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Comment faire un planning de travail sur Excel?

Par Michaël Thibault 26 juillet 2019

Le planning de travail est un outil essentiel à tout employeur devant gérer des quarts de travail. Dans sa plus simple expression, ce planning prend la forme d’un document indiquant qui doit travailler, et quand.


Il est aussi généralement admis que tout horaire de travail devrait expliciter le nombre d’heures hebdomadaires de travail de chaque employé, ainsi que le rôle à jouer au cours de ces heures pour les employés qui occupent plus d’une fonction.

Les plannings de travail ont deux fonctions principales. Pour les employeurs, ils permettent d’organiser rapidement l’affectation des salariés aux postes essentiels de l’entreprise pour une période donnée. Pour les employés, ils présentent de l’information sur les heures de travail et les tâches à effectuer, ce qui leur permet d’organiser leur emploi du temps quotidien.

Excel est un des outils les plus utilisés pour le planning des horaires de travail. Bien que peu spécialisé et convivial, ce logiciel se démarque par son omniprésence, sa flexibilité et la grande quantité d’information disponible en ligne à son sujet.

Dans le présent article, nous vous présenterons l’une des manières les plus simples et les plus rapides pour savoir comment faire un planning de travail sur Excel à partir de zéro.

Étape 1 : créer les axes principaux

Après avoir ouvert un document vierge, la première étape est de créer les deux axes formant la base de votre planning d’horaire. Les cellules de l’axe des Y, soit, l’axe vertical, représenteront vos employés. Les cellules de l’axe des X, soit, l’axe horizontal, représenteront les dates des journées de travail.

Vous noterez que nous avons laissé une ligne vide sous le nom de chaque employé. C’est bien parce que dans Excel, la bonne pratique veut que chaque cellule ne contienne qu’une seule information. Or, chaque journée de travail devra présenter de l’information sur deux éléments distincts, soit, sur les heures de travail et sur le poste à occuper. Si vos employés n’occupent toujours qu’un seul poste, cette information sera facultative, bien entendu.

💡 Conseil pratique : Cliquez dans le coin inférieur droit d’une cellule contenant une date, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé, puis faites glisser le curseur vers les cellules adjacentes pour créer une série logique de dates.

Étape 2 : entrer l’information sur les heures de travail

Maintenant que vous avez créé la base de votre horaire de travail, vous pouvez remplir ce dernier d’information pertinente, en fonction de vos besoins et des contraintes de vos employés. Les cellules qui se trouvent à la croisée du nom d’un employé et d’une date devraient contenir de l’information sur les heures de travail de cet employé et en fonction de la position occupée à cette date.

Le résultat devrait être un horaire de travail opérationnel mais dégarni d’information complémentaire et pour le moins rudimentaire. L’automatisation de certains processus, tels que le calcul des heures travaillées ou des coûts de main-d’oeuvre, se fait à l’aide de fonctionnalités avancées qui vont au-delà de la portée du présent article. Nous vous proposons cependant de télécharger notre modèle Excel gratuit de planning d’horaire. Ce modèle vous permettra non seulement de gagner bien du temps, car vous n’aurez qu’à y insérer vos données, mais aussi de vous familiariser avec quelques-unes des fonctionnalités avancées d’Excel.

Étape 3 : personnaliser l’apparence de l’horaire de travail

Si comment faire un planning de travail bien rempli est simple, ce dernier peut parfois être difficile à lire. Nous vous suggérons donc d’utiliser les caractères gras, les bordures, la taille des cellules, la position du texte et des couleurs de remplissage en alternance pour améliorer la lisibilité de votre horaire.

Comme il existe un très grand nombre de manières de personnaliser votre horaire dans Excel, vous pourriez bien y passer quelques heures. Nous vous recommandons donc de ne pas chercher à atteindre la perfection, mais bien d’allier simplicité et fonctionnalisme.

Finalement, bien que nous croyions bien qu’Excel soit un outil fonctionnel pour faire des plannings d’horaire, voici 5 raisons pourquoi vous devriez envisager une autre méthode. Enfin, voici un moyen plus efficace pour faire votre planning de travail gratuitement.


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