Comment utiliser l’IA au travail : guide pratique pour les gestionnaires

Démarrage rapide : comment utiliser l’IA au travail

• Choisissez une tâche simple et à faible risque, comme un brouillon, un résumé ou une liste de contrôle
• Rédigez une requête précise, avec des consignes claires et des limites définies
• N’incluez aucune donnée personnelle et utilisez un compte payant pour entreprise
• Révisez toujours le résultat pour vérifier l’exactitude, le ton et les biais possibles
• Testez auprès d’une équipe et mesurez les gains de temps réels
• Documentez les tâches assistées par l’IA vs ce qui relève du gestionnaire à 100 %

L’IA transforme la façon dont les gestionnaires travaillent. De l’automatisation de certaines tâches administratives à l’aide à la rédaction de communications plus claires, les modèles de langage peuvent améliorer la productivité et libérer du temps pour ce qui compte vraiment, soit vos équipes.

En 2025, 88 % des organisations déclaraient utiliser l’IA dans au moins une fonction de l’entreprise, comparativement à 78 % l’année précédente. Plusieurs continuent toutefois d’adopter leurs pratiques progressivement et de façon responsable (McKinsey).

Dans plusieurs secteurs à horaires variables, l’IA commence à trouver sa place. C’est notamment le cas du milieu manufacturier, mais aussi de l’hôtellerie et du commerce de détail.

Vous cherchez par où commencer avec l’IA au travail? Cet article propose des conseils concrets et des requêtes pratiques pour aider les gestionnaires d’équipes à horaires variables à l’intégrer de façon sécuritaire et efficace au quotidien.

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Petit guide des termes liés à l’IA

Avant d’entrer dans les bonnes pratiques, voici un court glossaire des termes liés à l’IA que vous croiserez dans cet article.

• IA (intelligence artificielle) : Technologie qui permet aux machines d’imiter certaines capacités humaines, comme rédiger des textes, analyser de l’information ou traduire du contenu.
• LLM (modèle de langage de grande taille) : Type d’IA entraîné pour comprendre et produire du texte à partir des consignes que vous lui donnez.
• IA générative : Catégorie d’IA capable de créer du nouveau contenu, comme des textes, des images ou du code, plutôt que d’analyser uniquement des données existantes.
• Requête (prompt) : Question ou instruction que vous donnez à un outil d’IA (ex. : « Rédige une offre d’emploi pour une barista »).
• Modèle d’IA : Le moteur qui se trouve derrière l’outil ou le chatbot. C’est lui qui traite le prompt et génère la réponse.
• ChatGPT: Chatbot d’IA développé par OpenAI, utilisé pour rédiger du texte, répondre à des questions et assister dans diverses tâches.
• Claude : Chatbot d’IA créé par Anthropic, reconnu pour son focus sur la sécurité, la fiabilité et des réponses plus détaillées.
• Gemini : Assistant d’IA de Google, conçu pour aider à la rédaction, à la recherche et aux tâches liées à la productivité.
• Copilot : Assistant d’IA intégré aux outils Microsoft, utilisé pour rédiger, analyser des données et automatiser certaines tâches du quotidien.

Autres termes utiles à connaître :

• Agent : Assistant intégré à un chatbot qui peut effectuer des actions ou accomplir des tâches précises de façon automatisée, à partir de consignes détaillées.
• Données d’entraînement : Ensemble des informations sur lesquelles un modèle d’IA a été entraîné, comme des livres, des sites web ou des articles, et qui influencent ses réponses.
• Biais en IA : Situation où un système d’IA reproduit des stéréotypes ou des suppositions injustes provenant de ses données d’entraînement.
• Hallucination en IA : Lorsque l’IA génère de l’information fausse ou inventée, présentée de manière convaincante, mais qui n’est pas exacte.

Bonnes pratiques pour utiliser l’IA au travail

Utiliser l’IA au travail ne consiste pas à remplacer les gestionnaires ou les employés, mais bien à les soutenir. Les modèles de langage peuvent faire gagner plusieurs heures par semaine aux superviseurs d’équipes, notamment en aidant à rédiger des descriptions de poste, des communications internes ou des listes de vérification.

Comme tout outil utilisé en milieu de travail, l’IA doit toutefois être employée de manière responsable. Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à l’utiliser de façon sécuritaire, efficace et cohérente avec les valeurs de votre organisation.

Commencez par des tâches à faible risque

Débutez avec des tâches simples et peu risquées, comme des brouillons de documents, des résumés, des modèles ou des traductions. Évitez d’utiliser l’IA pour prendre des décisions liées à l’embauche, à l’évaluation du rendement ou aux mesures disciplinaires. Ces décisions doivent rester guidées par le jugement humain.

À mesure que vous élargissez les usages, une bonne pratique consiste à documenter clairement quelles tâches sont assistées par l’IA et lesquelles relèvent uniquement du gestionnaire.

💡 Pour les décisions à fort impact, fiez-vous toujours au jugement humain ainsi qu’aux processus et aux outils RH en place.

Évitez d’inclure des données personnelles ou sensibles dans vos requêtes

N’incluez jamais de données personnelles dans vos requêtes, c’est-à-dire toute information permettant d’identifier une personne. Au Canada, les renseignements liés à la santé, aux finances, aux données biométriques et à d’autres informations similaires sont considérés comme sensibles.

Pour protéger la vie privée des employés et les données de l’entreprise :

• N’inscrivez pas d’informations personnelles sur les employés, comme des noms, numéros d’assurance sociale, adresses, évaluations de performance ou numéros de téléphone
• N’incluez pas d’informations critiques ou confidentielles liées à l’entreprise
• Généralisez le contexte dans vos prompts, puis ajoutez manuellement les détails sensibles par la suite, hors ligne

🇨🇦 Protection des renseignements personnels au Canada : Respectez la politique de confidentialité de votre organisation ainsi que les principes de la LPRPDE. Privilégiez les versions payantes destinées aux entreprises, comme ChatGPT Enterprise ou Microsoft 365 Copilot, où les données saisies ne servent pas par défaut à entraîner les modèles et où des contrôles de conservation sont offerts aux administrateurs. Évitez les comptes personnels à des fins professionnelles et n’incluez jamais de données permettant d’identifier un employé dans vos requêtes. (Sources : lignes directrices du CPVP et de la LPRPDE, politique de confidentialité de ChatGPT Enterprise d’OpenAI, protection des données d’entreprise de Microsoft Copilot)

Vérifiez et révisez systématiquement le contenu

L’IA peut générer de l’information incomplète, dépassée ou inexacte. Considérez toujours ses réponses comme un point de départ, et non comme un document final.

Validez les informations importantes à l’aide de sources fiables
Ajustez le ton et le langage pour qu’ils correspondent à votre milieu de travail

💡 Voyez l’IA comme un assistant utile plutôt qu’un expert.

Soyez attentif aux biais et aux enjeux d’équité

Les modèles d’IA reproduisent les tendances présentes dans les données sur lesquelles ils ont été entraînés. Ces données peuvent inclure des stéréotypes ou des hypothèses dépassées. Révisez donc attentivement les contenus générés, surtout lorsqu’ils touchent à l’embauche ou à la discipline.

• Vérifiez l’usage d’un langage inclusif dans les descriptions de poste ou les rétroactions
• Repérez toute formulation biaisée liée au genre, à l’âge, à l’origine ou aux capacités
• Ajustez le contenu afin qu’il reflète les engagements de votre organisation en matière d’équité

Privilégiez des outils conçus pour les entreprises

De nombreux outils d’IA gratuits collectent les données saisies et les utilisent pour entraîner leurs modèles. Cela peut être sans conséquence pour un usage personnel, comme trouver une idée de souper, mais peut représenter un réel risque dans un contexte professionnel.

• Évitez d’utiliser des comptes personnels pour le travail
• Privilégiez des solutions destinées aux entreprises, comme ChatGPT Enterprise ou Team, ou Microsoft Copilot pour Microsoft 365, où les données ne servent pas par défaut à entraîner les modèles et où des contrôles de conservation sont offerts
• Désactivez le partage de données et les options d’entraînement lorsque c’est possible

Dirigez des personnes, pas des requêtes

L’IA ne remplacera jamais votre jugement. Utilisez-la pour clarifier des attentes, préparer des notes d’accompagnement ou structurer des rétroactions, puis ajoutez le contexte que vous seul connaissez.

Adoptez une approche axée sur l’accompagnement dans vos requêtes. Commencez par poser une question, par exemple « Quelle serait la prochaine étape la plus pertinente? », puis précisez les éléments concrets que l’IA vous a aidé à formuler. Cette méthode permet de garder les décisions humaines et le ton bienveillant. L’IA peut suggérer des options, mais en bout de ligne, la décision vous appartient.

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14 requêtes pour utiliser l’IA au travail en tant que gestionnaire

Les outils d’IA sont plus efficaces lorsque les consignes sont claires. Utilisez ce cadre en cinq étapes, puis inspirez-vous des 14 exemples proposés : l’objectif à atteindre, les informations de départ, les contraintes comme le ton ou la longueur, le format souhaité du résultat (tableau, liste à puces) et les critères de réussite, soit ce qui définit un bon résultat.

Servez-vous de ces requêtes comme de premiers brouillons, puis ajustez le contenu pour le ton, l’exactitude et la protection des renseignements.

Chaque requête comprend :

• La tâche visée et la façon dont l’IA peut vous aider
• Un exemple de prompt à copier, coller et personnaliser

1. Rédiger une offre d’emploi

Quand l’utiliser

Pour rédiger rapidement une offre d’emploi claire et attrayante, et attirer les bons candidats.

Essayez cette requête

« Rédige une offre d’emploi conviviale et professionnelle pour un poste de barista à temps partiel dans notre café du centre-ville de Sherbrooke. Mets en valeur des qualités comme la fiabilité, le sens du service à la clientèle et la disponibilité en soirée et les fins de semaine. L’expérience est un atout, mais n’est pas obligatoire. Mentionne des avantages comme les pauses payées et les repas gratuits. Adopte un ton accueillant et concis, environ 200 mots. Invite les candidats à visiter notre site web pour en savoir plus sur l’entreprise [ajouter le lien vers : votre site web]. »

Informations à fournir

Pour obtenir un meilleur résultat, pensez à inclure :

• Le titre du poste et le type d’emploi
• Les compétences ou qualités recherchées
• Les attentes liées aux horaires, comme temps plein, temps partiel, soirs ou fins de semaine
• La fourchette salariale, entre X et Y selon l’expérience
• Les avantages offerts
• La culture de l’entreprise
• Un lien vers votre site web ou vos réseaux sociaux pour donner du contexte
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail
• Les critères de réussite, soit ce qui définit une bonne réponse

2. Créer une liste de tâches pour un quart de travail

Quand l’utiliser

Pour générer rapidement une liste de tâches claire et structurée pour n’importe quel quart de travail, qu’il s’agisse de l’ouverture, de la fermeture ou de la gestion de l’inventaire.

Essayez cette requête

« Génère une liste détaillée des tâches de fermeture pour une cuisine de restaurant. Inclus des actions comme le nettoyage des équipements, le réapprovisionnement des fournitures, la vérification que tous les appareils sont éteints, la consignation des pertes et la préparation pour l’équipe du matin. Présente la liste sous forme de points numérotés, avec des consignes simples et claires. »

Informations à fournir

Pour obtenir une liste la plus précise possible, indiquez :

• Le type de quart de travail
• La zone de travail ou le service concerné
• Les tâches courantes à effectuer, avec des précisions si nécessaire
• Les exigences en matière de santé, de sécurité ou de propreté
• Les tâches optionnelles à inclure, le cas échéant
• Une copie d’une liste existante, si vous en avez une
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail
• Les critères de réussite, soit ce qui définit une bonne réponse

3. Rédiger des communications à l’équipe

Quand l’utiliser

Pour gagner du temps lors de la rédaction de messages clairs et respectueux destinés à votre équipe. Utile pour annoncer une nouvelle politique interne, un changement de procédure ou une mise à jour au sujet de l’entreprise.

Essayez cette requête

« Rédige un message court pour informer l’équipe de soir que l’heure de début du quart de travail de demain est retardée d’une heure en raison d’un délai de livraison. Demande une confirmation de lecture. Adopte un ton amical et professionnel. »

Informations à fournir

Pour aider l’IA à générer le bon message, précisez :

• Le sujet du message, par exemple un changement d’horaire, un rappel ou une mise à jour
• Les destinataires, comme une équipe ou un quart de travail précis
• Les détails importants, soit ce qui change, quand et pourquoi
• Si vous souhaitez une confirmation de lecture ou une action précise
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail
• Les critères de réussite, soit ce qui définit une bonne communication interne

Centralisez les communications.

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4. Planifier la première journée d’un nouvel employé

Quand l’utiliser

Pour créer un plan d’intégration structuré qui aide les nouveaux employés à se sentir bien accueillis, soutenus et prêts à réussir dès leur première journée.

Essayez cette requête

« Élabore un plan d’onboarding d’une journée pour un nouveau commis qui commence lundi dans notre dépanneur. Inclus une visite du magasin, une formation à la caisse, une période d’observation avec un collègue d’expérience et une révision des procédures de sécurité. Présente le plan heure par heure, de 9 h à 17 h, pauses incluses, en utilisant un langage clair et accueillant. »

Informations à fournir

Pour adapter le plan à vos besoins, indiquez :

• Le titre du poste et le service du nouvel employé
• L’heure de début et la durée du ou des quarts de travail
• Les activités ou formations à couvrir, comme la sécurité, les systèmes ou la présentation de l’équipe
• Le niveau de détail souhaité, par exemple heure par heure ou par blocs de temps
• Si le plan concerne une ou plusieurs journées de travail
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail
• Les critères de réussite, soit ce qui définit un bon plan d’intégration

Meilleur accueil, rétention accrue.

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5. Résumer des rapports de quart de travail

Quand l’utiliser

Pour transformer des notes longues ou désorganisées en points concrets et faciles à mettre en place.

Essayez cette requête

« Voici les notes du quart de travail d’hier soir : [coller les notes ou ajouter une photo ou un fichier]. Résume les éléments importants sous forme de points d’action. Mets en évidence les problèmes d’équipement, les ruptures de stock ou les plaintes de clients qui nécessitent un suivi. »

Informations à fournir

Pour obtenir un résumé vraiment utile, incluez :

• Les notes de quart originales
• Les éléments sur lesquels vous souhaitez mettre l’accent, comme les stocks ou le service à la clientèle
• Le format souhaité, par exemple des points, des catégories ou des actions à poser
• Les échéances ou suivis attendus, le cas échéant
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail
• Les critères de réussite, soit ce qui définit un bon résumé

💡 Astuce : la plupart des modèles de langage peuvent analyser des photos et des images. Si vos notes sont manuscrites, prenez-les en photo et téléversez-les, l’IA devrait être en mesure d’en extraire l’information.

6. Rédiger un message de reconnaissance ou de rétroaction rapide

Quand l’utiliser

Pour souligner un bon coup ou aborder un petit enjeu avec clarté et bienveillance.

Essayez ces requêtes

« Rédige un court message de remerciement à notre équipe d’entretien ménager pour avoir géré un fort achalandage imprévu de clients hier soir. Mets en valeur leur professionnalisme et leur esprit d’équipe. Adopte un ton chaleureux et reconnaissant. »

OU

« Rédige un message à un employé qui est arrivé avec 15 minutes de retard au quart de travail du matin. Rappelle-lui la politique concernant l’heure d’arrivée. Demande s’il y a quelque chose que nous pouvons faire pour l’aider à être à l’heure ou si sa disponibilité a changé. Garde un ton respectueux et encourageant. »

Informations à fournir

Pour des messages pertinents et appropriés, précisez :

• Le destinataire du message, qu’il s’agisse d’une personne ou d’une équipe
• La situation ou le comportement à souligner
• Les politiques ou les attentes s’y rapportant, si pertinent
• Si le message doit inviter à une réponse ou non
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail
• Les critères de réussite, soit ce qui définit une bonne rétroaction

Un peu de reconnaissance
fait toute la différence.

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7. Générer un horaire hebdomadaire

Quand l’utiliser

Pour créer un horaire hebdomadaire équitable et équilibré, puis l’exporter sous forme de fichier Excel ou de document Word.

Essayez cette requête

« Crée un horaire hebdomadaire incluant les quarts de travail pour une équipe de six employés dans un café. Nous sommes ouverts du lundi au vendredi de 7 h à 19 h, ainsi que le samedi et le dimanche de 8 h à 14 h. Assure-toi que chaque employé ait au moins une journée de congé la fin de semaine et ne dépasse pas 40 heures par semaine. Présente l’horaire sous forme de tableau, avec les noms des employés, les jours et les heures de quart. »

Informations à fournir

Pour générer un horaire réellement utilisable, indiquez :

• Le nombre d’employés, leurs prénoms et leurs postes (éviter d’utiliser des détails qui pourraient permettre d’identifier les individus)
• Les jours et heures d’ouverture
• Les règles de planification à respecter, comme le nombre maximal d’heures ou les journées de repos obligatoires
• Les disponibilités de l’équipe ou les demandes de congé
• Les besoins propres à certains rôles, par exemple qui peut ouvrir ou fermer, temps partiel ou temps plein
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail
• Les critères de réussite, soit ce qui définit un bon horaire

💡 Astuce : les modèles de langage peuvent créer des fichiers téléchargeables, comme des feuilles de calcul ou des documents. Pensez à préciser le format souhaité dans votre requête.

🚀 Allez plus loin : lors de la période suivante, repartez de la même conversation et utilisez l’horaire précédent comme point de départ. Il suffit d’indiquer ce qui a changé pour gagner du temps.

📸 Encore plus rapide : téléversez une photo ou un fichier de votre horaire actuel dans Agendrix. L’IA le transformera en une version numérique complète et sécuritaire, avec les employés, les postes et les quarts de travail. Vous pourrez ensuite utiliser la planification automatique pour créer vos prochains horaires encore plus rapidement.

Votre horaire, à partir d’une photo.

Prenez une photo, téléversez-la, et Agendrix la convertira en horaire numérique que vous pourrez gérer en ligne.

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8. Concevoir un court quiz de formation

Quand l’utiliser

Pour renforcer les apprentissages après l’introduction de nouveaux produits, procédures ou politiques. Utile aussi dans le cadre de l’accueil et intégration des employés.

Essayez cette requête

« Nous venons d’introduire trois nouvelles recettes de sandwichs. Crée un quiz de cinq questions à choix multiples pour vérifier la compréhension de notre équipe de cuisine sur les ingrédients et les étapes de préparation. Fournis les bonnes réponses à la fin. Voici les recettes [ajouter les recettes]. »

Informations à fournir

Pour obtenir un quiz précis et pertinent, précisez :

• Le sujet ou la nouvelle procédure à couvrir
• Les éléments précis à évaluer, comme les étapes, les règles de sécurité ou les ingrédients
• Le nombre de questions souhaité
• Le format des questions, par exemple choix multiples, vrai ou faux ou réponse ouverte
• Si les bonnes réponses doivent être incluses à la fin
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail
• Les critères de réussite, soit ce qui définit un bon quiz

9. Rédiger des mises à jour de politiques et des notes de service

Quand l’utiliser

Pour communiquer clairement et de façon cohérente des changements de procédure ou de nouvelles lignes directrices.

Essayez cette requête

« Nous avons mis en place un nouveau protocole de santé et sécurité pour la manipulation des surfaces chaudes. Rédige une note de service d’une page expliquant pourquoi ce changement est nécessaire, en quoi consiste la nouvelle procédure et comment elle contribue à la sécurité des employés. Voici quelques notes concernant le protocole [détails]. »

Informations à fournir

Pour obtenir des notes de service précises et appropriées, incluez :

• La raison du changement de politique ou de procédure
• Les éléments clés de la nouvelle politique, comme les étapes, les exigences ou les échéanciers
• Les personnes ou équipes concernées
• Les avantages ou les justifications à mettre en valeur
• Les détails importants à ne pas oublier
• Les impacts possibles sur les tâches ou les opérations
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail
• Les critères de réussite, soit ce qui définit une bonne note de service ou politique

⚠️ Révision obligatoire : Relisez toujours attentivement les notes de service générées par l’IA. Ajoutez manuellement les informations confidentielles et assurez-vous que le contenu respecte vos politiques internes et vos obligations légales. Faites valider le document par une personne responsable en santé et sécurité ou en ressources humaines, si applicable, avant la diffusion.

10. Transformer des notes de réunion en actions concrètes

Quand l’utiliser

Pour convertir des notes de réunion, même très brouillon ou manuscrites, en une liste claire et structurée, incluant décisions et prochaines étapes.

Essayez cette requête

« Voici mes notes de notre réunion d’équipe hebdomadaire : [coller les notes]. Résume les décisions prises et les actions à poser sous forme de liste à puces. Indique les personnes responsables de chaque tâche ainsi que les échéances pertinentes. »

Informations à fournir

Pour obtenir un résumé clair et exploitable, précisez :

• Les notes complètes de la réunion, collées dans la requête ou téléversées sous forme de photo
• Le type de réunion, par exemple hebdomadaire, rencontre d’équipe ou réunion d’ouverture
• Si les responsables et les échéances doivent être inclus
• Les thèmes ou priorités à mettre en évidence, comme les enjeux clients, la planification ou les événements à venir
• Les éléments à exclure, comme les discussions générales ou les mises à jour personnelles
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail
• Les critères de réussite, soit ce qui définit une bonne liste d’actions

11. Préparer des brouillons d’évaluation de la performance

Quand l’utiliser

Pour rédiger une rétroaction équilibrée et réfléchie dans le cadre d’évaluations de performance, de rencontres individuelles ou de séances d’accompagnement.

Essayez cette requête

« Rédige un court résumé d’évaluation de performance pour un commis d’articles de sport qui arrive toujours à l’heure, aide ses collègues, mais qui doit améliorer ses compétences en vente incitative. Inclus au moins trois exemples concrets, deux points forts à souligner et un objectif de développement accompagné d’une suggestion de formation. Adopte un ton professionnel et encourageant. »

Informations à fournir

Pour générer une rétroaction utile, précisez :

• Les forces de l’employé et les aspects à améliorer
• Des exemples précis de comportements ou de contributions
• Les objectifs ou attentes sur lesquels la personne travaille
• Le contexte du document, par exemple une évaluation, une note d’accompagnement ou un suivi
• Des notes provenant d’une rétroaction précédente, si disponibles
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail
• Les critères de réussite, comme un exemple de rétroaction existante, en version anonymisée

💡 Astuce : personnalisez toujours la rétroaction et assurez-vous qu’elle respecte les normes et politiques en vigueur dans votre milieu de travail.

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12. Rédiger des procédures opérationnelles standard

Quand l’utiliser

Pour créer une documentation claire et étape par étape pour les tâches récurrentes, et s’assurer que toute l’équipe applique les mêmes processus, peu importe qui travaille durant le quart de travail.

Essayez ces requêtes

Pour un restaurant :

« Rédige une procédure opérationnelle standard pour la réception sécuritaire des livraisons alimentaires dans un restaurant. Inclus les étapes comme la vérification des heures de livraison, l’inspection de la qualité et de la température des aliments, la consignation des factures, la rotation des stocks et l’entreposage adéquat. Présente le tout sous forme de liste numérotée et précise les responsabilités par poste. »

Pour une pharmacie :

« Crée une procédure opérationnelle standard pour la réception et l’entreposage des livraisons de médicaments en tablette. Inclus les étapes de vérification de l’exactitude des stocks, d’inspection des emballages, de mise à jour des registres d’inventaire et de classement des produits selon la date d’expiration. Utilise un langage clair et professionnel, présente le contenu sous forme de liste numérotée et indique les responsabilités par poste. »

Pour un commerce de détail :

« Génère une procédure opérationnelle standard, étape par étape, pour l’ouverture quotidienne d’une quincaillerie. Inclus des tâches comme le déverrouillage du magasin, l’allumage des lumières et de la musique, la mise en place des articles saisonniers à l’extérieur, le démarrage du système de point de vente, l’inspection des présentoirs et le réapprovisionnement des articles essentiels. Présente le tout sous forme de liste numérotée, avec les responsabilités par poste. »

Informations à fournir

Pour obtenir une procédure adaptée à votre réalité, indiquez :

• Le type de tâche ou de processus à documenter
• Le secteur d’activité ou l’environnement de travail
• Les étapes spécifiques ou exigences de conformité à inclure
• Les responsabilités par rôle, lorsque possible
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail
• Les critères de réussite, par exemple une POS existante ou un autre exemple de référence

13. Traduire des messages à l’équipe

Quand l’utiliser

Si vous travaillez avec une équipe bilingue, cette approche permet de traduire rapidement des communications internes comme des mises à jour d’horaire, des rappels ou des annonces.

Essayez cette requête

« Traduis ce message d’équipe en anglais : “Rappel : la réunion d’équipe de demain commence à 15 h pile dans la salle de pause. Nous aborderons la nouvelle liste de vérification en santé et sécurité ainsi que les horaires du temps des Fêtes.” Présente les versions française et anglaise dans un format clair. »

Informations à fournir

Pour obtenir une traduction exacte et claire, indiquez :

• Le message original, idéalement court et clair
• La ou les langues cibles
• Si vous souhaitez inclure la version originale en plus de la traduction
• Les termes à traduire avec soin, comme les noms d’équipements ou de procédures
• Les améliorations ou précisions à ajouter au message initial, le cas échéant
• Les contraintes souhaitées, comme le contexte, le format ou le ton

⚠️ Révision recommandée : Relisez toujours les traductions générées par l’IA. Au besoin, utilisez un outil de traduction spécialisé ou faites valider le message par un membre de l’équipe qui maîtrise la langue cible.

14. Concevoir des questions de coaching ou des suivis rapides

Quand l’utiliser

Pour structurer des rencontres individuelles pertinentes avec votre équipe. Les questions d’accompagnement favorisent la réflexion, renforcent le sentiment de responsabilité et contribuent à instaurer un climat de confiance.

Essayez cette requête

« Génère cinq questions ouvertes que je peux poser à une réceptionniste d’hôtel au sujet de sa performance au travail des dernières semaines. Les questions doivent l’encourager à parler de ses réussites, de ses défis et de ses pistes d’amélioration, sans jugement. »

Informations à fournir

Pour obtenir des questions vraiment utiles, précisez :

• Le contexte, par exemple un suivi régulier, un retour après évaluation ou une baisse de performance
• Le thème principal, comme le service à la clientèle, la communication ou la gestion du temps
• Le secteur d’activité et le poste concerné
• Les défis récents de l’employé, s’il y a lieu
• Les réussites à mettre en valeur, le cas échéant
• Des notes provenant de rétroactions précédentes, en veillant à exclure toute donnée sensible
• Si vous souhaitez des questions générales ou liées à des objectifs précis
• Les contraintes souhaitées, comme le nombre de mots, le format, le ton ou le niveau de détail

Ces requêtes ne nécessitent aucun outil spécialisé. Pour les gestionnaires d’équipes à horaires variables, elles offrent une façon simple de gagner du temps, d’améliorer la clarté et de mieux soutenir les équipes au quotidien.

Utiliser l’IA avec discernement, gérer avec confiance

L’IA n’est pas réservée qu’aux équipes dans le domaine des technologies. C’est un outil pratique qui permet de gagner du temps et qui peut réellement soutenir les gestionnaires d’équipe. Que ce soit pour planifier des horaires, intégrer de nouveaux employés ou rédiger rapidement des messages, l’important est de l’utiliser avec discernement.

• Privilégiez des tâches à faible risque
• Relisez toujours le contenu avant de le partager
• Protégez la vie privée des employés
• Faites preuve de transparence lorsque c’est nécessaire

En combinant votre leadership à de bonnes requêtes, vous pouvez consacrer moins de temps aux tâches administratives et davantage au soutien de votre équipe et à la gestion de votre entreprise.

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