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Gestion d'entreprise

13 avantages d’utiliser un logiciel de planning de travail

Par Véronique Forest 17 février 2021

« Pourquoi est-ce que je devrais utiliser un logiciel de gestion de planning de travail, mon fichier Excel fonctionne bien », me direz-vous?


Pour une multitude de raisons, mais par-dessus tout, parce qu’Excel n’a jamais été conçu pour gérer les plannings de vos salariés.

Il ne permet pas de visualiser toute l’information dont vous avez besoin à un seul endroit. Et surtout, il ne permet pas de communiquer rapidement avec vos salariés.

Avec un logiciel simple et facile d’utilisation, la gestion des plannings n’est plus une tâche lourde et fastidieuse. Il y a une panoplie d’avantages à utiliser un outil conçu pour cette tâche.

1. Offrir un meilleur équilibre vie personnelle/vie professionnelle

Les logiciels de gestion de planning permettent d’offrir beaucoup plus de flexibilité à vos salariés. Ces derniers peuvent l’utiliser pour vous transmettre leurs disponibilités et préciser le nombre d’heures minimum et maximum qu’ils souhaitent travailler.

Les étudiants peuvent donc changer leurs disponibilités pendant leurs périodes d’examen, par exemple. Vous les verrez apparaître directement dans le planificateur. Selon vos préférences, vous pouvez aussi permettre à vos employés de s’échanger des plages horaires entre eux.

Le logiciel permet aussi de tracer une ligne plus claire entre la vie privée et la vie professionnelle. Plus de raison d’utiliser Facebook afin de communiquer.

2. Améliorer la communication

La plupart des logiciels de gestion de planning permettent de discuter avec vos salariés dans des conversations privées (semblables à Facebook Messenger). Fini l’époque où vous deviez contacter vos salariés par SMS, appels, emails, messages Facebook, etc. Les communications se font directement dans un environnement professionnel.

Les logiciels de gestion de personnel offrent souvent la possibilité de publier des messages à votre équipe. Vous pouvez donc communiquer de l’information importante rapidement et vous assurer que tout le monde en a pris connaissance en activant la confirmation de lecture. ✅

3. Centraliser les informations

Afin d’arriver à créer un bon planning, il y a une multitude de contraintes à prendre en compte : disponibilités des salariés, demandes de congé, pauses, coût de main-d’œuvre, achalandage et j’en passe.

Un vrai casse-tête.

C’est là que les logiciels spécialisés deviennent vraiment utiles. Ils permettent de regrouper tout ce dont vous avez besoin à un seul endroit.

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Simplifiez la gestion
des plannings de vos salariés.

Plannings en ligne. Pointeuse. Communication.

4. Mieux suivre le temps de travail de vos salariés

Plusieurs logiciels de gestion de planning proposent aussi un système de pointage afin de suivre le temps de travail de vos salariés.

Comment ça marche? Vos employés pointent leur temps à l’aide de la pointeuse en ligne et le logiciel garde un registre de toutes les entrées et les sorties.

Comme la pointeuse est connectée avec votre planning, il est facile de voir les écarts entre les heures planifiées et celles travaillées. Ainsi, vous pouvez voir les anomalies plus facilement et approuver les feuilles de présence plus rapidement.

5. Limiter les retards et l’absentéisme

Aucun salarié ne devrait recevoir son planning la veille d’une plage horaire. Pourtant, c’est ce qui se passe dans beaucoup de milieux. Envoyer le planning à la dernière minute peut causer plusieurs problèmes dans une organisation : retards, absentéisme, insatisfaction des salariés, etc.

Avec un bon logiciel, vos salariés sont systématiquement avisés lorsqu’il y a des changements dans leur emploi du temps. Vous n’aurez plus jamais à vérifier s’ils ont bien vu la dernière version que vous avez envoyée.

En utilisant aussi une pointeuse connectée à votre planning, certains logiciels permettent même d’alerter les salariés lorsqu’ils n’ont pas encore pointé et que leur plage horaire a débuté.

6. Éviter les conflits d’horaire

Les meilleurs logiciels vous indiquent les conflits d’horaire lorsque vous faites votre planification. Vous vous assurez donc de ne jamais mettre à l’horaire un salarié alors que vous avez déjà accepté sa demande de congé, par exemple.

Si vous gérez une grosse équipe et/ou plusieurs succursales à la fois, un logiciel de gestion de planning vous évitera bien des maux de tête.

Par exemple, vous verrez apparaître une alerte si un salarié est mis à l’horaire dans deux fonctions ou deux succursales différentes simultanément. Ainsi, vous serez en mesure de rectifier le tir et de réassigner une des plages horaires à une autre personne de votre équipe.

7. Améliorer la satisfaction de vos salariés

Plus de flexibilité de la part de son employeur, une meilleure communication et l’utilisation d’outils modernes sont tous des facteurs qui contribuent à la satisfaction des salariés.

L’aspect le plus important est surtout de respecter les contraintes de vos employés : disponibilités, nombre d’heures de travail maximum et minimum, demande de congés, etc. Les erreurs récurrentes dans les plannings de travail finissent souvent par créer de la frustration.

Les logiciels de gestion de planning répondent à cette problématique en centralisant toutes les informations dont vous avez besoin à un seul endroit.

En répondant mieux aux besoins de vos salariés, vous minimiserez votre taux de roulement.

8. Trouver des remplaçants facilement

Un salarié ne peut pas venir travailler, vous devez trouver un remplaçant. Comment faites-vous? Il y a de fortes chances que vous utilisiez la bonne vieille méthode : le téléphone. Vous appelez tous les salariés qui pourraient être disponibles l’un après l’autre en espérant que l’un d’eux puisse vous dépanner.

Le bémol dans tout ça? Cette méthode est laborieuse.

Avec un logiciel de gestion de planning, vous auriez simplement pu envoyer une notification à tous vos salariés disponibles et qualifiés. Vous l’auriez assigné à l’employé de votre choix ou à celui qui vous aurait répondu en premier. Simple et efficace.

9. Éliminer les oublis

Le cerveau humain n’est pas infaillible. C’est donc normal que vous oubliez parfois les demandes de vos salariés : un congé demandé rapidement pendant que vous étiez occupé à autre chose, des disponibilités griffonnées sur un bout de papier, une demande d’échange de plage horaire reçu par SMS, etc.

De là l’importance de numériser et centraliser les demandes.

Certains logiciels proposent aussi des fonctionnalités pour réduire les oublis. Par exemple, vous pouvez configurer des rappels pour vos employés. Ainsi, ils reçoivent une notification quelques heures ou quelques minutes avant le début de leur plage horaire. Cette fonction est très pratique lorsque les plannings changent beaucoup!

10. Réduire le coût de main-d’œuvre

Les logiciels de gestion de planning vous permettent de créer toute sorte de rapports afin de suivre les coûts de main-d’œuvre et les statistiques sur l’absentéisme, par exemple.

Vous pouvez facilement visualiser l’impact (en euros) de vos horaires sur les coûts de main-d'œuvre. Dans les industries où les marges de profits ne sont pas très grandes, il est important de porter une attention particulière à cet enjeu.

11. Gagner du temps

La plupart des logiciels offrent des fonctionnalités qui vous aident à automatiser certaines tâches liées à la gestion de planning et au suivi des heures de travail de vos salariés.

Par exemple, le planificateur permet de configurer des pauses automatiques et de créer des gabarits de plage horaire. Vous pouvez aussi créer des plages horaires récurrentes afin de faciliter les rotations de plannings, par exemple.

Beaucoup de logiciels proposent des pointeuses en ligne qui permettent de suivre de près les heures de travail de votre équipe. Vous n’avez donc plus à retranscrire leurs heures à la main.

12. Distribuer les heures de travail de manière plus équitable

Les différentes vues proposées par les logiciels (par semaine, par mois) vous aident à voir rapidement le total des heures de travail de chacun de vos salariés. Ainsi, vous voyez rapidement si les heures sont bien distribuées entre les membres de votre équipe.

En bonus, vous pouvez générer des rapports pour vous assurer que les heures de travail sont bien réparties.

À votre guise, vous pouvez décider de distribuer les plages horaires à combler selon l’ancienneté ou en mode premier arrivé, premier servi, par exemple.

13. Économiser de l’argent

Les logiciels de gestion de planning se rentabilisent rapidement. Pensez à tout le temps gagné, aux erreurs évitées et à la rétention des salariés améliorée. Constatez-le vous-même en consultant ces témoignages.

De plus, en utilisant une pointeuse en ligne, les heures de travail de vos salariés sont plus faciles à suivre et nécessitent moins de vérification manuelle de votre part.

Une gestion qui rend zen

Comme vous avez pu le constater, il y a des tonnes d’avantages à utiliser un logiciel de gestion de planning de travail, autant pour vous que pour vos salariés.

En tant que manager, un outil de gestion des plannings vous sera vraiment précieux. Il vous permettra d’être plus efficace et de vous concentrer sur des tâches encore plus importantes. Vous pourrez passer plus de temps auprès de vos salariés et de vos clients plutôt que de vous casser la tête et perdre du temps à gérer vos plannings.

Foire aux questions

À qui s’adressent les logiciels de gestion de planning de travail?

Peu importe l’industrie dans laquelle vous œuvrez, si vous avez une équipe de plus de 5 salariés et que vous devez jongler avec des heures variables (jour, soir, weekend), un logiciel de gestion de planning de travail serait probablement bénéfique pour votre organisation.

Est-ce que les logiciels de gestion de planning sont simples d’utilisation?

Un bon logiciel de gestion de planning devrait être simple d’utilisation. Ainsi, tous vos salariés, peu importe leur aisance avec la technologie, devraient être en mesure de l’utiliser.

Comment choisir le bon logiciel?

Afin de choisir le bon logiciel, il est nécessaire de commencer par évaluer vos besoins et votre budget. Une fois que vous aurez établi ce qui est le plus important pour vous, vous pourrez commencer à comparer des logiciels.

La plupart des entreprises proposent un essai gratuit. Profitez-en pour en tester plusieurs.

Si vous hésitez encore, il existe aussi des outils gratuits qui peuvent vous aider dans votre gestion de planning.

Quels types de fonctionnalités peut-on retrouver dans un logiciel de gestion de planning de travail?

Les logiciels de gestion de planning de travail proposent souvent les fonctionnalités suivantes :

  • Création, gestion et envoi des plannings en ligne;
  • Automatisation du remplissage des feuilles de présence;
  • Pointeuse Web, mobile, géolocalisée, par ordinateur ou par ligne téléphonique fixe;
  • Outil de gestion des congés, disponibilités, échanges de plage horaire et remplacements;
  • Système professionnel de messagerie instantanée.

Pourquoi ne pas utiliser Excel pour la planification de plannings?

Pour plusieurs raisons : le fichier Excel est difficile à partager avec vos salariés, les changements ne s’envoient pas automatiquement, les risques d’erreurs sont nombreux, etc.

Je vous invite à consulter l’article suivant pour plus de détails : 5 raisons de ne pas utiliser Excel pour gérer vos horaires.


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