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Gestion de personnel

Réussir vos meetings one-on-one : 6 éléments essentiels

Par Andrée-Anne Blais-Auclair 16 août 2022

Le meeting one-on-one, aussi appelé one-to-one peut tout changer dans une entreprise, de l’ambiance de travail à la santé financière de l’organisation.


Le one-on-one est crucial pour établir un lien de confiance avec votre employé, demeurer informé de ce qui se passe dans sa vie et comprendre sa performance.

Ce genre de rencontre est pourtant souvent déplacé au bas de la liste, parce que ses effets positifs sont plus méconnus. Dans d’autres cas, le one-to-one est tout simplement mal orchestré, ce qui en réduit les retombées. Et malheureusement, les interactions ponctuelles ne remplacent en rien une rencontre officielle et récurrente, d’où l’importance de planifier ses one-on-ones et de les structurer avec sérieux.

Dans cet article je vous explique en quoi les rencontres one-on-ones sont un outil de gestion à fort potentiel et comment en tirer profit au maximum.


Pourquoi un one-on-one?

Avant de se jeter à l’eau, il convient de comprendre à quoi sert cette fameuse rencontre one-on-one entre le gestionnaire et son employé. Les avantages des rencontres one-on-one incluent :

  • Développer un lien de confiance avec l’employé;
  • Apprendre à se connaître non seulement professionnellement mais aussi personnellement;
  • Instaurer un climat dans lequel l’employé sait qu’il peut parler;
  • Comprendre le contexte actuel du salarié (ce qu’il vit à la maison, son moral, etc.) et ainsi ses performances et leurs variations;
  • Dénouer des conflits;
  • Vérifier que ce que fait l’employé est aligné avec ses objectifs individuels et ceux de l’entreprise;
  • Offrir de la reconnaissance;
  • Discuter du futur de la carrière de l’employé;
  • Échanger à propos de la formation ou du développement des compétences de l’employé;
  • Obtenir du feedback de la part de l’employé sur ses tâches, sur le rôle du gestionnaire, et sur l’entreprise dans son ensemble.

Mais comment maximiser les retombées de ces rencontres individuelles? En les préparant avec soin, certes, et en suivant la structure recommandée ci-dessous.


La meilleure structure pour optimiser une rencontre one-on-one

1. Ayez une discussion plus personnelle

On peut sortir le travail de l’humain, mais il est impossible de sortir l’humain du travail. Chaque employé est d’abord une personne qui gère plusieurs projets et pans de sa vie personnelle, en dehors du travail. Lorsque quelque chose d’important ou de difficile se passe à la maison, il est d’une grande importance que vous en soyez informé.

Pour que cela soit possible, ces éléments doivent être au rendez-vous :

  • L’espace et le bon moment pour échanger;
  • Le sentiment de pouvoir se confier et se montrer vulnérable sans craindre de conséquences négatives.

Le one-on-one rassemble ces facteurs, d’où sa grande importance. Demander à votre employé comment il va et vous intéresser à sa vie personnelle vous permet d’apprendre à le connaître véritablement, ainsi que de toujours comprendre dans quel contexte il se trouve.

👉 Commencez par simplement demander à votre employé comment il se sent, comment les choses vont à la maison. S’il a une famille, ou s’il partage sa vie avec quelqu’un, intéressez-vous à ces relations, à son quotidien, etc. Ce genre d’information est au cœur de la vie de votre employé et affecte directement sa performance au travail.

2. Donnez la parole

L’évaluation de l’employé appartient au gestionnaire, alors que la rencontre one-on-one est l’affaire de l’employé. Le one-on-one est un moment idéal pour laisser parler votre employé et l’écouter. Il s’agit d’un moment riche duquel ressortent des informations auxquelles vous n’aurez peut-être jamais accès autrement.

Questionnez l’employé et ouvrez la discussion, mais laissez-le ensuite aller.

👉 Établissez clairement auprès de votre employé que vous lui laissez la parole. Vous pouvez lancer cette portion du one-on-one en posant à votre employé une question ouverte, donc une question à laquelle il n’est pas possible de répondre par oui ou par non. Y a-t-il des aspects que votre employé souhaite aborder : irritants, défis, souhaits, attentes, etc.?

3. Abordez les défis

Il serait dommage d’attendre l’évaluation officielle pour aborder les défis rencontrés au quotidien.

En effet, il est impératif d’échanger au sujet des obstacles et des difficultés régulièrement.

D’une part, cela permet à votre employé de ne jamais être surpris d’apprendre que quelque chose ne fonctionne pas dans l’exercice de ses fonctions professionnelles. D’autre part, le one-on-one est une excellente occasion de lui offrir l’aide et le soutien nécessaires, mais surtout, de lui donner l’occasion de s’améliorer.

👉  Tenez un tableau ou un fichier dans lequel vous prenez en note les défis que rencontre votre employé. Il peut s’agir d’éléments qui semblent plus difficiles pour lui, ou encore de tâches ou de comportements dont s’est plaint le reste de l’équipe, par exemple. Après avoir nommé un défi, laissez votre employé s’ouvrir à ce sujet et observez comment il reçoit la critique.

4. Faites le suivi des objectifs visés

Faire un retour sur les objectifs fixés lors de la dernière rencontre individuelle est un moment très important de la rencontre one-on-one. Cette étape permet de prendre connaissance de la progression de votre employé : y a-t-il une amélioration depuis que les défis ou irritants ont été soulevés?

Afin de faciliter le suivi des objectifs, assurez-vous qu’ils soient SMART, c’est-à-dire :

Spécifiques : Assurez-vous que l’action ou les actions pour atteindre l’objectif soient claires.

Mesurables : Demandez-vous en premier lieu de quelle manière l’objectif sera mesuré.  

Atteignables : Établissez avec votre employé les étapes à franchir afin d’atteindre l’objectif.

Réalistes : L’employé a-t-il les ressources (matérielles, humaines ou formations) pour atteindre l’objectif?

Temporels : Fixez une date pour atteindre l’objectif en question.

SMART: Spécifique; Mesurable; Atteignable; Réaisable; Temporellement défini. 
                      
                      Moyen mnémotechnique permettant de décrire les objectifs que l’on veut exprimer de façon la plus claire, la plus simple à comprendre et pour lesquels les résultats sont réalisables.

👉 Assurez-vous que votre employé comprenne bien les 5 aspects qui entourent les objectifs fixés. Clarifiez aussi avec lui le moment auquel vous prévoyez évaluer l’atteinte desdits objectifs.

5. Demandez du feedback

Comme je l’ai mentionné plus haut, le one-on-one appartient à votre employé. Après lui avoir parlé des défis ou irritants que vous avez identifiés, offrez-lui l’occasion de vous renvoyer la pareille. A-t-il des irritants au sujet de l’entreprise, de ses collègues, de son gestionnaire?

Recevoir du feedback constructif ou critique de la part d’un employé n’a rien de facile. Cependant, il est essentiel que chaque employé sente qu’il peut communiquer ses insatisfactions à son gestionnaire immédiat.

👉 Si recevoir du feedback est difficile pour vous, traitez ce moment comme une expérience d’apprentissage. Après tout, l’intelligence émotionnelle est sans contredit l’arme la plus puissante du gestionnaire. La fonction de gestionnaire demande énormément d’introspection et de travail sur soi, et c’est ce qui vous permettra de devenir un meilleur manager.

6. Prévoyez vos prochains one-on-ones

Que serait le but de toutes ces discussions pertinentes si aucun suivi n’avait lieu?

Après chaque meeting one-on-one, sans exception, convenez d’un moment pour évaluer la progression de la situation avec votre employé.

La récurrence de ce type de meeting a une grande importance sur les retombées. D’ailleurs, la fréquence à laquelle vous voyez un employé en one-on-one peut varier selon différents facteurs : un nouvel employé aura besoin de rencontres plus serrées, alors qu’une rencontre mensuelle sera idéale pour la majorité des membres de votre équipe. Aussi, le meeting one-on-one peut devenir plus fréquent dans une période difficile pour votre employé ou si les choses vont moins bien au travail.

👉 Prévoyez plusieurs rencontres d’avance, par exemple pour les six prochains mois, afin que votre employé sache à quoi s’attendre. De plus, pour augmenter sa motivation, osez demander à votre employé s’il souhaite se fixer lui-même un ou des objectifs personnels lors de votre prochaine rencontre.

La parole à l’employé pour un meeting one-on-one réussi

La rencontre one-on-one a avantage à être menée par l’employé. En tant que gestionnaire, votre rôle est de diriger la rencontre et de vous assurer de couvrir les points à aborder. Toutefois, pour qu’un employé progresse et qu’il atteigne son plein potentiel, il est clair que c’est de lui que doivent émaner les réflexions.

Faites confiance à votre employé, vous serez surpris du résultat!

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