Les 13 principaux avantages d’un logiciel pour la gestion des plannings de travail

Par exemple, un logiciel de gestion des plannings de travail vous permet de consulter toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit et de communiquer rapidement avec vos salariés par messagerie instantanée.

Avec un logiciel simple et convivial, la création des plannings devient un jeu d’enfant.

Cet article aborde ces 13 avantages clés d’un logiciel pour la gestion des plannings de travail :

1. Un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle;
2. Une meilleure communication;
3. Des informations centralisées;
4. Un suivi transparent du temps de travail;
5. Une réduction des retards et de l’absentéisme;
6. Une élimination des conflits de plannings;
7. Une augmentation de la satisfaction des salariés;
8. Une plus grande facilité à trouver des remplaçants;
9. Pas d’oublis;
10. Une réduction des coûts du travail;
11. Un gain de temps;
12. Une répartition plus équitable des heures de travail;
13. Une réduction des coûts.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des plannings ?

Un logiciel pour la gestion des plannings de travail fait référence à une solution qui centralise les processus de planification du personnel, tels que la création des plannings des salariés, le suivi des heures travaillées et les communications avec les employés.

Simplifier la création des plannings de vos salariés vous aidera à gérer votre entreprise de façon plus fluide.

Les problèmes les plus fréquents reliés aux plannings de travail

Si vous disposez actuellement d’un système de planification des plannings à la main, vous avez probablement rencontré un ou plusieurs de ces problèmes. Voici quelques-uns des problèmes les plus courants liés à la création des plannings qu’un logiciel de gestion des plannings permet d’atténuer.

• La pénurie de main-d’œuvre rend difficile la couverture de toutes les plages horaires de travail.
• La planification de trop de personnel a des répercussions sur la satisfaction au travail et les performances des salariés.
• Les absences de dernière minute et les salariés qui ne se présentent pas peuvent avoir des conséquences néfastes.
• Le roulement du personnel a un effet sur la satisfaction de la clientèle et la réputation de votre entreprise.
• Les congés maladies sont inévitables et nécessitent une planification rapide.
• Les heures supplémentaires peuvent entraîner une augmentation des coûts du travail et une baisse du moral des salariés.
• Une répartition inégale des plages horaires de travail peut nuire au moral des salariés.

S’il est vrai que les problèmes de planification sont inévitables, la plupart des problèmes ci-dessus peuvent être considérablement réduits en utilisant un logiciel de gestion des plannings pour planifier les pages horaires de travail.

Les 13 avantages d’un logiciel de gestion des plannings de travail

Sans plus attendre, voici les principaux avantages d’un logiciel de gestion des plannings pour votre équipe et votre entreprise.

1. Un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle

L’utilisation d’un logiciel pour la gestion des plannings de travail vous permet d’offrir beaucoup plus de flexibilité à vos salariés, par exemple en proposant des plannings rotatifs. Les salariés peuvent utiliser le logiciel pour modifier leurs préférences en fonction du nombre d’heures qu’ils souhaitent travailler.

Les étudiants peuvent modifier leurs disponibilités en fonction de leurs besoins : ces changements apparaissent ensuite dans le planificateur après approbation, ce qui réduit le risque d’erreurs ou de conflits lors de l’attribution des plages horaires de travail. Vous pouvez également permettre à vos salariés d’échanger des plages horaires de travail à l’aide du logiciel.

Les outils de gestion des salariés vous aident à séparer le travail de la vie privée, car ils éliminent la nécessité de communiquer via Facebook Messenger ou d’autres canaux personnels.

2. Une meilleure communication

La plupart des logiciels de gestion des plannings de travail vous permettent de discuter en privé avec vos salariés (comme vous le feriez avec Facebook Messenger). L’époque où l’on contactait les salariés par SMS, appels, mails ou messages Facebook est révolue. La communication peut désormais se faire entièrement dans un cadre professionnel.

Certains logiciels de création des plannings vous offrent également la possibilité de publier des messages pour toute l’équipe, ce qui vous permet de transmettre rapidement des informations essentielles et de vous assurer que tout le monde les a vues grâce à la notification de lecture. ✅

3. Des informations centralisées

Pour créer un planning approprié, de nombreuses variables doivent être prises en compte : la disponibilité du personnel (que vous pouvez collecter à l’aide d’un formulaire de disponibilité), les demandes de congés, les pauses, l’ancienneté, etc.

C’est un véritable casse-tête.

C’est pour cette raison que les outils spécialisés de gestion des plannings brillent vraiment. Ils vous permettent d’accéder à toutes ces informations en un seul endroit.

4. Un suivi transparent du temps de travail

De nombreux logiciels pour la gestion des plannings proposent également un système de pointeuse, qui vous permet de suivre le temps de travail de vos salariés.

Comment cela fonctionne ? Les salariés pointent en ligne et le logiciel garde la trace de toutes les entrées et sorties, incluant les pauses.

Le système de pointeuse étant connecté au logiciel, tout écart entre les plages horaires de travail planifiées et les heures travaillées sera clairement visible, ce qui accélère l’identification des erreurs et l’approbation des feuilles de temps. Vous pourrez également repérer les absences à partir de votre tableau de bord.

5. Une réduction des retards et de l’absentéisme

Aucun salarié ne devrait recevoir son planning la veille, mais c’est encore le cas dans de nombreuses entreprises. Informer votre équipe des plannings à la dernière minute peut causer de nombreux problèmes au sein d’une entreprise, comme les retards, l’absentéisme et l’insatisfaction du personnel.

Avec le bon logiciel de création des plannings, votre équipe est informée instantanément de toute modification au planning. Vous n’aurez plus à vous assurer qu’ils ont bien vu la dernière version que vous leur avez envoyée : le tout sera fait automatiquement.

De plus, en reliant le planning à un système de pointage, certains logiciels vous permettent même d’envoyer des alertes aux salariés qui oublient de se présenter au début de leur plage horaire de travail.

6. Une élimination des conflits de plannings

Le meilleur logiciel de gestion de plannings vous avertit des conflits de plannings dès qu’ils apparaissent au cours de votre planification. Cela permet de vous assurer que les salariés ne sont pas prévus de venir travailler lors d’une plage horaire alors qu’ils sont en congé, par exemple.

Si vous gérez une équipe d’une grande taille ou encore plusieurs succursales en même temps, le logiciel vous permettra d’économiser de l’aspirine. 😅

Par exemple, vous recevrez une notification si un salarié a des plages horaires de travail qui se chevauchent ou s’il est censé travailler à deux succursales différentes au même moment, ce qui vous permettra de réaffecter l’une des plages horaires à temps.

7. Une augmentation de la satisfaction des salariés

De la flexibilité de la part du manager, une bonne communication et des outils modernes sont d’excellents moyens d’améliorer la satisfaction des salariés.

Or, le respect des contraintes est l’un des principaux éléments de la satisfaction au travail des salariés : disponibilités, heures de travail minimales et maximales, demandes de congés, etc. Des erreurs récurrentes de la part des managers entraînent souvent de la frustration, et ce, avec raison.

Un logiciel de gestion des plannings de travail résout ce problème en centralisant toutes les informations pertinentes.

En répondant de manière appropriée aux besoins de vos salariés, vous pouvez également réduire votre taux de roulement du personnel.

8. Une plus grande facilité à trouver des remplaçants

Lorsqu’un salarié est absent, vous devez trouver un remplaçant. Comment procédez-vous ? Il y a de fortes chances que vous vous rabattiez sur la bonne vieille méthode du téléphone. Vous appelez tous les salariés disponibles, les uns après les autres, en espérant que quelqu’un vous tendra la main.

Mais n’est-ce pas pénible ?

Avec un logiciel de gestion des plannings, vous pouvez simplement informer tous les salariés qualifiés disponibles et confier la plage horaire de travail à la première personne qui se porte volontaire et qui possède l’expérience ou le poste adéquat, ou à toute autre personne de votre choix. C’est simple et efficace.

9. Pas d’oublis

Le cerveau humain est loin d’être infaillible. Il est normal d’oublier de temps en temps les demandes des salariés. Peut-être vous l’ont-ils fait une demande pendant que vous étiez occupé, l’ont-ils griffonnée sur un bout de papier (aujourd’hui perdu) ou ont-ils demandé des échanges de plages horaires par texto (aujourd’hui disparu).

D’où l’importance d’informatiser et de centraliser des processus qui sont autrement manuels.

Certains logiciels disposent également de fonctions qui limitent les oublis. Par exemple, ils peuvent vous permettre de programmer des rappels pour vos salariés afin qu’ils reçoivent une notification quelques heures ou quelques minutes avant le début de leur plage horaire de travail. Cette fonction est d’autant plus utile lorsque les plannings sont susceptibles de changer.

10. Une réduction des coûts du travail

Les logiciels de gestion des plannings vous permettent de générer toutes sortes de rapports pour contrôler vos coûts du travail, l’absentéisme et d’autres variables pertinentes.

Vous pouvez ainsi facilement visualiser l’impact de vos plannings sur les coûts du travail, ce qui est d’autant plus important dans les secteurs où les marges de profit sont minces.

11. Un gain de temps

La plupart des logiciels permettent d’automatiser certaines tâches de gestion des plannings et de suivi des heures de travail.

Par exemple, le logiciel Agendrix vous permet de programmer des pauses automatiques et de créer des gabarits de plages horaires de travail pour vous aider à créer facilement de nouveaux plannings. Vous pouvez également mettre en place des plages horaires de travail récurrents pour simplifier les rotations de plannings prévues.

De plus, utiliser un système de pointeuse en ligne vous permet de contrôler étroitement le temps de travail de votre équipe, ce qui vous évite de devoir le faire manuellement.

12. Une répartition plus équitable des heures de travail

Les logiciels spécialisés offrent différents affichages (hebdomadaires ou mensuels, par exemple) qui vous permettent de voir d’un coup d’œil le nombre d’heures travaillées par chacun de vos salariés. Cela vous permet également de générer des rapports indiquant si le travail est bien réparti au sein de votre équipe.

Vous pouvez choisir d’assigner les plages horaires de travail non attribués en fonction de l’ancienneté ou selon le principe du premier arrivé, premier servi.

13. Une réduction des coûts

Un logiciel de gestion des plannings est rapidement rentabilisé. Pensez à tout le temps que vous gagnerez, à toutes les erreurs que vous éviterez et à tous les salariés que vous garderez heureux. Voyez nos témoignages de clients pour en savoir plus.

Les fonctionnalités du meilleur logiciel de gestion des plannings

Les fonctionnalités courantes d’un logiciel de gestion de plannings tel qu’Agendrix sont les suivantes :

• Création, gestion et partage de plannings en ligne;
• Feuilles de temps automatisées;
• Pointeuse en ligne, mobile et géolocalisée, gérée via un ordinateur ou une ligne téléphonique fixe;
• Outils de gestion des congés, des disponibilités, des échanges de plages horaires, des remplacements;
• Fonctionnalités RH supplémentaires pour simplifier l’onboarding des salariés, les sondages de satisfaction et la reconnaissance des salariés;
• Un système de messagerie instantanée professionnelle;
• Un tableau de bord contenant toutes les informations dont vous avez besoin pour agir maintenant.

Vous avez besoin de conseils supplémentaires ? Consultez notre guide : Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des plannings en ligne.

Pourquoi ne pas utiliser Excel pour créer et gérer les plannings ?

Il y a de multiples raisons de ne pas le faire : les feuilles de calcul Excel sont difficiles à partager avec votre équipe, les changements ne sont pas automatiquement appliqués à toutes les copies, les erreurs sont beaucoup plus probables, etc.

Pour plus de détails, nous vous encourageons à lire l’article suivant : 5 raisons de ne pas utiliser Excel pour gérer vos plannings.

Le mot de la fin

Comme nous l’avons vu, l’utilisation d’un logiciel de gestion de plannings présente de nombreux avantages, tant pour vous que pour vos salariés.

Ce type d’outil sera un allié précieux pour vous en tant que manager. Il vous rendra plus efficace et vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel. Ne plus avoir à constamment vous soucier de vos plannings vous permettra de passer plus de temps avec votre équipe et vos clients.