Glossaire RH / Dossier du personnel

Le dossier du personnel est un répertoire physique ou virtuel où sont classées à des fins administratives les informations sur l’ensemble des personnes employées au sein d’une organisation.  Le dossier du personnel se divise communément en sous-dossiers créés au moment de l’embauche et comprenant chacun l’information liée à l’identité, aux fonctions et à tout autre élément pertinent au travail de la personne embauchée.


Pourquoi tenir un dossier du personnel pour les employés?

Le dossier du personnel facilite la recherche d’informations et simplifie certaines tâches liées à la gestion des ressources humaines. Il permet notamment de consigner l’information nécessaire à l’identification des salariés au même endroit, dont :

  • Le nom et prénom;
  • La date de naissance;
  • Les coordonnées;
  • Le numéro de téléphone;
  • Le numéro d’assurance sociale;
  • Les informations en cas d’urgence;
  • La position au sein de l’entreprise;
  • Le salaire.

Qu’est-ce qui peut aussi être inclus dans le dossier du personnel?

Le dossier du personnel peut aussi inclure de l’information concernant le parcours professionnel des employés, dont :

  • Les notes prises lors d’échanges importants entre l’employeur et l’employé;
  • Le détail des formations demandées ou suivies;
  • Des copies d’évaluations du rendement et annuelles;
  • Un historique disciplinaire de l’employé : inventaire des sanctions, avis écrit, etc.;
  • Les demandes de congé et d’absence.

Voici un exemple de modèle de dossier du personnel à télécharger.

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