Qu’est-ce qu’un
dossier du personnel ?

Le dossier du personnel (aussi appelé dossier du salarié) est un répertoire physique ou virtuel où sont classées à des fins administratives les informations sur l’ensemble des personnes salariées au sein d’une société.

Quels documents composent le dossier du personnel ?

Le dossier du personnel se divise communément en sous-dossiers créés au moment de l’embauche et comprenant chacun de l’information liée à l’identité, aux fonctions et à tout autre élément pertinent au travail de la personne embauchée.

Pourquoi tenir un dossier du personnel pour les salariés ?

Le dossier du personnel facilite la recherche d’informations et simplifie certaines tâches liées à la gestion des ressources humaines. Il permet notamment de consigner l’information nécessaire à l’identification des salariés au même endroit, dont :

Le nom et prénom;
La date de naissance;
Les coordonnées;
Le numéro de téléphone;
Le numéro d’assurance sociale;
Les informations en cas d’urgence (conditions particulières, allergies médicamenteuses, contacts d’urgence, coordonnées du médecin, etc.);
La position au sein de la société;
Le salaire.

Quelles informations peut-on trouver dans un dossier du personnel ?

Outre les informations d’identification spécifiées ci-dessus, le dossier du personnel peut aussi inclure de l’information concernant le parcours professionnel des salariés, dont :

Les notes prises lors d’échanges importants entre le manager et le salarié;
Le détail des formations demandées ou suivies;
Des copies d’évaluations de rendement et annuelles;
Un historique disciplinaire du salarié (inventaire des manquements et sanctions, avis écrits, etc.);
Les demandes de congé et d’absence.

Voici un exemple de modèle de dossier du personnel à télécharger.