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Gestion de personnel

Rencontres one-on-one : 20 conseils en rafale pour les réussir

Par Andrée-Anne Blais-Auclair 19 octobre 2022

La rencontre one-on-one est un outil précieux du gestionnaire. Celui qui sait l’organiser et la mener comme il faut en tirera des bénéfices inestimables.


L'objectif du one-on-one est que le gestionnaire et l’employé soient sur la même longueur d’ondes, et de s’assurer de la satisfaction et du bien-être de ce dernier.

Ne confondons pas le one-on-one avec la rencontre d’évaluation, qui elle, vise plutôt à évaluer la performance et l’évolution de l’employé et d’aborder les ambitions de carrière.

Malgré toutes les meilleures intentions, si votre one-on-one est très long, s’il est traité à tort comme une évaluation, ou encore si vous manquez d’écoute et d’empathie, les impacts peuvent être négatifs.

Voici donc : 20 conseils en rafale pour réussir vos rencontres one-on-one avec vos employés.

20 conseils à appliquer lors de vos meetings one-to-one

1. Prenez des notes entre les one-on-one 

Notez les réussites, les irritants, les points positifs et négatifs; votre mémoire n’est pas infaillible. 😛 Ces notes vous permettront de suivre le fil d’une rencontre à l’autre, et surtout, de faire un retour sur des événements concrets et sur des faits réels.

2. Planifiez-les d’avance

Planifiez les dates de vos one-on-one pour les six prochains mois afin que vos employés sachent ce qui les attend. De plus, au meilleur de votre capacité, prévoyez-les à intervalles réguliers : aux quatre semaines, aux deux mois, etc. La régularité permet de ne pas oublier de rencontres et ancre le one-on-one dans votre routine, ainsi que dans celle de l’employé.

3. Explorez les formules

Vos one-on-ones peuvent être plus formels et avoir lieu au travail, mais certaines personnes préféreront peut-être marcher ou vous rencontrer autour d’un repas. Pour trouver la formule qui vous convient le mieux, explorez-les!

4. Priorisez les one-on-one au-devant de toutes vos autres réunions!

L’ horaire d’un gestionnaire est généralement très chargé et les rencontres ne l’allègent pas.

Cependant, vos rencontres les plus importantes seront toujours celles avec vos employés. Sans elles, vous perdrez le fil sur ce que les membres de votre équipe vivent au quotidien, leurs insatisfactions et leurs besoins.

Sans espace dédié pour s'exprimer, ce que vos employés ressentent pourrait mener à la démotivation et au départ.

Ne négligez donc jamais un one-on-one.

5. Suivez un ordre du jour prévu

Préparez votre ordre du jour et partagez-le d’avance à votre employé. Une rencontre qui ne suit pas d’ordre du jour peut avoir l’air franchement désorganisée. Par ailleurs, l’ordre du jour permet de s’assurer que tous les points soient couverts, que rien ne soit laissé de côté en cours de route. Il permet aussi de mieux gérer votre temps et ainsi, de ne pas déborder. Parfois, il suffit d’une discussion plus enflammée pour oublier ce qu’on avait en tête.

6. Respectez un temps fixé d’avance 

Dehors les meetings individuels de 2 heures.

Personne n’a deux heures de libre dans son horaire de travail, ni vous, ni votre employé. Visez une durée de 30 à 60 minutes.

Si vous le pouvez, faites court. Mieux vaut organiser plusieurs petites rencontres régulières qu'une longue aux deux mois. D’ailleurs, une formule plus courte fonctionne particulièrement bien dans les industries comme la restauration, où tout bouge vite.

7. Donnez du temps de manière équitable à tous

Votre équipe est composée de 10 personnes, et certains d’entre elles vous témoignent moins leur besoin d’être vues individuellement? Rencontrez-les quand même! Aucun employé ne doit sentir qu’il est laissé pour compte ni moins important. 

8. Assurez-vous de la confidentialité des sujets abordés

Puisque le one-on-one est destiné à permettre l’échange honnête et transparent, savoir que le tout demeure confidentiel est essentiel pour votre employé. Trouvez une marche à suivre qui préserve cette confidentialité. Par exemple, prenez les notes dans un document auquel vous seul avez accès. Aussi, rencontrez-vous dans un endroit où personne d’autre n’entendra vos échanges.

9. Trouvez le bon endroit pour rencontrer votre employé

Oubliez donc le one-on-one dans la cafétéria ou tout autre endroit dérangeant. Vous voulez un exemple de mauvais endroit pour rencontrer un employé? Une amie a déjà été congédiée lors d’un one-on-one qui avait lieu dans un café bondé de gens. Voilà exactement le genre d’endroit à ne PAS choisir pour un meeting comme celui-là. Privilégiez un lieu calme, où vous serez seuls.

10. Soyez empathique

Vous pouvez prévoir des rencontres régulièrement et suivre à la lettre chacun des trucs proposés dans notre article Réussir vos meetings one-on-one : 6 éléments essentiels, mais si l’employé ne vous sent pas sensible à lui et à l’écoute, l’échec est assuré.

Si l’empathie n’est pas votre fort, la cause n’est pas perdue, mais empressez-vous de travailler sur vous et de vous intéresser à des façons de développer votre intelligence émotionnelle. Il s’agit d’une qualité indispensable du gestionnaire contemporain.

11. Misez sur les bons coups

Il peut arriver que lors d’un one-on-one, vous ayez de la rétroaction constructive ou négative à formuler à votre employé. Peu importe, ne négligez jamais l’importance d’aussi inclure des commentaires positifs. L’équilibre entre reconnaissance et feedback constructif favorise la réceptivité.

12. Partagez les succès de l’équipe

Le one-on-one peut être un excellent moment pour discuter des succès de l’entreprise et du reste de l’équipe. Il est motivant pour votre employé d’entendre parler des bons coups de ses collègues et de l’évolution de l’entreprise qui l’emploie. En plus de contribuer à son sentiment d’appartenance, il s’agit d’une belle manière de nourrir le positif et de démontrer l’importance que vous attachez à la reconnaissance.

13. Donnez des nouvelles de l’entreprise

De la même manière, n’hésitez pas à donner des nouvelles actuelles de l’entreprise. Une organisation n’a pas besoin d’être grande pour se sentir déconnecté de ce que font les autres. Profitez donc de votre rencontre seul avec votre employé pour actualiser les nouvelles et les moments forts de l’entreprise depuis votre dernier meeting.

14. Soyez en position de lire le langage non verbal 

Si vous ne pouvez pas voir votre employé en personne, assurez-vous de le voir en visioconférence, car le langage non verbal est essentiel à la bonne compréhension de votre employé.

15. Faites les one-on-one, que ça aille bien ou pas

Ne réservez pas les rencontres one-to-one aux moments où il y a un problème; faites-les même quand les choses semblent bien aller. Vos employés pourraient avoir une vision différente des choses et leur opinion peut vous permettre de trouver des idées nouvelles ou solutions, par exemple.

16. Écoutez plus que vous ne parlez

Le one one one appartient aux employés, rappelons-le. Et l’écoute est une belle façon de témoigner de la reconnaissance à votre employé. Montrez-vous ouvert, laissez l’espace à votre collaborateur pour s’exprimer librement et pratiquez l’écoute active.

17. Posez des questions ouvertes

Évitez les questions qui se répondent par oui et non, au profit de questions à long développement. Cette façon de faire permet de recueillir encore plus d’informations.

18. Demandez de la rétroaction sur votre gestion

La rétroaction, aussi appelée feedback, est un excellent moyen de mesurer la satisfaction de vos employés. Et ils sont les mieux placés pour vous permettre de poser un regard introspectif sur vos façons de faire et ainsi vous aider à améliorer vos techniques de gestion.

19. Misez sur des objectifs SMART

Établissez systématiquement des objectifs pour la prochaine rencontre. 

Ces buts à atteindre donnent un sens à la rencontre et ils permettent de rendre actionnable ce qui a été dit. Les objectifs précis sont une source de motivation au travail, d’où leur importance.

Spécifiques : Assurez-vous que l’action ou les actions pour atteindre l’objectif soient claires.

Mesurables : Demandez-vous en premier lieu de quelle manière l’objectif sera mesuré.

Atteignables : Établissez avec votre employé les étapes à franchir afin d’atteindre l’objectif.

Réalistes : L’employé a-t-il les ressources (matérielles, humaines ou formations) pour atteindre l’objectif?

Temporels : Fixez une date pour atteindre l’objectif en question.

SMART: Spécifique; Mesurable; Atteignable; Réaisable; Temporellement défini. 
                        
                        Moyen mnémotechnique permettant de décrire les objectifs que l’on veut exprimer de façon la plus claire, la plus simple à comprendre et pour lesquels les résultats sont réalisables.

Objectifs SMART

20. N’annulez jamais un one-on-one

Est-il finalement impossible de voir votre employé tel que prévu? Reportez la rencontre plutôt que de l’annuler. Proposez un autre moment concret afin que votre employé sache que c’est important pour vous.

Le meeting one-on-one, votre rendez-vous avec votre plus précieuse ressource

Le one-on-one est une rencontre importante entre l’employé et son gestionnaire. On pourrait avoir tendance à l’omettre, le reporter, le raccourcir, le bâcler, mais ce serait une grave erreur. Vos employés sont votre plus précieuse ressource, et s’ils sont fidèles et performants, alors ils sont aussi une denrée rare. Prioriser le one-on-one et investissez-y du temps et de l’énergie, quoi qu’il arrive.


Pour aller plus loin, lisez l'article Réussir vos meetings one-on-one : 6 éléments essentiels


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