Comment simplifier la gestion des congés de vos salariés?

Les congés sont essentiels pour le bien-être et la productivité. Les managers doivent donc trouver une manière de permettre à leurs salariés de prendre des vacances bien méritées.

La seule façon d’y arriver sans s’arracher les cheveux est d’être très bien organisé et de miser sur la planification. Voici donc nos meilleurs conseils pour mieux gérer les congés de vos salariés.

Fixez des règles de base pour la prise de congé

Certaines périodes de l’année sont plus propices aux congés. Nécessairement, l’été et Noël sont des moments particulièrement convoités. Les organisations doivent donc fixer quelques règles de base pour s’assurer que leurs activités puissent continuer.

La première chose à faire est de déterminer comment seront attribués les vacances : premier arrivé premier servi, par ancienneté, selon les préférences de chacun, etc.

Ensuite, puisque les vacances coïncident souvent avec les périodes les plus achalandées, certaines entreprises limitent le nombre de salariés qui peuvent partir en vacances en même temps. De cette manière, elles s’assurent de continuer à offrir un service de qualité.

Certaines organisations fixent aussi un nombre maximum de semaines de vacances consécutives afin de permettre à tous les membres de l’équipe de se reposer.

Disons-le, il serait injuste qu’un salarié prenne un mois de vacances en plein été alors que sa collègue, avec moins d’ancienneté, ne peut pas prendre plus d’une semaine parce qu’elle doit compenser les absences des autres.

Notre meilleur conseil : oubliez les règles trop contraignantes. Rappelez-vous, pour qu’une relation employeur-employé soit durable, elle doit être gagnante-gagnante. Si vos employés sont toujours mécontents de ne pas pouvoir prendre de vacances quand ils le souhaitent, ils iront trouver un emploi qui le leur permet.

Une fois les règles de base établies, il sera plus facile de gérer les différentes demandes de congés.

Soyez flexible et compréhensif

Il n’existe pas de règles universelles, chaque entreprise a ses particularités. Adoptez une politique de vacances à votre image et ajustez-la au besoin.

Toutefois, deux choses doivent primer : la flexibilité et la compréhension. Par exemple, certaines personnes sont contraintes de prendre leurs vacances à certains moments afin de pouvoir les passer en famille. Il serait déplorable de les priver de temps de qualité avec leurs proches à cause de règles trop strictes.

Finalement, n’oubliez pas que les étudiants aussi ont droit à des semaines de vacances. Ils travaillent fort toute l’année et méritent bien de se reposer.

Ne soyez pas à la dernière minute

Pour coordonner les vacances de tout le monde, demandez à vos salariés de vous indiquer le plus rapidement possible quand ils aimeraient prendre des vacances. Gardez des traces de chaque demande et des changements apportés s’il y a lieu.

Ainsi, vous pourrez vous assurer que tout concorde, et aurez le temps de trouver des solutions ou de proposer d’autres options si nécessaire. Vos employés pourront aussi planifier leurs vacances sans être à la dernière minute.

Pour les plus petites équipes, il est aussi possible d’être plus flexible envers les employés qui souhaitent prendre des vacances avec quelques jours de préavis seulement.

Gardez à l’oeil les banques de temps de vacances

Pour que la gestion des congés soit facile, il faut être en mesure de suivre les banques de vacances des salariés. Assurez-vous d’avoir un outil pour comptabiliser le nombre de jours de congé dont dispose chacun des membres de votre équipe.

De cette manière, vous serez certain que vos employés prennent des vacances pour se reposer ou qu’ils n’épuisent pas leur banque trop rapidement.

Plusieurs types de congés sont d’ailleurs à considérer :

• Les congés payés;
• Les congés sans solde;
• Les arrêts maladie;
• Les congés parentaux;
• Les absences pour mariage, naissance ou décès d’un proche;
• La récupération d’heures supplémentaires.

Assurez-vous que vos employés ont eux-mêmes accès au détail de leurs jours de vacances pour les responsabiliser.

Utilisez les bons outils

Lorsque je travaillais pour une grande entreprise avec plus de 300 employés, la gestion des congés était relativement complexe.

Nous devions remplir une demande papier, qui devait ensuite être approuvée par notre superviseur, pour finalement être entrée manuellement par un employé des ressources humaines dans un système RH.

Un jour, à travers toutes ces étapes, une de mes demandes de congés avait été mal transcrite. Ils m’avaient donc mise à l’horaire même si j’étais en voyage… alors qu’ils avaient bel et bien accepté ma demande de congé. Lorsque je ne suis pas rentrée, ils se sont demandé pourquoi. Sans moyen de me rejoindre, ils ont mis deux jours à comprendre et ont dû trouver plusieurs remplaçants à la dernière minute.

Bref, ils n’avaient pas le meilleur système… et ils l’ont appris à la dure.

Choisissez le bon système

Pour de petites équipes, le logiciel Excel peut être une solution pour faire le planning des congés du personnel.

Cependant, Excel ne permet pas de communiquer directement avec son équipe. Les gestionnaires doivent donc coordonner les congés de tous par courriel ou par téléphone. Et comme chaque demande doit être inscrite manuellement, le risque d’erreurs est plus grand.

Un logiciel de gestion des horaires est une solution plus efficace pour mieux gérer les congés des employés puisqu’ils permettent, entre autres, aux employés de faire leurs propres demandes de congé en ligne. Une fois approuvées, ces dernières sont inscrites directement dans l’horaire ce qui permet d’éviter la communication superflue et les erreurs.

De plus, les mises à jour sont faites en temps réel. Ainsi les employés sont automatiquement notifiés lorsqu’un gestionnaire valide leurs demandes, et l’information est disponible à tous et en tout temps.

Des congés pour tous

Bien que la gestion des congés puisse être une tâche fastidieuse et monotone, elle est nécessaire au bon fonctionnement de n’importe quelle entreprise. Qui plus est, les bonnes méthodes faciliteront grandement ce processus.

Finalement, gardez toujours en tête que des employés reposés sont des employés plus productifs. Encouragez donc les membres de votre équipe à prendre des congés régulièrement pour réellement décrocher, et ainsi éviter l’épuisement professionnel.