Modèle de rapport de dépenses
Ce modèle gratuit de rapport de dépenses aide les employés et les gestionnaires à consigner, soumettre et approuver les dépenses d’entreprise dans Excel. Il comprend une section pour la période visée, les coordonnées de l’employé et du gestionnaire, et un tableau détaillé avec des totaux par catégorie et un total général calculés automatiquement. Chaque ligne couvre les catégories de dépenses les plus courantes : repas, fournitures, stationnement, essence et autres. Vous n’avez qu’à inscrire vos montants et les totaux se mettent à jour. Un onglet « Mode d’emploi » vous guide à travers chaque section. Parfait pour les PME qui veulent uniformiser la gestion des notes de frais sans outil dédié.
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Qu’est-ce qu’un rapport de dépenses?
Un rapport de dépenses (ou compte de dépenses) est un document qu’un employé remplit pour consigner les dépenses engagées dans le cadre de son travail et en demander le remboursement. On y retrouve habituellement la date, une courte description de chaque dépense, le montant et la catégorie (repas, hébergement, transport, etc.). La plupart des employeurs exigent une pièce justificative pour chaque ligne. Le rapport de dépenses permet à l’entreprise de suivre les dépenses, de respecter son budget et de conserver des traces claires pour la comptabilité et les impôts.
Que doit contenir un rapport de dépenses?
Tout rapport de dépenses devrait inclure la période visée, le nom et le département de l’employé, ainsi que le gestionnaire qui l’approuvera. Pour chaque dépense, inscrivez la date, une brève description et le montant. Joignez le reçu correspondant à chaque ligne. La plupart des entreprises exigent aussi une signature de l’employé et du gestionnaire avant de traiter le remboursement.
Quelles catégories inclure dans un rapport de dépenses?
Les catégories les plus courantes sont le kilométrage et le transport, le stationnement, les fournitures et l’équipement, les repas (formation, événements ou déplacements), les uniformes et l’hébergement pour les postes avec déplacements. Les bonnes catégories dépendent de votre industrie et de votre politique interne. Ce modèle couvre cinq catégories largement utilisées : repas, fournitures, stationnement, essence et autre. Si une dépense ne correspond à aucune, utilisez la catégorie la plus proche et ajoutez une note dans la description.
Comment fonctionne le remboursement des dépenses?
Le processus typique comporte trois étapes :
- L’employé remplit le rapport de dépenses et joint ses reçus.
- Le gestionnaire examine et approuve la soumission.
- L’équipe des finances ou la comptabilité traitent le remboursement au prochain cycle de paie.
Les délais varient, mais la plupart des PME visent un remboursement dans les deux à quatre semaines.
Quelle est la différence entre un rapport de dépenses et un formulaire de remboursement?
Un rapport de dépenses est un document plus complet qui regroupe plusieurs dépenses d’entreprise sur une période donnée (souvent une semaine ou un mois), les classe par catégorie et sert à des fins comptables et fiscales. Un formulaire de remboursement est généralement plus simple et transactionnel : il sert à demander le remboursement de dépenses précises, souvent avec les reçus joints. Certaines entreprises utilisent les deux termes de façon interchangeable.
L’employeur est-il obligé de rembourser les dépenses d’un employé?
Au Canada, les employeurs ne peuvent généralement pas transférer les frais d’exploitation aux employés, mais les règles varient selon la province. En pratique, la plupart des employeurs remboursent les dépenses légitimes liées au travail pour rester conformes et maintenir l’engagement de leurs équipes. Une politique claire de remboursement dans le manuel de l’employé aide à éviter les malentendus.
Dans quel délai un employeur doit-il rembourser un employé?
La plupart des employeurs remboursent les dépenses au prochain cycle de paie, soit un délai typique de 2 à 4 semaines. Certaines provinces imposent des délais précis, tandis que d’autres laissent la question à la politique interne. Pour éviter les litiges et garder vos employés engagés, établissez un délai de remboursement clair dans votre manuel d’employé et respectez-le.
Les remboursements de dépenses sont-ils imposables?
En règle générale, non, à condition que le remboursement vise des dépenses d’entreprise légitimes et que l’employé fournisse les pièces justificatives appropriées. L’Agence du revenu du Canada considère ces remboursements comme non imposables lorsqu’ils respectent les critères d’un régime de remboursement raisonnable. Si les reçus ne sont pas exigés ou si les dépenses ne sont pas clairement liées au travail, le montant peut être traité comme un revenu imposable, d’où l’importance d’une politique claire et d’une documentation adéquate.
Comment simplifier la gestion des notes de frais dans votre équipe?
Un modèle comme celui-ci est un bon point de départ pour uniformiser la façon dont votre équipe soumet ses dépenses. Mais pour les PME avec des équipes sur le terrain ou à horaires variables, les tableurs deviennent vite difficiles à suivre, surtout quand les employés travaillent sur plusieurs sites ou en quarts rotatifs.
Un logiciel de gestion des dépenses permet aux employés de soumettre leurs dépenses directement depuis leur téléphone, de joindre la photo du reçu sur le coup, et offre aux gestionnaires un seul endroit pour tout examiner et approuver. Ça réduit la paperasse, accélère les remboursements et garde les dossiers en ordre, même quand votre équipe est répartie entre plusieurs sites et horaires.
