RH

6 façons de contrer l'absentéisme de vos employés

Par Andrée-Anne Blais-Auclair 5 février 2020

L'absentéisme frappera à un moment ou un autre toutes les organisations qui ont des employés. Des retards, des employés malades systématiquement le lundi matin, d’autres qui ne complètent pas leurs quarts de travail, et ainsi de suite. 


On ne souhaite jamais que les absences en milieu de travail soient chose courante. Surtout si le rendement de l’entreprise est affecté, si les manquements sont fréquents, ou pire, si aucune justification n’est fournie.

Nous avons rassemblé nos 6 meilleurs conseils pour réduire l’absentéisme de vos employés.

1. Analyser la source et la cause de l’absentéisme

Pour mieux comprendre la problématique, la première étape est de nommer et d’analyser la cause de l’absentéisme. Avez-vous un problème avec un employé en particulier ou est-ce une situation généralisée? Est-ce plus fréquent dans une période de travail, par exemple de soir ou très tôt le matin, ou encore est-ce que la situation est plus fréquente dans un département qu’un autre?

Il faut chercher à comprendre si l’absentéisme résulte de l’environnement de travail ou plutôt d’un ou de quelques travailleurs, de manière isolée.

2. Favoriser une communication ouverte

Afin de bénéficier de la rétroaction de votre équipe, créer une ambiance favorisant la communication transparente est la clé. C’est ainsi que vous permettrez à vos employés d’exprimer leurs besoins et leurs envies. C’est également ainsi que vous pourrez réellement évaluer la satisfaction de votre équipe. Vos employés sont-ils heureux au boulot? Après tout, ce facteur peut grandement influencer l’absentéisme au travail. Par ailleurs, vos employés doivent pouvoir vous parler s’ils rencontrent des situations particulières dans leur vie personnelle. Dans le cas inverse, cela peut être un facteur déterminant dans l’absentéisme de votre équipe. Rappelez-vous simplement qu’une communication claire et transparente est la clé pour éviter les malentendus!

3. Mettre en place une politique de gestion de ressources humaines

Après avoir bien cerné et compris la situation et vous être assurés que vos employés sentent qu’ils peuvent communiquer avec les gestionnaires, le temps est venu de mettre en place une politique de gestion de ressources humaines, si ce n'est pas déjà fait. L’objectif derrière cette politique claire est d’éviter le stress et la démotivation, ainsi que de gérer les attentes. Il importe de s’assurer que l’environnement de travail soit sain, positif et sécuritaire, et qu’il prévoie des congés clairement établis. 

Mais qu'est-ce qu'on inclut dans une politique de gestion de ressources humaines?

Au minimum, on doit inclure les points suivants, mais sachez que plus votre politique est exhaustive, mieux c'est!

  • Heures de travail : Quel est l'horaire d'une semaine normale? L'horaire est-il flexible? Quelles sont les limites de cette flexibilité?
  • Rémunération pour les heures supplémentaires : Les employés peuvent-ils faire des heures supplémentaires? Si oui, comment ces heures sont-elles traitées?
  • Vacances annuelles : Combien de semaines permet-on et à quel moment les employés peuvent-ils les prendre? À qui s'adressent-ils pour les planifier?
  • Jours fériés : Quels sont les fériés chômés et payés par l'organisation?
  • Congés de maladie et autres congés : Combien de congés de maladie annuels sont prévus par l'organisation?
  • Évaluation du rendement : À quel rythme les employés reçoivent-ils une évaluation? Quelle est la formule : rencontre, document écrit, tableau avec objectifs?

4. Inclure une politique de gestion des absences 

Au sein de la politique de gestion de ressources humaines, il prime d’intégrer une politique de gestion des absences. Pour ce faire, nous vous suggérons de poser des scénarios de toutes sortes. Par exemple, qu’arrive-t-il dans une situation X? Et si la situation Y s’en suit? Et ainsi de suite. Dans ce type de cas, il convient d’inclure le plus de possibilités, même les cas les plus rares.

Évidemment, certaines absences peuvent être justifiées, d'où l'importance de définir certains critères d'évaluation efficaces et uniformes afin de juger du bien fondé des motifs qui sont invoqués.

Plus les attentes de l’employeur sont claires, plus les zones grises seront évitées. Considérez une gradation des sanctions, c'est à dire des conséquences qui augmentent graduellement, en cohérence avec les gestes commis. Par exemple, pour un premier retard non signalé, découle un avertissement écrit. Pour un second, il peut s’agir d’un avis verbal, et ainsi de suite.

Distinguer l’absence signalée du no-show

Il vaut de se poser les bonnes questions : l’absentéisme signalé sera-t-il traité de la même façon et avec la même sévérité que le no-show? Il convient de distinguer les deux. Le no-show caractérise une absence lors de laquelle l’employé n’a ni téléphoné, ni avisé de quelconque manière de son absence.  

5. Connaître la politique des absences pour raisons familiales et pour maladie de la CNESST

Dans l’optique de toujours tendre vers une plus grande conciliation famille-travail, la CNESST a revu sa loi sur les absences pour raisons familiales et pour maladie. Cette dernière s'applique au Québec seulement. Peut-être le saviez-vous déjà, mais depuis un peu plus d’un an, la loi sur les normes du travail prévoit qu’un salarié a droit à dix jours d’absence pour des raisons familiales, sans rémunération, chaque année. Deux de ces dix journées doivent maintenant être rémunérées par l’employeur. Ces deux journées payées peuvent aussi être utilisées pour maladie, mais ne sont pas cumulatives. Évidemment, en tant qu’employeur, vous avez l’obligation de respecter ces modifications de la loi et de les inclure à votre politique de gestion des ressources humaines. Il vous revient de déterminer si vous demanderez systématiquement une preuve justifiant l’absence.

6. Faire le suivi des absences des employés 

Notre tout dernier conseil est de faire le suivi des absences dans un registre clair. Il existe des applications de gestion des horaires et des présences, telles qu’Agendrix, qui permettent un suivi simple. Il s’agira de votre meilleur allié pour identifier la récurrence chez certains employés. Cela vous permettra également de détecter les causes de ces absences, de les comprendre et de travailler dessus. 

Contrez les absences de vos employés en étant plus clairs et organisés!

En somme, nous avons établi que la meilleure manière de minimiser et de contrôler l’absentéisme de vos employés est de clarifier le fonctionnement de votre organisation. Que ce soit par une politique de gestion des ressources humaines et des absences, ou par une autre méthode, il est primordial de clarifier les attentes.



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