle doit servir à gagner un revenu plutôt qu’à un usage personnel et elle doit rester raisonnable par rapport aux activités de l’entreprise.
Quand une dépense sert à la fois au travail et à la vie personnelle, seule la portion d’affaires est déductible. Par exemple, un téléphone mobile utilisé à moitié pour le travail donne droit à la moitié du montant.
Dépenses d’entreprise et dépenses d’emploi ne sont pas la même chose. La dépense d’entreprise est engagée par une entreprise ou un travailleur autonome pour son activité. La dépense d’emploi est payée par un salarié pour occuper son poste, et le salarié peut la déduire à des conditions plus strictes, expliquées plus bas.
Quels sont des exemples de dépenses d’entreprise?
Voici les dépenses que la plupart des entreprises engagent et peuvent déduire, en tout ou en partie :
- Salaires, avantages sociaux et cotisations d’employeur
- Loyer commercial, électricité, chauffage et internet
- Fournitures et petit équipement
- Publicité et marketing
- Assurances liées à l’entreprise
- Frais comptables, juridiques et bancaires
- Frais de véhicule, pour la portion utilisée à des fins d’affaires
- Déplacements d’affaires : transport, hébergement et repas
- Abonnements aux logiciels utilisés dans vos opérations
Quels types de dépenses une entreprise peut-elle déduire?
Il existe deux catégories de dépenses déductibles, selon la durée de leur utilité.
Les dépenses courantes servent au fonctionnement d’une seule année : salaires, loyer, fournitures, assurances, publicité ou frais de bureau. L’entreprise les déduit en entier dans l’année où elle les engage.
Les dépenses en capital servent à acquérir un bien durable, comme du matériel ou un véhicule. L’entreprise ne les déduit pas d’un coup : elle en réclame une partie chaque année, au moyen de la déduction pour amortissement.
Certaines dépenses ont leur propre plafond. Les frais de repas et de représentation sont généralement déductibles à 50 % seulement. Ce 50 % se calcule sur le plus petit des deux montants suivants : la somme réellement payée, ou un montant raisonnable dans les circonstances. Quelques cas échappent à la limite, notamment les repas facturés à un client et ceux offerts lors d’un événement destiné à l’ensemble du personnel.
Une dépense d’entreprise est-elle imposable pour l’employé qui la paie?
Non. Un remboursement de dépense n’est pas imposable pour l’employé, tant qu’il correspond à une dépense réelle engagée pour le travail.
Pour l’entreprise, la dépense n’est pas un revenu : elle réduit le bénéfice imposable. Pour l’employé, tout dépend de la façon dont l’argent lui revient.
Un employé qui paie une dépense de travail et que l’employeur rembourse ne reçoit pas un salaire additionnel. Le remboursement n’entre pas dans son revenu et n’apparaît ni sur son feuillet T4, le relevé fédéral, ni sur son relevé 1, l’équivalent produit pour Revenu Québec. Un remboursement qui dépasse la dépense réelle, ou qui couvre un achat personnel, s’ajoute au revenu imposable. Le remboursement passe généralement par le compte de dépenses de l’employé.
Combien de temps faut-il conserver les pièces justificatives?
Une entreprise doit conserver ses registres comptables et ses pièces justificatives pendant six ans après la fin de l’année d’imposition visée. L’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec peuvent réclamer ces documents pendant tout ce délai.
Un reçu ou une facture doit montrer la date, le montant, le fournisseur et la nature de l’achat. Un relevé de carte de crédit seul ne suffit généralement pas. Un logiciel de gestion des dépenses regroupe les reçus des employés au fil des demandes, chaque montant approuvé restant rattaché à sa pièce justificative.
