10 trucs pour simplifier la création de vos plannings de travail

Mais la création des plannings ne devrait être ni épuisante ni frustrante.

Voici 10 conseils éprouvés que les managers utilisent pour planifier les plannings de travail efficacement. Découvrez comment créer le meilleur planning de travail pour vos salariés avec le logiciel de gestion des plannings Agendrix.

1. Facilitez la communication entre les managers et les salariés

Comme dans tous les autres aspects de gestion de société, votre processus de planification des plannings devrait permettre une communication bilatérale avec les salariés. Cela peut être fait en personne, par téléphone, en message texte, via Facebook Messenger, par une plateforme de clavardage interne, etc.

Une façon plus simple est d’opter pour la communication bilatérale intégrée dans le même outil que vous utilisez pour planifier les plannings et suivre sur les heures de travail.

Le logiciel de gestion des plannings Agendrix comprend un outil de clavardage intégré qui vous permet de joindre rapidement les salariés et vous aide à améliorer la communication et la collaboration au sein de l’équipe.

• Clavardez avec une ou plusieurs personnes sélectionnées, ou avec l’ensemble du groupe;
• Partagez des documents;
• Voyez qui a lu vos messages;
• Recevez une alerte lorsqu’un membre de l’équipe vous écrit;
• Déterminez si les membres de l’équipe peuvent communiquer entre eux ou seulement avec leurs managers;
• Évitez d’avoir à ajouter vos salariés en tant qu’amis sur Facebook ou Instagram pour communiquer avec eux rapidement au quotidien.

2. Centralisez toute l’information au sujet des disponibilités de vos salariés

Un des éléments clés pour planifier avec exactitude le planning de travail des salariés en un minimum de temps et d’effort est de connaître leurs disponibilités et leurs indisponibilités en détail. Vous réduisez ainsi le risque de devoir faire face à des changements au planning.

Un formulaire de disponibilité des salariés est un outil pratique, mais limité. Centraliser toute l’information sur la disponibilité des salariés dans le même logiciel utilisé pour planifier les plannings est une façon encore plus efficace de travailler.

Le logiciel de gestion des plannings d’Agendrix vous permet de rester au courant des disponibilités, des préférences, des absences et des remplacements.

Simplifiez le management de vos salariés.

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3. Recueillez et documentez les demandes de congé à l’avance

Gérer les demandes de congés du personnel est un autre élément clé pour créer des plannings de travail précis.

Les salariés voudront assurément des journées de congé pour prendre des vacances ou participer à des événements spéciaux, comme un mariage ou une collation des grades. Il leur faudra aussi prendre congé pour des raisons tel un rendez-vous chez le médecin ou tout autre motif personnel.

Certaines demandes arrivent à la dernière minute, mais la plupart du temps les salariés savent les dates bien à l’avance.

En recueillant et documentant les demandes de congés à l’avance, il vous sera plus facile d’y répondre et vous améliorerez la fidélisation des employés. De plus, vous courrez moins le risque d’avoir à gérer des demandes de dernière minute.

Un des avantages d’un logiciel de gestion des plannings est la centralisation de toute l’information au même endroit à portée de main. De plus, le fait de pouvoir visualiser toutes les demandes de congés directement dans votre outil de planification réduit les risques d’oubli : vous ne programmerez pas les salariés lors de jours de congé qui ont déjà été approuvés.

4. Simplifiez la gestion des salariés sur appel avec un code couleur

Avoir une banque de salariés disponibles et prêts à travailler sur demande peut s’avérer d’une grande aide pour vous assurer de combler les quarts de travail en remplaçant les salariés en congé.

Une banque de salariés sur appel est particulièrement utile en cas d’absences imprévues. Vous n’avez qu’à vous tourner vers elle pour attribuer le quart de travail à la dernière minute.

Gardez à l’esprit que le travail sur appel ne convient pas à tous les salariés. Plusieurs préfèrent avoir des heures prévisibles. Toutefois, certains peuvent apprécier la flexibilité du planning ou avoir l’option de travailler des quarts supplémentaires.

Utiliser une application de gestion des plannings de travail vous permet de planifier des quarts de travail ouverts que vos salariés peuvent sélectionner à leur guise.

5. Tenez compte des coûts de main-d’œuvre

Tenir le compte des coûts de main-d’œuvre est essentiel lorsque vous planifiez les plannings de travail. Des feuilles de calcul peuvent servir à la planification des plannings tout en suivant les coûts de main-d’œuvre. Les managers peuvent les calculer manuellement en multipliant les heures travaillées de chaque salarié par leur taux horaire respectif.

L’utilisation d’un chiffrier Excel présente de nombreux inconvénients qui peuvent entraîner des malentendus, des absences et des coûts inutiles.

Un logiciel de gestion des plannings comme Agendrix calcule automatiquement les coûts de main-d’œuvre directement à parti du planning de travail. Vous pouvez même indiquer vos objectifs budgétaires dans l’application afin de vous aider à ne pas dépasser vos limites.

Planifiez des plannings qui tiennent compte des coûts des mains-d’œuvre, gérez les changements, faites le suivi du temps travaillé et permettez à vos salariés de pointer à n’importe quel emplacement grâce à Agendrix, la solution de gestion des plannings tout-en-un.

6. Permettez/Facilitez les échanges de quarts de travail entre salariés

Les sociétés ne sont pas toutes en mesure d’autoriser les échanges de quarts de travail entre salariés, mais pour celles qui le peuvent, le personnel l’appréciera grandement.

Pourquoi permettre les échanges de quarts de travail ?

• Vous démontrez à votre équipe que leurs besoins sont considérés et que vous tentez de leur assurer un équilibre sain entre travail et vie personnelle;
• Vous contribuez à réduire le niveau de stress et augmenter la satisfaction au travail de vos salariés en accordant une plus grande flexibilité, par exemple pour des rendez-vous médicaux ou les urgences avec leurs enfants;
• Vous réduisez le taux le roulement grâce à la fidélisation de votre personnel.

Dans certains cas, vous pourriez demander que les échanges de quarts de travail soient approuvés par le manager. Dans d’autres situations, vous pourriez être à l’aise de laisser les employés gérer eux-mêmes leurs échanges en ayant l’esprit tranquille.

D’une façon ou d’une autre, un bon logiciel de gestion des plannings de travail facilitera tout ce qui a trait aux échanges de quarts de travail entre salariés, surtout si vos salariés travaillent à plusieurs emplacements.

Voici comment le logiciel de gestion des plannings Agendrix aide à gérer les demandes d’échange de quarts de travail :

• Les membres de l’équipe peuvent demander et accepter les échanges de quarts de travail via l’application web ou mobile;
• Vous décidez si vous souhaitez autoriser les requêtes ou si vous préférez que le logiciel les approuve automatiquement;
• Une fois l’échange autorisé, le planning sera instantanément mis à jour pour le tout le monde dans l’application.

7. Gérez les plannings de travail pour le personnel qui travaille à plusieurs emplacements

Gérer les salariés qui travaillent à un seul endroit est une tâche parfois complexe, elle est d’autant plus ardue quand le personnel doit se rendre à différents lieux de travail. Il s’agit d’une pratique courante dans les résidences pour personnes âgées, ou encore dans le domaine de la construction.

L’usage d’un logiciel de gestion des plannings permet d’éviter l’attribution des quarts de travail en double aux salariés qui travaillent à plusieurs emplacements grâce à un planning global. Cela fait toute la différence, surtout si vos salariés travaillent à deux endroits ou plus, avec des managers différents qui gèrent chacun leur propre plannig. Agendrix les avertit si un salarié a un quart de travail prévu sur un autre lieu de travail. Il est ainsi beaucoup plus facile de connaître les disponibilités sans avoir à intervenir manuellement.

L’application indique également aux salariés l’endroit et l’heure auxquels leur quart de travail est prévu. Lorsqu’ils pointent à l’arrivée et au départ, l’application vous indique s’ils sont effectivement présents à une distance prédéterminée du lieu de travail.

8. Planifiez selon votre achalandage

Toutes les sociétés visent à optimiser leurs coûts en main-d’œuvre. Cela signifie de planifier le bon nombre de salariés pour chaque quart de travail.

Si le nombre de salariés est insuffisant, le travail ne sera pas accompli et le service à la clientèle risque d’en souffrir. Un trop grand nombre de salariés augmentera les coûts inutilement. Dans un cas comme dans l’autre, la satisfaction au travail des salariés en souffre.

Il est important de savoir combien de salariés sont en fonction à tout moment de la journée pour vous assurer que vous avez suffisamment de personnel en période de pointe et éviter d’en avoir en surplus lors des temps morts. Identifiez vos périodes les plus achalandées en vue de :

• Déterminer combien de salariés vous avez besoin à chaque créneau selon le moment de la journée, le jour de la semaine, la période de l’année, les événements spéciaux, etc.;
• Prévoir les coûts de main-d’œuvre pour fixer vos objectifs de vente.

Agendrix propose un affichage qui permet aux managers de savoir combien de salariés sont prévus au planning de travail pour estimer les coûts de main-d’œuvre.

9. Optimisez vos effectifs avec une bonne planification des plannings de travail

Tirer un maximum des travailleurs qualifiés est toujours une stratégie gagnante dans une société. Ces salariés sont généralement les plus productifs et efficaces. Ils représentent également une source inestimable d’information et de soutien pour les nouveaux salariés ou les travailleurs moins qualifiés.

Lorsque vient le temps d’attribuer les quarts de travail, considérez vos besoins en main-d’œuvre d’une perspective d’affaires, et non seulement d’un point de vue logistique. Attribuez le plus grand nombre d’heures de travail aux salariés les plus qualifiés et comblez les créneaux restantes avec les salariés moins qualifiés.

Un logiciel de gestion des plannings efficace vous montrera également le total de vos coûts en main-d’œuvre au fur et à mesure que vous attribuez les quarts de travail aux salariés.

10. Recueillez la rétroaction des salariés

Plusieurs sociétés préconisent une approche d’amélioration constante dans la plupart des secteurs d’activité. La planification des plannings de travail des salariés n’y fait pas exception.

Les avantages de considérer la rétroaction constructive et honnête de vos salariés sont les suivants :

• Ouvre la porte à de nouvelles perspectives et de nouvelles idées;
• Vous permet d’obtenir le point de vue du personnel concernant déroulement des opérations;
• Comme les salariés sont souvent en première ligne, vous aide à identifier des problèmes potentiels avant qu’ils se produisent;
• Demander aux salariés leur avis démontre que vous êtes attentionné, ce qui peut améliorer les performances et la rétention du personnel.

Il y a une multitude de façons de recueillir la rétroaction des salariés : en meeting one-on-one, en discussion de groupe et grâce à des sondages internes. L’objectif est de s’assurer d’obtenir des opinions honnêtes et constructifs. Un sondage anonyme, par exemple, peut être une bonne méthode pour obtenir une rétroaction pertinente.

Cliquez ici pour d’autres conseils sur la planification des plannings de travail.

Comment gérer efficacement les plannings de travail avec Agendrix

Commencez à utiliser Agendrix pour faciliter l’ensemble du processus de gestion des plannings.

• Créez votre compte en quelques minutes;
• Demandez et visualisez les disponibilités de vos salariés;
• Recueillez et gérez les demandes de congé;
• Planifiez des plannings de travail précis et optimaux;
• Visualisez les coûts de main-d’œuvre pendant que vous attribuez les quarts de travail;
• Soyez informé de tout conflit d’horaire;
• Informez les salariés des nouveaux plannings en un clic;
• Permettez aux salariés de demander et d’accepter des échanges de quarts de travail;
• Modifiez les plannings et envoyez automatiquement les mises à jour aux salariés;
• Voyez qui a vu le planning;
• Assurez-vous d’avoir au planning les salariés avec les bonnes compétences pour chaque quart;
• Prévoyez facilement des salariés sur demande en cas d’absences imprévues.

Agendrix vous facilite la tâche, de la planification des plannings de travail jusqu’à la paie :

• Les salariés pointent leurs arrivées et leurs départs sur l’application web ou leur téléphone mobile;
• Les feuilles de temps sont remplies automatiquement;
• Vous êtes immédiatement informés des retards et des absences des salariés;
• Vous disposez de toutes les informations nécessaires pour la paie.