Réduire les heures supplémentaires : nos 11 meilleurs trucs et pratiques

Heureusement, les heures supplémentaires ne sont pas inévitables. Avec les bonnes stratégies – et un bon logiciel de gestion des plannings – il est tout à fait possible de les réduire et de bâtir une culture de travail plus saine et équilibrée.

Dans cet article, nous vous partageons des conseils concrets pour limiter les heures supplémentaires au sein de votre entreprise, tout en maintenant la performance et le bien-être de vos équipes.

Pourquoi vos salariés font-ils des heures supplémentaires?

Les heures supplémentaires ne sont pas toujours synonymes de travail acharné. Bien souvent, elles révèlent plutôt des lacunes dans le management ou des défaillances dans la communication.

Comprendre les causes profondes permet de mettre en place des solutions durables pour le limiter.

Secteurs les plus touchés par les heures supplémentaires

Certaines industries sont plus vulnérables aux dépassements d’heures en raison de leur nature ou de leur saisonnalité. En voici quelques-unes :

• Commerce de détail
• Pharmacies
• Construction
• Restaurants et bars
• Hôtels et hôtellerie
• Événementiel et loisirs
• Tourisme et saisonnier
• Services de nettoyage
• Traiteurs
• Soins de santé
• Soins à domicile
• Sécurité

Les causes les plus fréquentes d’heures supplémentaires

1.Une mauvaise gestion des plannings

Des plannings qui ne correspondent pas aux besoins réels – qu’il s’agisse de l’achalandage ou de la production – forcent souvent les salariés à faire plus d’heures pour combler le manque. Une planification inefficace finit donc par coûter cher à tous les niveaux.

Prenons l’exemple d’une résidence pour aînés qui peine à ajuster les plannings lors des périodes de pointe, comme les fins de semaine ou les jours fériés. Faute de visibilité en temps réel sur les besoins réels en personnel, l’établissement planifie selon des modèles rigides, sans tenir compte des absences ou des besoins accrus en soins.

Le résultat? Le personnel infirmier doit prolonger ses créneaux ou revenir sur ses jours de congé pour couvrir les besoins essentiels des résidents.

2. Des changements de dernière minute

Les appels de dernière minute, les échanges de créneaux ou les oublis dans les plannings créent un climat d’improvisation. Sans plan de remplacement, les managers n’ont d’autre choix que de prolonger les créneaux des salariés déjà en poste.

3. Un manque de personnel

Une pénurie de main-d’œuvre – qu’elle soit temporaire ou chronique – oblige souvent les salariés à rester plus longtemps ou à venir travailler sur leurs journées de congé. Cela engendre fatigue et démotivation.

Par exemple, dans le secteur de la santé, les périodes de pointe comme la saison de la grippe ou les vacances d’été peuvent entraîner une forte demande en personnel soignant. Si des postes demeurent vacants ou que plusieurs salariés tombent malades en même temps, les équipes restantes doivent compenser en multipliant les créneaux ou en travaillant sur leurs jours de congé.

Cette surcharge nuit non seulement à la santé mentale et physique des collaborateurs, mais aussi à la qualité des soins offerts aux patients.

4. Une mauvaise communication

Lorsque les attentes, les rôles ou les changements de plages de travail sont mal communiqués, les erreurs s’accumulent. Des tâches oubliées ou répétées ralentissent la productivité et forcent l’équipe à allonger ses heures pour rester à flot.

C’est ce que rapportait Vivek Neopane, directeur général d’un Executive Residency by Best Western à Calgary. Avant d’utiliser un logiciel de gestion, il notait les demandes de congé sur un tableau blanc dans le bureau. Résultat : plusieurs demandes étaient oubliées ou mal prises en compte, ce qui compliquait la planification et forçait l’équipe à combler les absences à la dernière minute – souvent par des heures supplémentaires.

Une solution numérique centralisée a permis d’éviter ces oublis et de mieux répartir les quarts.

5. Un taux de roulement élevé

Un roulement élevé implique une pression supplémentaire sur les membres de l’équipe en place, qui doivent former les nouvelles recrues tout en assurant la charge normale. Cette surcharge se traduit fréquemment par des heures supplémentaires.

Dans une pharmacie, par exemple, le départ de plusieurs techniciens en même temps peut entraîner une accumulation des tâches liées à la gestion des ordonnances et au service à la clientèle. Les pharmaciens doivent alors assumer davantage de responsabilités pendant que les nouveaux salariés apprennent le fonctionnement des outils et des processus internes. Cette période de transition peut entraîner de nombreux dépassements aux plannings, particulièrement si les plannings ne sont pas réajustés en conséquence.

6. Une culture organisationnelle toxique

Dans certains milieux, faire des heures supplémentaires est perçu comme un signe d’engagement. Ce type de culture peut devenir problématique si les collaborateurs ressentent une pression implicite à rester plus tard, même quand ce n’est pas justifié.

5 trucs concrets pour réduire les heures supplémentaires

Réduire les heures supplémentaires demande plus qu’une bonne intention — il faut des pratiques concrètes et cohérentes. Voici cinq leviers efficaces à mettre en place pour retrouver un meilleur équilibre au sein de votre équipe.

1. Améliorez l’accueil et l’intégration

Un processus d’accueil et intégration structuré permet aux salariés d’être bien formés dès le départ et de comprendre les attentes en matière de plannings et de politiques sur les heures supplémentaires. Lorsqu’un salarié connaît bien son rôle et ses responsabilités, il est plus efficace et moins susceptible d’avoir besoin de faire des heures supplémentaires pour atteindre ses objectifs.

Comment l’appliquer dans votre gestion :

Planifiez une rencontre one-to-one à la fin de la première semaine de travail pour revoir les attentes en matière de plannings et d’heures supplémentaires. Montrez-lui comment suivre ses heures dans votre système (ex. : Agendrix) et donnez des exemples concrets de situations où les heures supplémentaires peuvent survenir.

2. Optimisez la planification des plannings

Utiliser un logiciel de gestion des plannings vous permet de créer des plannings équilibrés et de mieux répartir la charge de travail afin d’éviter les heures supplémentaires. Dans la plupart des bons logiciels de gestion des plannings, les dépassements d’heures par rapport au seuil maximal qui a été fixé sont mis en évidence lors de la création du planning.

Comment l’appliquer dans votre gestion :

Servez-vous de la vue hebdomadaire de votre outil de planification pour repérer les salariés qui approchent du seuil d’heures. Lors des réunions d’équipe ou des rencontres de gestion hebdomadaires,  redistribuez les tâches ou les créneaux au besoin pour éviter les heures supplémentaires.

3. Améliorer la communication avec votre équipe au sujet des heures supplémentaires

Favoriser une communication ouverte sur les changements de quart ou les heures supplémentaires permet aux employés d’avertir à l’avance s’ils risquent de dépasser leur nombre d’heures maximum. Cela vous laisse le temps de trouver une solution ou d’ajuster l’horaire sans avoir recours aux heures supplémentaires.

Comment l’appliquer dans votre gestion :

Publiez un rappel hebdomadaire dans votre outil de communication d’équipe (ex. : Slack ou messages Agendrix) pour inviter les salariés à signaler toute inquiétude concernant les heures supplémentaires. Assurez-vous qu’ils sachent à qui s’adresser, et rappelez que la communication proactive est toujours la bienvenue.

4. Priorisez le bien-être au travail

Soutenir le bien-être de votre équipe n’est pas seulement un geste bienveillant : c’est un levier stratégique qui améliore la productivité, la rétention et la performance globale. Lorsqu’une personne se sent respectée et soutenue, elle travaille plus efficacement, souvent dans les limites de ses heures normales.

Comment l’appliquer dans votre gestion :

Prenez régulièrement des nouvelles de vos salariés en rencontres individuelles—notamment sur leur planning et leur équilibre personnel. Soyez ouvert à adapter les plannings si quelqu’un montre des signes d’épuisement ou de déséquilibre.

5. Clarifiez les politiques internes

Parfois, ce n’est pas la charge de travail qui cause les heures supplémentaires, mais plutôt la culture organisationnelle. Dans certaines organisations, faire des heures supplémentaires est implicitement valorisé, même quand ce n’est pas nécessaire. Établissez des lignes directrices claires : quand les heures supplémentaires sont permises, comment elles sont approuvées et compensées. Assurez-vous que tout le monde, des nouvelles recrues aux salariés de longue date, comprenne ce qui est attendu.

Comment l’appliquer dans votre gestion :

Affichez la politique sur les heures supplémentaires dans des endroits visibles—dans les salles de pause ou les documents d’accueil. Parlez-en ouvertement en réunion pour rappeler que faire des heures supplémentaires ne devrait pas être valorisé par défaut, mais réservé aux situations réellement justifiées.

Ressources supplémentaires pour favoriser le bien-être au travail

Voici quelques articles qui peuvent vous aider à aller plus loin :

52 trucs pour améliorer le bien-être au travail
70 trucs pour favoriser la conciliation travail-famille dans votre société
Comment prévenir l’épuisement professionnel en milieu de travail

6 bonnes pratiques à respecter en France

1. Restez informé des normes en vigueur

Il est essentiel de connaître les seuils d’heures supplémentaires, les exceptions propres à votre secteur, ainsi que les exigences en matière de tenue de dossiers.

2. Établissez une politique claire sur les heures supplémentaires

Élaborez des politiques claires et écrites concernant les attentes et les procédures entourant les heures supplémentaires afin d’éviter les malentendus et les différends. Formalisez les étapes de déclaration et d’approbation des heures supplémentaires, puis assurez-vous que ces règles soient bien communiquées et comprises de tous.

Ainsi, chaque salarié saura comment les heures sont suivies et rémunérées, ce qui favorise une meilleure transparence et un climat de travail harmonieux.

3. Faites des audits réguliers

Vérifiez régulièrement vos processus de paie et de suivi du temps pour repérer les écarts ou les tendances problématiques. Cela vous aide à réagir avant que les problèmes ne s’aggravent.

4. Formez vos équipes

Offrez une formation sur les outils de pointage, les politiques internes et l’importance d’un suivi rigoureux. Une équipe bien formée est mieux outillée pour éviter les dépassements non planifiés.

5. Consultez des spécialistes RH

En cas de doute, faites appel à des experts. Les professionnels RH et juridiques peuvent vous aider à naviguer les lois complexes et à structurer vos politiques de façon conforme.

6. Utilisez un logiciel de suivi du temps de travail

Un outil de suivi du temps de travail permet d’automatiser le suivi des heures, de générer des feuilles de temps précises et d’émettre des alertes avant qu’un collaborateur dépasse son seuil d’heures. Cela évite les erreurs humaines et améliore la responsabilisation.

En tirant parti de la technologie, vous gagnez du temps, améliorez la précision et assurez la conformité aux lois du travail, tout en permettant à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

De plus, bon nombre de ces outils offrent des fonctionnalités mobiles, permettant aux salariés de pointer facilement leurs heures d’entrée et de sortie, ce qui peut favoriser une meilleure responsabilisation et un plus grand engagement.

Comment un logiciel de pointage aide à mieux gérer les heures supplémentaires?

La clé, c’est la transparence. Avec Agendrix, chaque minute travaillée est suivie et archivée. En plus de simplifier la paie et de réduire les risques de conflits, cela vous permet d’analyser les données pour mieux planifier à l’avenir.

Des fonctionnalités comme les notifications automatiques, les accès mobiles et les rapports détaillés permettent de garder le cap sans effort supplémentaire.

Conclusion : les heures supplémentaires ne sont pas inévitables

Gérer les heures supplémentaires de manière proactive permet de préserver la santé de vos équipes, de mieux contrôler les coûts et d’assurer la conformité. En adoptant de bons outils et en instaurant une culture d’équilibre, vous créez un environnement où il fait bon travailler – durablement.