Un per diem est une indemnité forfaitaire qu’un employeur verse à un salarié en déplacement pour couvrir ses frais de séjour, comme les repas et l’hébergement d’une journée. Versé au forfait, il n’oblige pas le salarié à justifier chaque dépense par un reçu. Il se distingue ainsi du remboursement au réel, qui couvre la dépense exacte sur présentation d’un justificatif.
À quoi sert un per diem ?
Un per diem sert à couvrir les frais de séjour d’un salarié en déplacement au moyen d’un montant fixé par jour, plutôt que par un remboursement de chaque dépense au montant exact. Cette distinction avec le remboursement au réel a une incidence sur le traitement social et fiscal, abordé plus bas.
L’employeur choisit entre les deux modes. Il peut verser une allocation forfaitaire pour simplifier le suivi, ou rembourser au réel sur justificatifs. Les deux modes ne se cumulent pas pour une même dépense.
Comment se fixe un per diem ?
En France, le per diem correspond aux allocations forfaitaires que l’employeur verse pour les frais de repas et de grand déplacement. Leurs montants sont fixés par l’arrêté du 4 septembre 2025 et appliqués par l’URSSAF comme limites d’exonération de cotisations. Dans la limite de ces montants, l’employeur n’a pas à justifier chaque dépense. Ils sont revalorisés chaque année au 1er janvier et publiés par le Bulletin officiel de la Sécurité sociale.
Pour les frais de repas, l’arrêté distingue trois situations, chacune avec sa propre limite : le repas pris au restaurant en déplacement, le repas pris en déplacement hors des locaux lorsque le salarié n’est pas tenu de manger au restaurant, et le repas pris sur le lieu de travail.
Pour un grand déplacement, c’est-à-dire une mission qui empêche le salarié de regagner son domicile chaque jour, l’indemnité couvre les repas et l’hébergement avec petit-déjeuner. La limite d’hébergement est plus élevée à Paris et dans la petite couronne. Au-delà de trois mois sur un même lieu, ces limites sont ramenées à 85 % de leur montant, puis à 70 % au-delà de 24 mois.
Un per diem est-il soumis à cotisations ou imposable ?
En principe, un per diem versé dans la limite du barème échappe aux cotisations sociales comme à l’impôt sur le revenu. Le salarié reçoit un montant destiné à couvrir des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise; ce versement ne constitue pas une rémunération.
L’exonération tient au respect de ces limites. En deçà, l’employeur est dispensé du détail des dépenses, à condition d’établir que la mission a bien eu lieu. Une allocation qui dépasse le barème perd cette exonération pour sa part excédentaire : elle rejoint alors l’assiette des cotisations et devient imposable, sauf facture prouvant la dépense réelle.
Faut-il conserver des justificatifs pour un per diem ?
Le forfait dispense le salarié de justifier chaque dépense, mais il ne dispense pas l’employeur de prouver la mission. L’employeur conserve une preuve du déplacement : les dates, le lieu et l’objet de la mission, par exemple un ordre de mission. Cette preuve établit que l’indemnité couvre un déplacement réel, condition de son exonération.
La durée de conservation dépend du type de contrôle. Conserver ces pièces dix ans couvre l’ensemble des cas, du contrôle URSSAF au contrôle fiscal. Un outil de gestion des notes de frais regroupe ces renseignements dans un seul endroit. Pour uniformiser les demandes des salariés, un modèle de note de frais prêt à remplir sert de point de départ.
