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5 façons gratuites de faire votre planning de travail en ligne

Par Samuel Roy 20 février 2019

Gérer les horaires de vos employés devrait être facile. Aujourd’hui, il existe des outils mieux adaptés que le crayon ou le document Word.


Histoire de vous aider un peu, nous vous avons concocté une liste de logiciels bien utiles à la gestion des plannings. Voici donc 5 façons gratuites de mieux gérer le planning de vos salariés.

1. Google Agenda

Google Agenda vous permet de planifier et coordonner les plannings de vos employés. Comment ça marche? Créez un nouveau calendrier, ajoutez-y des événements (les plages horaires), puis attribuez-les à l’adresse email du salarié concerné.

Les plannings peuvent être créés sur votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone.

Invitez chacun de vos salariés à s’abonner au calendrier. Ils auront accès au planning complet sans que vous n’ayez à le communiquer chaque fois. Assurez-vous qu’ils le consultent régulièrement si vous apportez souvent des changements.

Adéquat pour les équipes de 5 salariés ou moins.

2. Google Sheets

Google Sheets est un chiffrier en ligne similaire à Excel. L’avantage est qu’il se sauvegarde automatiquement et permet de garder une trace des modifications. Comment ça marche? Créez votre modèle de planning d’horaire, remplissez-le manuellement et partagez-le à vos salariés en mode « vue seulement ».

Plusieurs managers peuvent y collaborer en même temps. 

Pour accéder à Google Sheets, il vous faut d’abord créer un compte Gmail. N’oubliez pas d'aviser vos collaborateurs lorsque vous apportez des changements à leurs plannings. Ils ne peuvent pas être alertés automatiquement.

Adéquat pour une équipe composée de plusieurs managers.

3. Excel et Facebook

Excel peut vous aider à créer vos plannings, et Facebook, à les partager à vos salariés. Comment ça marche? Créez votre modèle de planning d’horaire, remplissez-le manuellement et envoyez-le à vos salariés avec Facebook.

Le planning doit être partagé chaque fois qu’il y a des modifications.

On vous suggère d’utiliser un groupe Facebook privé afin de centraliser vos communications. Vous devez être ami avec vos salariés pour les inviter à faire partie de votre groupe.

Combine la vie privée et la vie professionnelle.

4. Excel et Dropbox

Dropbox permet de synchroniser les fichiers d’un appareil à un autre et sauvegarde le tout en ligne. Comment ça marche? Créez votre compte Dropbox, ajoutez-y votre modèle de planning d’horaire et partagez le fichier par email à vos salariés.

Les salariés doivent être contactés individuellement s’il y a des modifications à leur planning.

Ils accèdent à l’horaire sur leur email ou avec l’adresse URL partagée. Ils ne peuvent cependant pas communiquer avec vous par Dropbox s’ils ont des questions.

Génère beaucoup de suivis par email, SMS ou appel.

5. Toute application gratuite de gestion d’horaires

Une recherche rapide avec les mots-clés « logiciel de planning gratuit » permet d’en trouver une multitude. Vous aurez un aperçu de ce que vous pouvez faire sans dépenser un sou. Comment ça marche? Chaque logiciel fonctionne différemment. Il vous suffit d’en essayer plusieurs pour trouver celui qui répond le mieux à vos besoins.

Permet de tester les fonctionnalités de plusieurs logiciels.

Certaines solutions, comme celle d’Agendrix, vous permettent d'essayer gratuitement plusieurs fonctionnalités réservées au plan payant. La meilleure façon de savoir quel outil vous convient sera toujours d’en essayer plusieurs.

Convient pour les managers qui veulent évaluer leurs besoins.

Attention, tout ce qui est gratuit a des limites

Aucune solution gratuite ne permet d’optimiser au maximum votre gestion des plannings de travail. Par contre, il existe une panoplie de logiciels qui peuvent vous aider. Pourquoi ne pas en essayer un? Nous avons justement un bon logiciel à vous conseiller. 😉


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