Une note de frais est un document par lequel un employé demande à son employeur le remboursement de dépenses professionnelles qu’il a payées lui-même. Elle réunit les montants dépensés pour le travail : un déplacement, un repas, du kilométrage ou l’achat de fournitures, ainsi que les reçus pour justifier le tout. C’est la trace qui permet à l’employeur de rembourser l’employé et de garder une preuve de la dépense pour sa comptabilité.
À quoi sert une note de frais?
Une note de frais sert à rembourser un employé pour une dépense qu’il a engagée dans le cadre de son travail. Elle documente cette dépense sous forme de demande de remboursement, datée et appuyée par une preuve.
Elle remplit trois fonctions. Elle établit le montant à rembourser à l’employé. Elle fournit à l’employeur une pièce vérifiable pour sa comptabilité. Elle justifie les dépenses de l’entreprise en cas de vérification de l’Agence du revenu du Canada ou de Revenu Québec.
Une note de frais se distingue d’une allocation. Elle rembourse une dépense réelle, déjà payée et appuyée par un reçu. L’allocation est un montant fixe versé d’avance, que l’employé n’a pas à détailler reçu par reçu. Cette distinction a une incidence sur le traitement fiscal, abordé plus bas.
Que contient une note de frais et comment fonctionne-t-elle?
Une note de frais complète réunit les renseignements dont l’employeur a besoin pour valider la dépense : le nom de l’employé, la date, la nature de la dépense, le montant et la raison professionnelle. Pour un repas ou une rencontre avec un client, on consigne aussi le nom du client et le but de la rencontre. Revenu Québec recommande de conserver ces précisions, dont l’absence figure parmi les premières causes de refus lors d’une vérification.
Chaque dépense doit être appuyée par une pièce justificative, c’est-à-dire un document qui prouve l’achat : une facture, un reçu détaillé ou un billet de transport. Un relevé bancaire seul est rarement accepté par l’Agence du revenu du Canada. Sans reçu, la dépense n’est généralement pas remboursée. Pour uniformiser ces renseignements d’une demande à l’autre, un modèle de rapport de dépenses prêt à remplir sert de point de départ.
Le cycle d’une note de frais suit quatre étapes :
- L’employé paie la dépense et conserve son reçu.
- Il remplit sa note de frais et la soumet.
- Le gestionnaire la révise, puis l’approuve ou la refuse.
- L’employeur verse ensuite le remboursement, souvent avec la paie.
Un outil de gestion des dépenses regroupe ces étapes dans un seul endroit.
Un remboursement de note de frais est-il imposable?
En règle générale, le remboursement n’est pas imposable. L’employé récupère une somme qu’il avait avancée pour son travail; il ne s’agit pas d’un revenu. Ce montant n’apparaît donc pas sur son feuillet T4, le relevé de fin d’année qui sert à produire la déclaration de revenus.
Deux situations modifient ce traitement. Si le remboursement dépasse la dépense réelle, le surplus est considéré comme un revenu pour l’employé et l’employeur doit l’ajouter à son feuillet T4. Si le remboursement couvre une dépense personnelle, il est imposable. Le reçu est l’élément qui confirme le caractère non imposable du remboursement.
Certaines dépenses suivent en plus des règles particulières : les frais de repas et de représentation, par exemple, sont généralement déductibles à 50 % pour l’entreprise.
Combien de temps faut-il conserver une note de frais?
Du côté de l’entreprise, la note de frais et ses reçus se conservent six ans. Ce délai court à partir de la fin de la dernière année d’imposition visée. Cette règle relève de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec.
