Comment faire une demande de congé : 11 astuces + formulaire gratuit

Qu’est-ce qu’une demande de congé ?

Une demande de congé est une demande plus ou moins formelle faite par un salarié pour obtenir l’autorisation de prendre un certain nombre d’heures ou de jours de congé. Les demandes de congé comprennent généralement le motif de la demande et la durée du congé demandé par l’employé (qu’il s’agisse d’un congé payé ou non payé).

Les employeurs ne sont pas tenus d’accepter les demandes de congé, bien que beaucoup s’efforcent d’accorder le congé demandé par l’employé, à condition que cela n’entrave pas les activités de l’entreprise.

L’octroi de congés profite aux salariés à bien des égards, comme la productivité et la satisfaction au travail. Cela aide également à prévenir l’épuisement professionnel dans les secteurs où les salariés sont surmenés, comme la santé et les soins à domicile.

De nombreuses organisations comme les chaînes de vente au détail et les bureaux et centres d’appels ont une politique interne claire et un processus formel pour demander un congé, comme exiger des employés qu’ils remplissent un formulaire officiel de demande de congé.

 

Raisons de demander un congé

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles un salarié peut avoir besoin de demander un congé :

• Besoins personnels;
• Décès dans la famille;
• Journée pour prendre soin de sa santé mentale;
• Accident ou panne de voiture;
• Vacances;
• Congé de maladie;
• Urgence familiale ou imprévue;
• Occasion spéciale comme un mariage;
• Rendez-vous chez le médecin;
• Fête religieuse;
• Déménagement.

Ces demandes peuvent provenir de vos salariés de manière irrégulière, au compte-gouttes ou toutes en même temps, ce qui peut rendre le traitement des demandes de congés particulièrement délicat.

Les congés payés par rapport aux congés non payés

Lorsqu’un salarié s’absente du travail, ce temps peut être rémunéré ou non, selon les circonstances et la politique de l’employeur en matière de congés.

Les congés payés sont rémunérés par l’employeur. Les congés non payés ne sont pas compensés par l’employeur.

Combien de temps à l’avance doit-on demander un congé ?

Le délai exact de préavis que vous donnerez à votre employeur dépendra souvent de la nature de la demande :

• S’il s’agit d’une urgence imprévue ou d’une panne de voiture, vous ne pourrez probablement fournir qu’un préavis très court;
• S’il y a un décès dans la famille ou si vous commencez à vous sentir surmené et que vous voulez empêcher un épuisement professionnel, vous pourrez probablement donner à votre employeur au moins deux jours de préavis à l’avance;
• Si vous avez un rendez-vous chez le médecin ou si vous déménagez, vous pourrez probablement donner un préavis d’au moins deux semaines;
• S’il s’agit d’un mariage ou d’une fête religieuse spéciale, vous pourrez peut-être donner un préavis de quelques mois.

Une bonne règle d’or consiste à présenter les demandes de congés aussi longtemps à l’avance que possible. Dès que vous connaissez les heures et les dates, demandez les congés. Cela facilitera la gestion des congés de l’équipe pour votre patron et augmentera les chances que votre demande soit acceptée.

11 conseils pour réussir sa demande de congé

1. Tâchez de connaître vos droits en tant que salarié

Avant de demander un congé, il peut être utile de savoir quels sont vos droits en tant que salarié.

En France, les salariés ont droit à des congés payés à chaque année, qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel. Apprenez-en plus sur les lois en place sur le site du Gouvernement français.

Au Canada, le Code canadien du travail décrit les droits des employés en matière de vacances, de jours fériés et de divers types de congés pour les employés salariés et les travailleurs rémunérés à l’heure.

Gardez à l’esprit que même si la loi vous garantit des congés en tant que travailleur salarié ou horaire, cela ne signifie pas que votre patron est tenu d’accorder des congés pour les jours exacts que vous demandez. Votre patron devra tenir compte du calendrier de l’entreprise et si les dates demandées tombent pendant la période de pointe.

2. Donner un préavis

Plus vous prévenez votre employeur à l’avance, plus vous avez de chances de faire approuver les dates prévues de vos vacances.

• N’oubliez pas que plusieurs personnes peuvent présenter une demande de congé pendant les mêmes heures, jours ou semaines que vous;
• Si les demandes de congé sont accordées selon le principe du premier arrivé, premier servi, vous voudriez que votre demande arrive avant les autres;
• De nombreux préavis donnent à votre équipe plus de temps pour planifier votre absence afin que les activités de l’entreprise puissent se dérouler sans heurts pendant votre congé;
• Il peut y avoir des tâches que vous pouvez faire avancer ou reculer, ou des collaborateurs qui peuvent couvrir vos tâches en récupérant quelques heures de travail supplémentaires, mais cela nécessite un peu de planification préalable.

3. Tâchez de connaître la politique de votre employeur en matière de congés

Ne présumez pas que si vous avez un motif valable de demander un congé que votre employeur vous l’accordera automatiquement. Même si votre demande est pour répondre à des besoins personnels pressants.

Lisez la politique de l’entreprise sur les congés payés et non payés, le manuel de l’employé, le contrat de travail ou le contrat syndical pour passer en revue les règles et la procédure de demande de congés et de vacances.

Si votre entreprise n’a pas de processus formel ou de politiques écrites, demandez à vos collaborateurs, à votre manager ou à un membre de l’équipe des ressources humaines de vous faire connaître la bonne procédure pour présenter une demande de congé.

4. Choisissez judicieusement le congé que vous demandez

Mis à part les situations d’urgence, vous avez plus de chances de voir votre demande de congé acceptée si votre congé a lieu pendant une période creuse pour votre équipe ou votre entreprise.

Autant que possible, évitez de faire des demandes de congé :

• Pendant la saison de fort achalandage de votre entreprise;
• Pendant les étapes critiques d’un projet;
• Si votre patron ou votre équipe sont déjà soumis à un stress extrême;
• Lorsque la personne qui doit accepter la demande est en vacances.

Si vous êtes un nouvel employé, attendez d’avoir une offre d’emploi claire avant de demander des congés de maladie ou des vacances dans le cadre de votre nouveau poste.

5. Soyez précis dans votre demande de congé

Lorsque vous demandez un congé, faites votre demande aussi précise que possible et donnez beaucoup de détails pertinents pour aider votre responsable à prendre une décision.

• Les heures ou les jours exacts où vous souhaitez vous absenter;
• La raison pour laquelle vous souhaitez prendre un congé, ainsi que des détails pertinents;
• Les mesures que vous pouvez prendre pour réduire au minimum les répercussions de votre absence.

Soyez confiant, clair et approfondi dans votre demande, sans entrer dans des détails inutiles. Dans votre premier paragraphe, indiquez clairement que vous faites une demande de congé. Décrivez ensuite les détails exacts et les raisons de la demande sous forme de puces.

6. Soyez à jour dans vos projets et livrables

La présentation d’une demande de congé alors que vous êtes déjà en retard sur le travail ne sera pas perçue de manière très positive, car cela peut amener votre responsable à craindre que vous ne soyez encore plus en retard.

Dans la mesure du possible, essayez d’être à jour sur l’ensemble de votre travail avant de présenter votre demande de congé. Si vous pouvez prendre de l’avance sur certaines tâches, c’est encore mieux. Cela montrera à votre responsable que vous faites un effort concerté de manière proactive pour vous occuper des activités professionnelles, éviter les conflits majeurs et réduire au minimum les répercussions de votre absence.

7. Soyez juste envers les autres salariés

Il arrive souvent, au cours de l’année, que de nombreuses personnes souhaitent prendre le même congé en même temps, ce qui entraîne un chevauchement des demandes de vacances non payées ou payées : période des fêtes, vacances de printemps, milieu de l’été, vacances scolaires, etc.

Ayez un bon esprit d’équipe et gardez votre équipe à l’esprit lorsque vous demandez un congé.

8. Demandez, n’informez pas

Il y a de bonnes et de mauvaises façons de demander un congé. Le fait d’informer votre patron que vous venez de réserver un voyage de dernière minute et que vous allez manquer la prochaine semaine de travail constitue une mauvaise manière.

Une bien meilleure approche ressemble plus à ceci : « Patron, j’ai des vacances qui approchent et j’aimerais emmener les enfants à Disney. La semaine du 10 octobre serait-elle un bon moment? Si c’est le cas, je présenterais une demande écrite de congé ».

Cela donne à votre patron le temps de consulter le calendrier de l’entreprise et la planification de l’horaire de l’équipe pour les réunions importantes ou les jalons d’un projet.

9. Offrez de planifier de l’aide pendant votre absence

Avant de partir, créez un plan sur la façon dont votre travail sera couvert. Assurez-vous que votre plan est clair et facile à comprendre. Assurez-vous d’y inclure des détails comme ceux-ci :

• La liste des tâches à faire, à quelle date et par qui;
• La liste des ressources pertinentes (emplacements des matériaux, liens vers des documents, coordonnées des clients, etc.);
• La liste d’instructions ou de conseils pour gérer certaines tâches.

Ces conseils vous aideront à vous assurer que les tâches prioritaires sont effectuées, ce qui réduira le stress pour vous et votre équipe.

Évitez de surcharger les autres salariés. Concentrez-vous uniquement sur les tâches prioritaires. Poussez toutes les autres tâches avant votre absence ou après votre retour, au besoin.

10. Demandez votre congé par écrit

Dans de nombreuses entreprises ayant des hiérarchies moins formelles, il est normal, voire attendu, que les employés demandent un congé à leur superviseur direct lors d’une conversation amicale. Cela dit, le fait d’avoir une preuve écrite de votre demande et de votre acceptation de congé est toujours une bonne idée. Cela vous couvrira si un conflit devait survenir plus tard.

Si la politique de votre entreprise stipule que toutes les demandes de congé doivent être effectuées au moyen d’une feuille de demande de congé, respectez la politique. Si ce n’est pas le cas, un courriel de suivi rapide à votre patron comportant les détails clés de la discussion confirmera que votre demande a été officiellement accordée. Cela permet également à votre patron de se reporter à ces détails plus tard, au besoin.

Notez que dans le cas des absences pour raisons médicales et des congés, de nombreux employeurs exigent que les salariés remplissent des formulaires sur le système RH interne de l’entreprise.

11. Dites merci

Quelles que soient les lois sur les congés qui s’appliquent à vous et à votre contrat de travail, le fait de dire merci est adéquat lorsque votre patron vous accorde des jours de congé afin que vous puissiez profiter d’un peu de temps libre. Il en va de même pour remercier les collaborateurs qui vous remplacent pendant votre absence, comme avec des high fives sur votre plate-forme de communication interne des employés.

Modèle de formulaire de demande de congé

Vous trouverez ci-dessous un modèle de formulaire de demande de congé de base dont vous pouvez vous servir pour normaliser la manière dont les salariés demandent un congé. Vous pouvez l’utiliser tel quel ou comme source d’inspiration pour créer votre propre formulaire.

Conclusion

La demande d’un congé ne doit pas forcément être stressante. Avec un peu de planification et la bonne approche, vous aurez plus de chances de faire accepter votre demande de congé. Vous pourrez également tirer le meilleur parti de votre temps libre, sachant que vous ne reviendrez pas à un patron et à des collaborateurs pleins de ressentiment.

FAQ sur les demandes de congés

Comment demander un congé poliment ?

Le fait de demander un congé poliment ne garantit pas nécessairement que votre demande de congé sera acceptée, mais selon les experts en ressources humaines, cela aide certainement.

Les 11 principaux conseils pour demander un congé :

1. Tâchez de connaître vos droits en tant que salarié avant de présenter une demande de congé afin d’éviter les malentendus ou les conflits;
2. Sachez quelle est la politique de votre entreprise concernant la demande et l’octroi de congés, ainsi que ce qui se trouve dans votre contrat syndical ou votre contrat de travail;
3. Demandez un congé le plus tôt possible;
4. Choisissez judicieusement la période visée par votre demande de congé;
5. Assurez-vous que votre demande de congé comprend tous les détails pertinents, y compris les dates précises auxquelles vous ne travaillerez pas;
6. Assurez-vous que votre travail et vos livrables sont à jour avant de demander un congé;
7. Soyez juste envers les autres salariés lorsque vous choisissez les dates de votre demande de congé;
8. Demandez un congé à votre patron; ne l’informez pas;
9. Proposez de planifier de l’aide pour couvrir votre travail pendant votre absence;
10. Demandez un congé par écrit;
11. Remerciez votre patron d’avoir accepté votre demande de congé et les collaborateurs qui vous remplacent.

Quelle est une bonne raison de demander un congé ?

Il existe de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles, en tant que salarié, vous devrez peut-être demander des vacances ou d’autres congés.

• Pour assister à une urgence familiale comme un enfant malade ou une autre urgence médicale;
• Pour s’occuper de sa propre santé physique et mentale, comme un rendez-vous chez le médecin, un jour pour santé mentale afin d’éviter l’épuisement au travail ou même un congé pour raisons médicales;
• Pour faire face à un imprévu, comme une panne de voiture, un sous-sol inondé ou un décès dans la famille;
• Pour des occasions spéciales comme une fête religieuse ou un mariage;
• Pour gérer des événements majeurs comme un déménagement ou la naissance d’un enfant.

Comment donner suite à une demande de congé ?

Parfois, une demande de congé peut être oubliée. Si vous en avez fait la demande lors d’une conversation avec votre manager pendant le déjeuner, cela lui a peut-être simplement échappé. Si vous avez envoyé la demande par courriel, elle s’est-elle entremêle au milieu d’une pile d’autres messages.

La meilleure solution consiste à envoyer un bref email de rappel pour s’assurer que la demande est vue et non oubliée.