Une indemnité journalière, aussi appelée per diem, est un montant forfaitaire qu’un employeur verse à un employé en déplacement pour couvrir ses frais reliés au travail, comme les repas et les frais accessoires d’une journée. Elle est fixée d’avance et versée au forfait, sans que l’employé détaille chaque dépense par reçu.
À quoi sert une indemnité journalière?
Une indemnité journalière sert à couvrir les frais de séjour d’un employé en déplacement pour le travail, au moyen d’un montant fixé par jour. Contrairement à l’indemnité de note de frais, qui rembourse le montant exact sur présentation de justificatif, le montant versé pour l’indemnité journalière est soit un peu plus ou un peu moins élevé que les frais déboursés par l’employé. Cette distinction a une incidence sur le traitement fiscal, abordé plus bas.
C’est l’employeur qui choisit entre les deux modes. Il peut verser une indemnité forfaitaire pour simplifier le suivi, ou rembourser les dépenses au réel sur justificatifs.
Comment se fixe une indemnité journalière?
Au Canada, l’Agence du revenu du Canada n’impose pas de montant forfaitaire aux employeurs du secteur privé. L’entreprise fixe elle-même le montant de son indemnité journalière dans sa politique de dépenses, à condition qu’il demeure raisonnable au regard des frais que l’employé engagera réellement.
L’Agence du revenu du Canada fournit un repère pour le volet repas. Elle considère généralement comme raisonnable une allocation de repas jusqu’à 23 $ par repas, taxes comprises. Ce seuil sert de référence administrative, non de plafond légiféré : un montant plus élevé peut rester raisonnable si le coût des repas est plus élevé à l’endroit visité.
Pour l’hébergement, il n’existe pas de montant forfaitaire raisonnable établi de façon générale pour le secteur privé. L’employeur fonde alors l’allocation sur les frais d’hébergement qu’il s’attend à voir l’employé engager.
Une indemnité journalière est-elle imposable?
En règle générale, une indemnité journalière n’est pas imposable lorsqu’elle est raisonnable et qu’elle vise un déplacement hors de la municipalité ou de la région métropolitaine où l’employé travaille habituellement. L’employé reçoit alors un montant destiné à couvrir des frais de travail; ce versement n’est pas une rémunération. Ce montant n’apparaît alors ni sur son feuillet T4, le relevé fédéral de fin d’année, ni sur son relevé 1, produit pour Revenu Québec.
Le caractère raisonnable est la condition centrale. Revenu Québec emploie l’expression allocation pour frais de voyage pour désigner ce type de versement. Si l’allocation n’est pas raisonnable, elle devient imposable et son montant est inclus en totalité au relevé 1 de l’employé. L’Agence du revenu du Canada applique la même logique du côté fédéral.
Deux situations rendent l’indemnité imposable. Un montant qui dépasse nettement les frais qu’un employé engagerait dans les mêmes circonstances est traité comme un revenu. Un montant fixe versé en argent sans lien avec un déplacement réel est également imposable.
Faut-il conserver des justificatifs pour une indemnité journalière?
Il n’est pas nécessaire pour l’employé de détailler chaque dépense avec un reçu pour l’indemnité journalière. Par contre, l’employeur doit documenter le tout en conservant une preuve du déplacement : les dates, le lieu et l’objet professionnel de la mission. Cette preuve établit que l’indemnité couvre un déplacement réel, condition de son caractère non imposable.
Une politique de dépenses écrite précise les montants versés, les situations qui y donnent droit et les renseignements à consigner. Un outil de gestion des dépenses regroupe ces renseignements dans un seul endroit. Pour uniformiser les demandes des employés, un modèle de rapport de dépenses prêt à remplir sert de point de départ.
