5 façons gratuites de gérer vos horaires de travail en ligne
Gérer les horaires de vos employés devrait être facile. Aujourd’hui, il existe des outils mieux adaptés que le crayon ou le document Word.
Histoire de vous aider un peu, nous vous avons concocté une liste de logiciels bien utiles à la gestion d’horaires. Voici donc 5 façons gratuites de mieux gérer vos horaires.
1. Google Agenda
Google Agenda vous permet de planifier et coordonner les horaires de travail de vos employés. Comment ça marche? Créez un nouveau calendrier, ajoutez-y des événements (les plages horaires), puis attribuez-les à l’adresse courriel de l’employé concerné.
Les horaires peuvent être créés sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone.
Invitez chacun de vos employés à s’abonner au calendrier. Ils auront accès à l’horaire complet sans que vous n’ayez à le communiquer chaque fois. Assurez-vous qu’ils le consultent régulièrement si vous apportez souvent des changements.
Adéquat pour les équipes de 5 employés ou moins.
2. Google Sheets
Google Sheets est un chiffrier en ligne similaire à Excel. L’avantage est qu’il se sauvegarde automatiquement et permet de garder une trace des modifications. Comment ça marche? Créez votre modèle de planning d’horaire, remplissez-le manuellement et partagez l’horaire à vos employés en mode « vue seulement ».
Plusieurs gestionnaires peuvent y collaborer en même temps.
Pour accéder à Google Sheets, il vous faut d’abord créer un compte Gmail. N’oubliez pas d’aviser vos employés lorsque vous apportez des changements à leurs quarts de travail. Ils ne peuvent pas être alertés automatiquement.
Adéquat pour une équipe composée de plusieurs gestionnaires.
3. Excel et Facebook
Excel peut vous aider à créer vos horaires, et Facebook, à les partager à vos employés. Comment ça marche? Créez votre modèle de planning d’horaire, remplissez-le manuellement et envoyez-le à vos employés avec Facebook.
L’horaire doit être partagé à chaque fois qu’il y a des modifications.
On vous suggère d’utiliser un groupe Facebook privé afin de centraliser vos communications. Vous devez être ami avec vos employés pour les inviter à faire partie de votre groupe.
Combine la vie privée et la vie professionnelle.
4. Excel et Dropbox
Dropbox permet de synchroniser les fichiers d’un appareil à un autre et sauvegarde le tout en ligne. Comment ça marche? Créez votre compte Dropbox, ajoutez-y votre modèle de planning d’horaire et partagez le fichier par courriel à vos employés.
Les employés doivent être contactés individuellement s’il y a des modifications à leur horaire.
Ils accèdent à l’horaire sur leur courriel ou avec l’adresse URL partagée. Ils ne peuvent cependant pas communiquer avec vous par Dropbox s’ils ont des questions.
Génère beaucoup de suivis par courriel, texto ou appel.
5. Toute application gratuite de gestion d’horaires
Une recherche rapide avec les mots-clés « logiciel gratuit gestion horaire » permet d’en trouver une multitude. Vous aurez un aperçu de ce que vous pouvez faire sans dépenser un sou. Comment ça marche? Chaque logiciel fonctionne différemment. Il vous suffit d’en essayer plusieurs pour trouver celui qui répond le mieux à vos besoins.
Permet de tester les fonctionnalités de plusieurs logiciels.
Certaines solutions, comme celle d’Agendrix, vous permettent d’essayer gratuitement plusieurs fonctionnalités réservées au plan payant. La meilleure façon de savoir quel outil vous convient sera toujours d’en essayer plusieurs.
Convient pour les gestionnaires qui veulent évaluer leurs besoins.
Attention, tout ce qui est gratuit a des limites
Aucune solution gratuite ne permet d’optimiser au maximum votre gestion d’horaires. Par contre, il existe une panoplie de systèmes qui peuvent vous aider. Pourquoi ne pas en essayer un? Nous avons justement un bon logiciel de gestion d’horaire à vous conseiller. 😉
