Meilleures pratiques pour recueillir les données des employés

Découvrez les types de données que vous pouvez recueillir pour bâtir des équipes plus performantes, ainsi que les meilleures pratiques pour recueillir les données des employés, les stocker et les utiliser de manière responsable.

Qu’est-ce que les données des employés?

Les données des employés représentent tous les détails qu’une entreprise recueille sur ses employés.

Les données recueillies peuvent être des données démographiques de base et des renseignements personnels, tels que le nom, l’adresse, l’âge et le sexe de l’employé. Il peut également s’agir de renseignements liés à l’emploi, tels que les évaluations de performance, l’historique des salaires et le registre des congés.

Pourquoi la collecte de données sur les employés est importante pour les entreprises

Les entreprises ont évidemment besoin de recueillir certaines données sur les employés pour effectuer des tâches de routine dans le cadre de la gestion de ressources humaines, telles que le suivi du temps et la paie. Mais l’importance de recueillir les données des employés ne s’arrête pas là.

Recueillir les bonnes données sur les employés offre des détails utiles aux décideurs et aux chefs d’entreprise pour améliorer la culture d’entreprise, le processus d’embauche et prendre des décisions plus intelligentes guidées par des informations.

Les données des employés doivent être recueillies, stockées et utilisées conformément aux lois fédérales et locales. Les employés ont également le droit de savoir comment leurs renseignements sont recueillis et utilisés.

10 raisons pour recueillir les données des employés

1. Identifier les talents uniques;
2. Optimiser votre utilisation des ressources humaines;
3. Mieux comprendre les lacunes en matière de compétences dans votre organisation;
4. Réduire les coûts d’exploitation de ressources humaines;
5. Mettre en évidence les tendances de productivité;
6. Analyser l’efficacité de vos programmes de formation;
7. Révéler les problèmes de gestion;
8. Détecter les manques d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée;
9. Identifier les possibilités de formation et de perfectionnement;
10. Mesurer l’engagement des employés.

5 types de données sur les employés que les entreprises devraient recueillir

1. Données RH de base sur les employés

Même les petites entreprises ont besoin de recueillir des données RH de base sur les employés, telles que :

Données démographiques

Les données démographiques représentent les renseignements d’identification de l’employé, tels que :

• L’âge;
• Le sexe;
• L’appartenance ethnique;
• Le niveau de scolarisation.

Ce type de données sur les employés détermine le statut social de l’employé et son groupe social au sens large. Ce sont d’ailleurs des informations importantes pour documenter la diversité de votre personnel et vos pratiques d’embauche.

Certaines industries, comme la restauration, les soins à domicile et la santé, pourraient choisir de recueillir des informations telles que les allergies, le statut de fumeur ou de non-fumeur, etc. Des renseignements supplémentaires comme ceux-ci aideront à créer des profils d’employés plus complets.

Avantages de suivre les données démographiques

• Faire des rapports sur la diversité de votre personnel;
• Créer un environnement de travail plus inclusif et positif;
• Élaborer des politiques et des programmes d’avantages sociaux qui seront plus significatifs pour le personnel.

Qualifications

Les données concernant les qualifications permettent de savoir pourquoi l’employé convient à son poste actuel. Ces renseignements incluent les éléments suivants :

• L’expérience de travail;
• Les compétences;
• Les formations et cours suivis;
• Les responsabilités et emplois précédents;
• Les outils qu’ils maîtrisent.

Avantages de suivre les données sur les qualifications des employés

• Améliorer les stratégies de développement des talents;
• Profiter du recrutement interne;
• Déterminer les lacunes en matière de compétences au sein de votre équipe et y remédier grâce à des formations adaptées;
• Détecter les candidats au fort potentiel pour des postes de gestionnaires.

Durée d’emploi

Les données relatives à la durée d’emploi vous indiquent depuis combien de temps l’employé travaille pour l’entreprise. Cela comprend :

• La date de début et de fin du contrat ou de l’emploi;
• Toute interruption prolongée du travail pour cause de maladie, de congé parental, de poursuite des études ou de formation complémentaire.

Avantages de suivre les données relatives à la durée de l’emploi

Déterminez si votre entreprise a des problèmes de satisfaction des employés et de roulement du personnel.

Si un grand nombre d’employés quittent l’entreprise après seulement quelques semaines ou quelques mois de travail, vous pouvez chercher pour voir si votre taux de roulement est dû à :

• Un climat de travail hostile;
• Un mauvais onboarding;
• Un faible engagement des employés;
• De mauvaises pratiques de gestion.

Comment recueillir les données des employés

Les services de ressources humaines recueillent de manière continue des données sur les nouvelles recrues : cela se fait généralement par le biais de documents RH officiels afin de créer un profil détaillé de l’employé :

• Renseignements sur le recrutement;
• Descriptions de l’emploi;
• C.V. des employés;
• Contrats d’emploi;
• Lettres d’offres d’emploi;
• Lettres de fin de contrat;
• Entrevues de départ.

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2. Données sur les présences

Les données sur les présences est l’une des principales informations recueillies sur les employés, car elle vous indique si le personnel se présente et effectue pleinement son travail selon l’horaire prévu.

Les registres de présence des employés indiqueront à votre équipe des ressources humaines :

• La fréquence à laquelle les employés arrivent à l’heure au travail;
• S’ils prennent assez de pauses pendant leur quart de travail, ou s’ils en prennent trop;
• La fréquence de leurs vacances ou de leurs absences pour maladie;
• Les types de congés qu’ils prennent.

Avantages de suivre les données sur les présences

• Déterminer les possibilités pour augmenter la productivité;
• Prévenir l’absentéisme inutile;
• Détecter les problèmes de présence, tels que les retards fréquents et les abus de congés;
• Mieux prévoir les besoins en personnel pour éviter les périodes d’arrêt ou les surcharges de travail.

Comment recueillir les données sur les présences

Le moyen le plus simple de recueillir des données sur l’assiduité est d’utiliser un logiciel de suivi du temps et de gestion des employés. Le logiciel remplit automatiquement les feuilles de temps de vos employés lorsqu’ils pointent leur arrivée et départ ou prennent des pauses. Vous examinez ensuite les problèmes trouvés par le logiciel et exportez tout simplement les feuilles de temps vers le service de paie.

3. Données de suivi du temps

Les données de suivi du temps vous indiquent combien d’heures l’employé travaille sur une période donnée, sur un projet donné ou sur des activités spécifiques.

Les employeurs au Canada et aux États-Unis sont légalement tenus de suivre le temps des employés.

Avantages de suivre les données de suivi du temps

• Comprendre comment les employés passent leur journée;
• Prendre des décisions d’affaires plus avisées sur la façon dont vous évaluez les coûts des projets, déléguez des tâches, etc.;
• Améliorer les horaires des employés;
• S’assurer que les employés sont adéquatement rémunérés pour leur temps.

Comment recueillir les données sur le suivi du temps

Il existe différentes façons de recueillir des données sur le suivi du temps des employés :

1. Papier : Il suffit de noter sur une feuille de papier les heures que les employés travaillent ou consacrent à une tâche donnée.
2. Feuilles de calcul : Créez une feuille de temps ou utilisez ce modèle gratuit de feuille de temps pour suivre les heures que chaque employé travaille.
3. Pointeuse : Demandez aux employés de pointer lorsqu’ils commencent et terminent leur quart de travail.
4. Logiciel de suivi du temps : Utiliser un logiciel qui comprend la planification de l’horaire des employés, plusieurs façons de pointer et le suivi du temps en un seul et même outil. Bonus : certains logiciels de suivi du temps incluent également d’autres outils de gestion des ressources humaines.

4. Engagement des employés

Les données relatives à l’engagement des employés vous indiquent à quel point un employé est attaché à son travail et à l’organisation.

Avantages de suivre les données sur l’engagement

• Faire preuve d’empathie et instaurer la confiance avec les employés;
• Déterminer les possibilités d’améliorer l’expérience des employés;
• Détecter les problèmes d’engagement des employés très tôt et les résoudre;
• Mettre en évidence les tendances en matière de satisfaction au travail, de rétention du personnel, etc.

Comment recueillir les données relatives à l’engagement des employés

Contrôles des gestionnaires

Au cours de ces entretiens individuels récurrents, les gestionnaires peuvent poser aux employés des questions telles que :

• Comment vas-tu?
• Es-tu satisfait de ton emploi?
• Cet emploi répond-t-il à tes attentes?
• Quels sont tes objectifs de carrière?
• Comment tout se passe à la maison?

Sondages sur l’engagement des employés

Ces sondages approfondis auprès des employés peuvent éclaircir des questions que votre équipe préférerait peut-être ne pas aborder lors d’une rencontre individuelle avec un supérieur. Ces sondages anonymes (ou non) peuvent poser des questions telles que :

• Ton travail est-il reconnu à sa juste valeur?
• Trouves-tu que tu es rémunéré équitablement?
• Comment se porte ta relation avec ton gestionnaire? Tes collègues?
• Fournissons-nous suffisamment de soutien et de formation pour que tu puisses accomplir ton travail?
• L’entreprise offre-t-elle un environnement de travail sain et inclusif?
• Quels éléments pourrions-nous intégrer à ton plan de développement professionnel?

Sondages d’attitudes (pulse surveys)

Ces courts questionnaires peuvent être utilisés plus fréquemment pour suivre les progrès réalisés dans des domaines spécifiques nécessitant une amélioration. Par exemple, à la suite d’un sondage sur l’engagement au travail qui démontre une insatisfaction à l’égard d’un gestionnaire. Ces sondages peuvent poser des questions telles que :

• Ton responsable est-il à l’écoute de tes demandes?
• Ton responsable reconnaît-il tes efforts au travail?
• Ton responsable est-il à l’écoute de tes suggestions?

5. Rendement des employés

Les données relatives au rendement décrivent l’ensemble des réussites et des échecs de l’employé tout au long de la période d’emploi. Ces données comprennent des informations telles que les objectifs atteints et les délais que l’employé a respectés, ses contributions aux projets de l’entreprise, ses évaluations par les clients, le nombre de ventes, son efficacité globale, etc.

La reconnaissance du rendement est essentielle à l’engagement et à la fidélisation des employés. Les logiciels de reconnaissance du personnel comprennent une fonction high fives. Il s’agit d’un moyen simple et amusant pour tous les membres de votre organisation de mettre en évidence les victoires quotidiennes des uns et des autres, petites et grandes, et d’intégrer la reconnaissance dans votre culture.

Avantages de suivre les données relatives au rendement

• Améliorer la gestion de la reconnaissance et de la productivité des employés;
• Déterminer les employés qui méritent d’être récompensés ou de recevoir une promotion;
• Préparer les plans d’amélioration du rendement pour les employés qui en ont besoin.

Comment recueillir les données relatives au rendement des employés

Rétroaction 360 degrés (omnidirectionnelle)

Utilisée pour obtenir une vue d’ensemble des forces, des faiblesses et du rendement général de l’employé, sur la base des commentaires de ceux qui travaillent avec lui :

• Collègues;
• Cadres hiérarchiques;
• Subordonnés directs;
• Clients.

Métriques de quantité

Utilisées pour évaluer le rendement des employés sur la base de données mesurables telles que :

• Nombre de ventes;
• Nombre d’appels de vente effectués;
• Nombre de visites chez les clients;
• Pourcentage de prospects convertis en clients.

Métriques de qualité

Utilisées pour avoir une idée générale de la productivité de l’employé en mesurant des données telles que :

• Nombre de défauts, en cas de produits physiques;
• L’indice de recommandation client, en cas de services.

Appréciation de la direction

Utilisée pour évaluer de manière continue le rendement de l’employé ainsi que pour connaître ses priorités et ses objectifs professionnels.

Auto-évaluation

Utilisée pour obtenir des informations sur le rendement directement auprès des travailleurs. Cette approche peut souvent révéler des éléments qui n’apparaîtraient pas lors d’une évaluation du rendement par un gestionnaire.

Meilleures pratiques de gestion des données des employés

La législation sur le respect des informations personnelles, telle que la loi 25 au Québec ou le règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe, ont créé des défis supplémentaires quant à la manière dont une entreprise peut recueillir et stocker les renseignements personnels. Ces lois définissent également des lignes directrices sur les données pouvant être recueillies, sur leur finalité et sur la manière dont elles doivent être stockées.

Si, de nos jours, toutes les entreprises souhaitent obtenir davantage de données, il convient de faire preuve d’une grande prudence lors de la création d’une base de données sur les employés. Voici quelques conseils pour que votre base de données de renseignements sur les employés réponde aux besoins de votre entreprise, tout en respectant la vie privée des employés et les lois en vigueur.

Conformez-vous aux lois en vigueur

Assurez-vous que vos méthodes de collecte des données sont conformes aux lois locales, fédérales et internationales sur la sécurité des données, notamment celles qui régissent la collecte et le stockage des données des employés.

Sécurisez les données

La sécurité des données est très importante. Préservez la confidentialité des données des employés en utilisant des outils de collecte de données de haute qualité. Les données stockées devraient être protégées par cryptage.

Limitez l’accès aux données

Les données des employés peuvent représenter des quantités importantes d’informations sensibles. Stockez toutes les données des employés dans une base de données centralisée avec différents rôles et autorisations pour les utilisateurs. N’accordez l’accès qu’aux informations nécessaires selon le rôle de la personne qui y accède.

Définissez une politique claire et suivez-la

Créez une politique de collecte des données et tenez-la à jour en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise et des lois applicables. Appliquez cette politique à tous les employés, et partagez-la avec votre équipe. La politique doit expliquer pourquoi les renseignements sont recueillis et pourquoi ils sont nécessaires pour assurer les opérations commerciales.

Faites des audits et supprimez les renseignements inutiles

Déterminez la durée de conservation de certains types d’informations sensibles et le moment où elles doivent être supprimées. Vérifiez les exigences des lois et des réglementations locales en matière de suppression de données.

Faites preuve d’éthique

Assurez-vous que vous avez de bonnes raisons de recueillir certains types de données, et utilisez ces renseignements de manière éthique.

Soyez transparent avec les employés

Informez le personnel des types de données que vous allez recueillir et de la manière dont ces renseignements seront recueillis, stockés, protégés, utilisés et partagés. Il se peut également que vous deviez faire signer aux employés un formulaire d’autorisation vous permettant de recueillir leurs données, en particulier lorsqu’il s’agit de recueillir des informations sensibles comme des données médicales.

Utilisez les données sur les employés de manière holistique

Recueillez des données sur les employés à partir de plusieurs points de données et utilisez-les de manière holistique pour trouver les talents cachés, les lacunes en matière de compétences et les possibilités d’amélioration.

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Décidez des types de données que votre entreprise doit recueillir, adoptez des outils qui faciliteront la gestion des dossiers des employés, puis analysez les données pour constituer des équipes plus performantes.