Trouvez le meilleur logiciel pour votre pharmacie en 11 étapes

Ce guide pratique vous accompagne dans la recherche des meilleurs logiciels de gestion de pharmacie pour un fonctionnement sans faille et un service de qualité aux clients. Découvrez comment Agendrix peut vous aider à simplifier tous les aspects de la gestion et de la planification du personnel.

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Pourquoi des opérations efficaces sont essentielles au bon fonctionnement d’une pharmacie

L’optimisation de l’efficacité dans votre pharmacie est plus qu’une simple bonne pratique à adopter : elle est essentielle pour garantir le bon fonctionnement de votre établissement et la qualité des soins prodigués aux patients. Ce sont là deux piliers d’une rentabilité durable.

Avant d’aborder la question du choix des meilleurs outils logiciels pour votre pharmacie, examinons quelques-unes des tâches que les gestionnaires de pharmacie doivent accomplir au quotidien, ainsi que certains des logiciels pharmaceutiques les plus couramment utilisés.

Les principales activités d’une pharmacie

Un gestionnaire de pharmacie doit porter plusieurs chapeaux pour assurer le bon fonctionnement et l’efficacité de la pharmacie. Voici une liste non exhaustive des tâches générales d’un gérant de pharmacie.

La gestion des ordonnances

• Assurer un traitement précis et rapide des ordonnances.
• Vérifier la validité et l’exhaustivité des prescriptions.
• Contrôler les risques d’interactions entre les médicaments et les contre-indications.

Gestion de l’inventaire

• Maintenir les niveaux optimaux de stocks de médicaments et de marchandises.
• Gérer les processus de commande et de réception.
• Effectuer des contrôles d’inventaire réguliers et gérer les produits périmés ou rappelés.

Gestion du personnel

• Embaucher, former et superviser le personnel de la pharmacie.
• Planifier les quarts de travail et gérer la répartition de la charge de travail.
• Veiller à ce que le personnel respecte les politiques et procédures de la pharmacie.

Service à la clientèle

• Fournir un excellent service à la clientèle et répondre aux préoccupations ou aux questions.
• Conseiller les patients sur l’utilisation des médicaments, leurs effets secondaires et leur conservation.
• Gérer les plaintes des clients et veiller à leur satisfaction.

Gestion financière

• Superviser les processus de facturation.
• Gérer les budgets, les dépenses et les dossiers financiers des pharmacies.
• Optimiser les stratégies de tarification et gérer les marges bénéficiaires.

Respect de la réglementation

• Veiller au respect des lois et des réglementations fédérales, nationales et locales en matière de pharmacologie.
• Gérer les substances contrôlées et maintenir la documentation appropriée.
• Préparer et gérer les inspections des agences de réglementation.

Services cliniques

• Fournir des vaccins et d’autres services cliniques (par exemple, des examens de santé).
• Assurer la gestion des traitements médicaux et l’éducation des patients.
• Collaborer avec les prestataires de soins de santé afin d’optimiser les soins aux patients.

Gestion des technologies et des systèmes

• Implémenter et maintenir les outils de gestion de la pharmacie et d’autres systèmes logiciels.
• Assurer la sécurité des données et la confidentialité des patients.
• Se tenir au courant des avancées technologiques dans le domaine pharmaceutique.

Assurance qualité

• Élaborer et mettre en œuvre des procédures de contrôle de la qualité.
• Contrôler et améliorer le déroulement des opérations et des processus pharmaceutiques.
• Traiter et atténuer les erreurs et les incidents liés aux médicaments.

Marketing et développement des affaires

• Élaborer des stratégies de marketing pour attirer de nouveaux clients et fidéliser les clients existants.
• Collaborer avec les prestataires de soins de santé et les organisations communautaires.
• Développer les services pharmaceutiques pour répondre aux besoins de la communauté.

Logiciels couramment utilisés dans les pharmacies

Les pharmacies utilisent couramment divers systèmes informatiques pour gérer efficacement leurs activités. Ces systèmes automatisent de nombreuses tâches récurrentes, ce qui permet aux propriétaires de pharmacies d’accroître l’efficacité de leur succursale et d’améliorer le service client, tout en réduisant le risque d’erreur humaine.

Vous trouverez ci-dessous une liste de différents logiciels spécialisés pour les pharmacies.

RH, recrutement et planification en un seul logiciel convivial

Optimisez tous les aspects de la gestion des employés de pharmacie, du recrutement, de l’intégration et de la formation aux dossiers des employés, à la planification et à la paie avec le logiciel de gestion d’horaires pour pharmacie d’Agendrix.

1. Systèmes de gestion de pharmacie (PMS)

• Automatise la saisie, la validation et la délivrance des ordonnances.
• Suivi des niveaux de stock de médicaments, gestion des commandes et audits d’inventaire.
• Gère les transactions financières, y compris le traitement des demandes de remboursement des assurances.
• Tient à jour les dossiers détaillés des patients et l’historique des médicaments.

2. Systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME)

• Permet d’accéder aux dossiers médicaux complets des patients.
• Facilite l’échange de données entre la pharmacie et les autres prestataires de soins de santé.
• Propose des alertes et des lignes directrices basées sur les données du patient afin de soutenir les décisions cliniques.

3. Systèmes de points de vente (POS)

• Traite les transactions de vente, y compris les paiements au comptant, à crédit et par assurance.
• S’intègre à la gestion des stocks pour mettre à jour les niveaux de stock en temps réel.
• Gère les relations avec les clients, les interactions, les programmes de fidélisation et les promotions.

4. Logiciel de gestion du traitement des médicaments (MTM)

• Aide les pharmaciens à effectuer des bilans complets de médication.
• Effectue le suivi de la conformité des dossiers de médication des patients et des résultats obtenus.
• Facilite la documentation des services de gestion des médicaments fournis aux clients.

5. Logiciel de préparation des doses à administrer

• Gère les formules et les procédures pour les médicaments complexes.
• Veille à la cohérence et à la précision des processus de préparation.
• Contribue à maintenir la conformité avec les normes en matière de préparation des médicaments.

6. Systèmes d’aide à la décision clinique (SADC)

• Alerte les pharmaciens sur les risques d’interactions entre médicaments.
• Fournit des lignes directrices et des recommandations fondées sur des données objectives en matière de traitement pharmacologique.
• Informe les pharmaciens des problèmes de sécurité potentiels sur la base des données du patient.

7. Logiciels de télépharmacie

• Permet des consultations virtuelles avec les patients.
• Permet la vérification à distance des ordonnances par les pharmaciens.
• Permet la surveillance et le suivi à distance des patients.

8. Logiciels de réglementation et de conformité

• Tient des registres détaillés des transactions et des changements pour les audits de conformité.
• Génère les rapports exigés par les organismes de réglementation (par exemple, MAPAQ).
• Suit la manipulation et la délivrance de substances contrôlées.

9. Systèmes de gestion d’inventaire

• Surveille les niveaux de stock, les dates de péremption et les points de réapprovisionnement.
• Gère les relations et les transactions avec les fournisseurs.
• Automatise le processus de réapprovisionnement sur la base de critères prédéfinis.

10. Logiciels de gestion de la relation client (CRM)

• Maintient les profils détaillés des clients, y compris leurs préférences et l’historique de leurs achats.
• Gère des campagnes de marketing et de promotion ciblées.
• Recueille et analyse les réactions des clients en vue d’améliorer le service.

11. Logiciels d’analyse et de reporting

• Fournit des informations sur les tendances et les performances des ventes.
• Suit les indicateurs clés de performance tels que les délais de traitement des ordonnances.
• Génère des rapports financiers à des fins de budgétisation et de prévision.

12. Applications mobiles et web

• Permet aux patients d’accéder à leur dossier pharmaceutique, de renouveler leurs ordonnances et de communiquer avec les pharmaciens.
• Fournit aux pharmaciens des outils pour gérer les tâches en cours.

13. Logiciels de gestion des horaires des employés

• Automatise la création des horaires des employés, garantissant une couverture adéquate de tous les quarts de travail, même sur plusieurs sites.
• Permet aux employés de saisir leurs disponibilités et de demander des congés.
• Facilite les échanges de quarts de travail et les permutations entre les employés, avec ou sans l’approbation du gestionnaire.
• Envoie des notifications aux employés concernant les quarts de travail à venir, les changements d’horaire et les mises à jour importantes.
• Suit et gère les heures supplémentaires des employés afin de garantir le respect de la législation du travail.

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14. Logiciels de gestion des ressources humaines

• Tient à jour les dossiers détaillés des employés, y compris les données personnelles, les fonctions et l’historique de l’emploi.
• Automatise le traitement de la paie, y compris le calcul des salaires, les déductions fiscales et les dépôts directs.
• Gère les avantages sociaux des employés tels que l’assurance maladie, les plans de retraite et les politiques de congé.
• Suit les performances des employés, procéder à des évaluations et fixer des buts et des objectifs.
• Veille au respect de la législation du travail et produit les rapports RH nécessaires pour les agences de régulation.

15. Systèmes de gestion du temps et des présences

• Suit le temps de travail et les présences des employés.
• Enregistre les entrées et les sorties du personnel avec différentes méthodes, incluant les systèmes biométriques, les cartes d’identité ou une application mobile.
• Automatise la collecte et l’approbation des feuilles de temps des employés.
• Contrôle les absences, les retards et les soldes de congés des employés.
• S’intègre aux systèmes de paie et de planification pour rationaliser les processus.

16. Logiciels de formation et de développement

• Gère le processus d’intégration des nouveaux employés, y compris les calendriers de formation et les programmes d’orientation.
• Suit et gère la formation continue et le développement professionnel des employés.
• Veille à ce que les employés conservent les certifications et les licences requises.

17. Logiciels de gestion de la conformité

• Veille au respect de la législation du travail fédérale, nationale et locale en ce qui concerne les heures de travail, les heures supplémentaires et les pauses.
• Maintient et applique les politiques et procédures de l’entreprise.
• Enregistre et gère les incidents sur le lieu de travail et les griefs des employés.

18. Systèmes de suivi des candidats (ATS) et recrutement

• Automatise la publication des offres d’emploi sur différentes plateformes.
• Suit les candidats tout au long du processus d’embauche.
• Rassemble et organise les CV et les candidatures.

19. Logiciels de gestion de la paie et de la rémunération

• Gère les structures salariales, les augmentations et les primes.
• Veille à la conformité des charges sociales et gère les déclarations d’impôts.
• Assure le suivi et le remboursement des dépenses des employés.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de pharmacie?

Vous trouverez ci-dessous les meilleures pratiques pour choisir un logiciel. Suivez ces étapes et vous ne vous tromperez pas, quel que soit le type de solution logicielle dont vous avez besoin pour votre pharmacie.

1. Évaluez vos besoins et vos exigences

• Déterminez les principales fonctionnalités nécessaires (par exemple, les traitement des ordonnances, la gestion des stocks, la planification des horaires, la facturation, les rapports).
• Analysez les processus de travail actuels pour déterminer comment les logiciels peuvent améliorer votre efficacité.
• Veillez à ce que le logiciel soit conforme à toutes les réglementations et normes pertinentes.
• Tenez compte de votre croissance future et de la capacité du logiciel à s’y adapter.

2. Recherchez les options disponibles

• Effectuez des recherches approfondies pour identifier les solutions logicielles disponibles sur le marché.
• Lisez les commentaires d’autres pharmaciens et des publications du secteur.
• Vérifiez la réputation et la fiabilité des outils potentiels.

3. Évaluez les caractéristiques et les fonctionnalités

• Faites une comparaison détaillée des fonctionnalités offertes par les différentes solutions qui vous intéressent.
• Évaluez si le logiciel intègre plusieurs fonctionnalités clés (par exemple, le traitement des prescriptions, la gestion des stocks, la facturation, la gestion des médicaments, les points de vente, la planification des employés, la gestion des ressources humaines) dans une plateforme unique.
• Déterminez si le logiciel peut être facilement adapté à vos besoins spécifiques et dans quelle mesure.
• Évaluez la convivialité du logiciel afin d’anticiper la formation et l’adoption des utilisateurs.

4. Considérez les capacités d’intégration

• Assurez la compatibilité avec les systèmes existants (par exemple, les systèmes de laboratoire).
• Vérifiez si le logiciel permet des intégrations faciles avec des applications et des services tiers.

5. Demandez des démos et des périodes d’essai

• Planifiez des démos de produit avec les fournisseurs présélectionnés pour voir le logiciel en action. Ces présentations sont souvent sans engagement.
• Profitez des essais gratuits lorsque c’est possible pour tester le logiciel dans le contexte de votre pharmacie.

6. Évaluez le soutien et la formation offerts

• Évaluez le niveau de service client fournit (par exemple, assistance 24/7, délais de réponse, centre de ressources en ligne, disponibilité en plusieurs langues, etc.);
• Vérifiez si le fournisseur propose une formation complète au personnel. N’oubliez pas que certains logiciels très conviviaux ne nécessitent que peu ou pas de formation.

7. Évaluez les coûts et le retour sur investissement (ROI)

• Étudiez la structure de prix (par exemple, achat unique, abonnement par utilisateur ou par localisation, etc.).
• Calculez le coût total d’acquisition ; tenez compte des coûts initiaux, des frais d’entretien et de tout autre coût supplémentaire.
• Estimez le retour sur investissement potentiel en fonction de l’amélioration de l’efficacité et des économies réalisées.

8. Vérifiez les références et les avis

• Demandez des références à des clients existants et parlez-leur de leur expérience.
• Lisez les commentaires en ligne : Lisez les avis en ligne et les témoignages des clients pour vous donner une idée plus précise de la satisfaction des utilisateurs.

9. Validez la sécurité et la conformité

• Assurez-vous que le logiciel dispose de mesures de sécurité solides pour protéger les données des utilisateurs.
• Vérifiez que le logiciel est conforme aux autres réglementations relatives à la protection des données comme la RGPD, la loi 25, et tout autre loi.

10. Prenez votre décision en connaissance de cause

• Organisez des discussions internes sur les résultats de vos observations avec les principales parties prenantes (par exemple, le personnel et les gestionnaires de la pharmacie, le service informatique si vous en avez un).
• Établissez un consensus entre tous, cela facilitera l’adhésion et la mise en place de l’outil.
• Réévaluez vos choix en tenant compte de toutes les informations et de tous les commentaires recueillis.

11. Plan d’implémentation

• Élaborez un plan détaillé comprenant un échéancier, les responsabilités et des étapes claires.
• Planifiez la migration des données existantes vers le nouveau système.
• Veillez à ce que le fournisseur offre une assistance continue pendant et après la phase de mise en œuvre.

Pourquoi les pharmacies devraient-elles utiliser des logiciels professionnels?

La plupart des gestionnaires de pharmacies sont conscients de la nécessité essentielle de disposer d’un logiciel spécialisé dans la gestion des prescriptions de leurs clients, des dossiers médicaux électroniques et des points de vente.

Mais connaissez-vous l’importance d’utiliser un logiciel professionnel pour des tâches telles que la planification des horaires, la communication et la gestion des ressources humaines?

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Voici quelques-uns des avantages concrets et immédiats que les pharmacies peuvent tirer de l’automatisation de ces tâches récurrentes et fastidieuses.

1. Efficacité et gain de temps

• Grâce à un logiciel de gestion des horaires, vous pouvez automatiser votre processus de planification. Cela réduira considérablement le temps et les efforts nécessaires à la création et à la gestion manuelles des horaires.
• Mettez vos horaires à jour et communiquez-les aux employés en temps réel. Assurez-vous que tous les employés sont au courant de leurs quarts de travail et minimisez les problèmes courants de planification tels que la confusion, les erreurs, les absences, etc.

2. Une meilleure communication

• Disposer d’une plateforme unique et centralisée pour toutes les communications garantit que les messages importants sont transmis efficacement à l’ensemble du personnel.
• Le logiciel peut envoyer des notifications et des alertes automatisées aux employés concernant les changements d’horaires, les quarts de travail à venir et les annonces importantes.
• Les messages et les notifications peuvent être envoyés à un seul employé, à une équipe spécifique ou à l’ensemble du personnel de la pharmacie.

3. Gestion plus facile des employés

• Les employés peuvent indiquer leurs disponibilités et demander des congés par l’intermédiaire du logiciel, ce qui permet aux responsables de créer plus facilement des horaires sans conflit.
• Le logiciel permet aux employés d’échanger leurs quarts de travail entre eux, nécessitant ou non l’approbation de leur gestionnaire. Cela améliore la flexibilité et la satisfaction au travail.

Si vous cherchez une solution mais que vous n’êtes pas prêt à investir dans un logiciel, téléchargez gratuitement notre formulaire de disponibilité des employés.

4. Conformité et tenue de registres

• Les logiciels de gestion des pharmacies permettent de garantir le respect de la législation du travail concernant les heures de travail, les heures supplémentaires et les pauses, réduisant ainsi le risque de problèmes juridiques.
• Il tient également des registres précis des heures de travail, des congés et des informations salariales, ce qui est essentiel pour les audits et les rapports.

5. Utilisation plus efficace de votre main-d’œuvre

• Les logiciels de gestion d’horaires pour pharmacies garantit des niveaux de personnel optimaux en fonction de l’achalandage, ce qui vous évite d’être en sureffectif ou en sous-effectif.
• Ils permettent également de suivre la performance et l’assiduité des employés, ce qui aide les gestionnaires à identifier les employés les plus performants et les endroits nécessitant de l’amélioration.

6. Amélioration de la satisfaction des employés

• Les logiciels offrent une transparence dans la planification des horaires et la gestion des quarts de travail, ce qui peut améliorer la satisfaction et le moral des employés.
• Ils responsabilisent également les employés grâce à des fonctions de libre-service. Celles-ci leur permettent de consulter les horaires, de demander des modifications et plus encore. L’autonomisation n’est qu’une des nombreuses bonnes pratiques en matière de fidélisation des employés.

7. Une prise de décision fondée sur les données

• Un outil de gestion de pharmacie fournit des analyses et des rapports RH détaillés sur les horaires, les présences et les performances des employés. Cela permet de prendre de meilleures décisions.
• Vous pouvez également utiliser le logiciel pour identifier les tendances et les patterns pour ce qui touche la disponibilité et la charge de travail des employés. Cela permet d’être un manager plus proactif et plus efficace.

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8. Extensibilité

• Le logiciel de pharmacie évolue avec l’entreprise, en s’adaptant à la croissance des effectifs et à la complexité des opérations.
• Il s’adapte également à l’évolution des besoins de l’entreprise et permet de mettre à jour et de modifier facilement les pratiques de planification des horaires.

9. Rentabilité

• Le logiciel professionnel de planification des employés pour les pharmacies réduit les coûts administratifs associés aux processus manuels de planification et de communication.
• Il permet également de gérer et de réduire les heures supplémentaires en optimisant la répartition des équipes et les niveaux de personnel.

10. Amélioration des soins aux patients

• Un système de gestion des horaires de pharmacies permet de s’assurer que la pharmacie dispose en permanence du nombre adéquat d’employés qualifiés, ce qui se traduit par un meilleur service aux patients.
• Il permet également aux responsables et au personnel de se concentrer sur les tâches essentielles de la pharmacie et sur les soins aux patients, au lieu de s’occuper des tâches administratives. Découvrez 10 avantages d’utiliser un logiciel RH pour votre pharmacie.

11. Sécurité et confidentialité

• Un logiciel de pharmacie comprend souvent des mesures de sécurité solides pour protéger les données des employés et garantir la confidentialité.
• Il permet également de contrôler l’accès aux informations sensibles, en veillant à ce que seul le personnel autorisé puisse consulter ou modifier les données des employés.

Comment Agendrix peut aider votre pharmacie?

L’automatisation des opérations de votre pharmacie à l’aide d’un logiciel spécialisé présente de nombreux avantages. Commencez par le logiciel Agendrix pour simplifier la gestion des horaires de vos employés (et bien plus encore). Vous serez surpris du temps que vous gagnerez et des soucis que vous éviterez!

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