S’il y a une industrie qui sait à quel point la création et la gestion des plannings peut être un vrai casse-tête, c’est bien celle des résidences pour personnes âgées.
Une résidence de personnes âgées (RPA) ne s’arrête jamais, les besoins de main-d’œuvre sont donc très grands et diversifiés. Créer le planning parfait est un défi constant.
En bref, voici quelques-uns de nos conseils pour créer le meilleur planning de travail pour votre résidence de personnes âgées :
- Maîtrisez les contraintes liées aux contrats de travail et aux besoins opérationnels de votre résidence;
- Prenez en compte le bien-être des salariés lors de la création des plannings;
- Munissez-vous d’un logiciel de gestion des plannings afin de faciliter votre travail.
Dans cet article, vous découvrirez :
- Quoi prendre en compte lors de la création de vos plannings;
- Des exemples de différents types de plannings de travail dans les RPA;
- Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des plannings.
Quoi prendre en compte lors de la création des plannings de votre RPA
Les plannings d’une RPA sont complexes. Ils doivent inclure le personnel nécessaire pour les soins aux patients, l’entretien ménager, les cuisines, la réception, les tâches administratives, et j’en passe.
Voyons voir plus en détail chacun des aspects à prendre en compte lors de la création d’un planning complet.
Les résidences pour âgées ne sont jamais à l’arrêt
Toutes les résidences sont ouvertes 24 heures sur 24, 365 jours par année. De telles heures d’opération amènent nécessairement certaines difficultés liées à la main-d’œuvre, au recrutement et à la rétention des salariés.
La réalité est que les besoins des patients doivent être comblés afin de ne pas mettre en danger leur santé ni affecter leur bien-être. Il existe aussi des lois qui encadrent les soins offerts et déterminent les quotas minimaux de personnel à avoir.
D’un autre côté, cela influence nécessairement les plannings de travail des salariés, ce qui peut avoir un impact important sur leur vie personnelle et sur le coût de main-d’œuvre de l’établissement.
C’est pourquoi la création et la gestion des plannings est une tâche névralgique et prenante.
Les besoins opérationnels des résidences sont complexes
Les besoins opérationnels d’une résidence pour personnes âgées sont nombreux puisqu’il s’agit d’un milieu de vie à part entière. Les établissements doivent donc :
- Assurer la santé et la sécurité des patients;
- Offrir des soins de santé adéquats;
- Créer un milieu de vie stimulant où il fait bon vivre;
- Servir de bons repas équilibrés;
- Maintenir la propreté des lieux;
- Etc.
Pour y arriver, les RPA embauchent une multitude de salariés qui occupent une grande variété de positions : infirmières, préposés aux bénéficiaires, réceptionnistes, préposés à l’entretien, préposés aux services alimentaires, etc.
Comme les résidences sont toujours ouvertes, les salariés sont souvent appelés à travailler de jour, de soir et même de nuit. Il existe aussi des lois et de la réglementation qui encadre le nombre minimal de personnes requises pour assurer la santé et la sécurité des patients en tout temps.
Les défis de main-d’œuvre sont donc très grands, surtout quand on ajoute les absences de dernières minutes et le roulement des salariés qui peuvent souvent engendrer un nombre croissant d’heures supplémentaires.
Les résidences auront à faire face à de très grands défis de pénurie de main-d’œuvre dans les prochaines années. C’est pourquoi il est essentiel qu’elles se munissent des meilleurs outils afin d’arriver à faire leur travail de manière efficace.
Les différents types de quarts de travail sont nombreux
Les différents quarts à combler dans une résidence de personnes âgées sont multiples :
- Quarts de jour : généralement entre 8 h et 17 h, incluant plusieurs services tels que le service alimentaire, l’entretien, les soins aux patients, les loisirs, etc.;
- Quarts de soir : généralement entre 17 h et minuit, excluant souvent les positions administratives;
- Quarts de nuit : généralement entre minuit à 7 h, ces quarts sont souvent plus difficiles à combler;
- Quarts de fin de semaine et lors des fériés : afin d’assurer le maintien des services.
Pour arriver à combler tous ces quarts, il est pertinent de demander aux salariés s’ils ont des préférences, en plus d’avoir recours à des salariés à temps partiel ou des étudiants au besoin.
Le bien-être des salariés ne doit pas être négligé
Les plannings de travail doivent répondre aux besoins des patients et de la résidence en général, mais ils doivent aussi convenir aux membres du personnel.
Il est essentiel que les plannings soient équilibrés afin de permettre aux salariés de se reposer et d’avoir une vie à l’extérieur de leur travail. Par exemple, les salariés doivent être en mesure de demander congé facilement.
De plus, permettre aux salariés d’échanger leurs quarts de travail peut être une excellente solution pour limiter les absences non justifiées ou les « no call no show ».
De très nombreux salariés embauchés par les résidences pour personnes âgées font aussi partie d’un syndicat et ont une convention collective qui encadre leur travail. Les managers doivent donc faire très attention de respecter toutes les modalités des ententes de travail.
En 2022 au Canada, il y avait 2 fois plus de postes vacants dans l’industrie des soins de santé qu’en 2019. Avec une population vieillissante, et donc des besoins grandissants, et une pénurie de main-d’œuvre qui n’est pas en voie de se résorber, les résidences pour personnes âgées devront faire de leur mieux pour offrir des conditions de travail intéressantes à leurs salariés.
Les plannings de travail sont souvent un enjeu majeur pour les travailleurs. Il est donc crucial de s’assurer qu’ils soient flexibles pour assurer un équilibre vie personnelle et vie professionnelle au personnel.
Exemples de plannings de résidence pour personnes âgées
Bien que les activités d’une résidence de personnes âgées se déroulent 24 heures sur 24, il existe plusieurs types de plannings de travail possible.
Voyons voir quelques-uns d’entre eux.
Les plannings rotatifs
Les plannings rotatifs permettent aux salariés d’avoir un planning fixe sans toutefois travailler toujours aux mêmes moments. Ainsi, ils ont plus de flexibilité pour organiser leur vie personnelle et ne sont pas contraints à toujours travailler lors des quarts les moins désirables.
Voici quelques exemples de plannings en rotation :
- 7 jours de travail consécutifs suivi de 7 jours de congé;
- Travailler 1 fin de semaine sur 2;
- Travailler 2 quarts de soir, 3 de jour, 2 de nuit.
IMAGE : ajouter visuel horaire rotatif
Les plannings flexibles
Les plannings flexibles peuvent prendre plusieurs formes tels que :
- Les plannings de base et les quarts à combler : le manager prévoit quelques quarts de travail au planning et publie des quarts ouverts où les salariés peuvent se porter volontaires afin de faire plus d’heures selon leurs disponibilités;
- Le self-scheduling : les salariés se portent volontaires pour les quarts de travail qui leur conviennent le mieux. Les quarts sont attribués selon des critères prédéfinis (ancienneté, premier arrivé, premier servi, etc.);
- Les plannings variables : les quarts de travail varient de semaine en semaine selon la demande et les disponibilités des salariés.
Les plannings flexibles permettent d’améliorer la satisfaction des salariés. Plus les salariés sont heureux au travail, moins il y a de roulement de personnel et la qualité des services offerts aux patients s’en voit améliorée.
Les plannings fixes
Les plannings fixes offrent moins de flexibilité aux salariés, mais plus de stabilité. Lorsque les plannings sont fixes, les salariés se voient généralement attribuer un type de quart de travail (de jour, de soir, de nuit, de fin de semaine, etc.) et leur planning varie très peu.
Utiliser un logiciel de gestion des plannings de travail, un allié pour votre RPA
La complexité des plannings de travail des résidences pour personnes âgées nécessite l’utilisation d’outils performants afin d’améliorer les processus et réduire le temps de gestion.
Les managers de RPA devraient envisager d’utiliser un logiciel afin de moderniser leurs processus, améliorer la satisfaction des salariés et éviter les pertes de temps.
Créer des plannings plus efficaces
Les logiciels de gestion des plannings comme Agendrix permettent de réduire considérablement le temps nécessaire à la création des plannings. Ils permettent aussi de diminuer les erreurs liées aux oublis et changements de disponibilités et d’assurer le respect des conventions collectives en place.
Par exemple, avec un logiciel de gestion des plannings, les managers ont une meilleure vue d’ensemble sur les contraintes et disponibilités des salariés. Ainsi, il devient plus facile de maximiser les disponibilités du personnel non soignant afin de combler certains quarts de travail et s’assurer d’avoir les salariés qualifiés nécessaires au bon endroit au bon moment.
Le planificateur met aussi en lumière les possibles conflits d’horaires afin de limiter les frustrations chez les salariés et les multiples changements que peuvent engendrer les erreurs.
Les managers peuvent travailler avec des modèles de plannings afin de faciliter leur planification. Une fois le planning complété, ils peuvent l’envoyer aux salariés en un seul clic. Ceux-ci y ont accès directement dans l’application sur leur cellulaire. Les salariés peuvent formuler leurs demandes de congés dans le logiciel et une fois approuvées, leurs disponibilités sont mises à jour.
La simplicité et l’efficacité des logiciels de gestion des plannings permettent d’améliorer la satisfaction des salariés et de mieux surveiller les coûts de main-d’œuvre des différents départements.
Faciliter la communication
Les logiciels de gestion des plannings permettent de faciliter la communication avec les salariés grâce aux notifications en temps réel, à l’outil de messagerie professionnel et au fil d’actualité.
Il est aussi beaucoup plus facile et efficace de combler les quarts de travail ou trouver des remplaçants grâce à la fonctionnalité des quarts à combler. Les salariés reçoivent une notification lorsqu’un manager doit combler un quart et peuvent se porter volontaires. Fini les listes de rappel chronophages ou les ruptures de service liées au manque de personnel.
Augmenter le taux de satisfaction des salariés
L’utilisation d’un logiciel spécialisé permet de mieux respecter les préférences et les disponibilités des salariés. Elle permet aussi de s’assurer de ne pas surcharger leur planning de travail et de bien respecter les temps de pauses et de repos et les différentes contraintes des conventions collectives.
Ainsi, les erreurs liées au planning sont beaucoup moins nombreuses, ce qui permet de faire diminuer la frustration chez les salariés. Ceux-ci se sentent plus respectés et ont un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle.
Le bien-être des salariés a une très grande répercussion sur les activités d’une résidence pour personnes âgées. Plus les salariés sont heureux, moins le taux de roulement sera grand, et meilleurs seront les soins offerts aux patients.
Découvrez comment ces managers ont transformé leur gestion des plannings
Plusieurs managers de résidences de personnes âgées ont fait le saut et décidé d’utiliser le logiciel de gestion des plannings Agendrix.
Une des principales raisons qui les a poussés à le faire est la complexité des plannings et le manque de productivité lié à l’utilisation des mauvais outils.
Par exemple, Joëlle Boulanger qui est directrice régionale du Groupe Shemie explique qu’Agendrix lui permet de sauver 10 heures par semaine ce qui lui permet d’être plus présente pour ses salariés et d’éviter de travailler les weekends.
L’utilisation d’Agendrix a changé positivement tout ce qui est en lien avec le planning et la paie, tant pour les managers que pour les salariés.
– Joëlle Bélanger, Directrice régionale — Groupe Shemie
Alix, manager de 2 établissements regroupant 120 salariés, consacrait près de 20 heures par semaine à créer, gérer et partager le planning avec les salariés. Avec Agendrix, elle ne passe que 5 heures par semaine pour réaliser les mêmes tâches.
Ça nous a tellement permis de simplifier notre travail !
– Alix, Manager — Les Résidences René-Léosa
Elle est donc 4 fois plus rapide, ce qui lui permet de se concentrer sur d’autres tâches encore plus importantes.
Agendrix offre aussi d’autres fonctionnalités complémentaires afin d’aider les managers à mieux gérer leur personnel, telles que :
- Un outil de messagerie professionnelle;
- Le suivi du temps et des présences;
- La centralisation des dossiers des salariés;
- L’envoi des feuilles de temps vers le logiciel de traitement de la paie;
- L’échanges de quart de travail;
- L’affichage de quarts de travail ouverts;
- Le traitement des demande de congé;
- Un fil d’actualité pour communications internes;
- La création de rapports;
- Un outil de reconnaissance des salariés;
- Les banque de vacances.
Conclusion
Les plannings sont au cœur des préoccupations des managers. Ils ont un impact considérable sur le moral des salariés et sur la qualité des soins et services offerts aux résidents.
En tant que manager, il est de votre responsabilité de créer des plannings équilibrés qui permettent de répondre aux besoins des résidents tout en favorisant la satisfaction des salariés. Pour y arriver, vous devez vous munir des meilleurs outils afin de faciliter votre prise de décision et vous assurer de respecter toutes vos contraintes.
Plusieurs processus peuvent facilement être améliorés et modernisés grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des plannings. Essayez Agendrix dès aujourd’hui !
Comment créer un planning pour les salariés d’une résidence pour personnes âgées ?
- Évaluer les besoins de main-d’oeuvre afin d’offrir les soins et les services nécessaires pour maintenir une bonne qualité de vie des patients;
- Déterminer la fréquence à laquelle les plannings doivent être planifiés et partagés avec les salariés;
- Colliger les disponibilités et les préférences des salariés ainsi que les paramètres à respecter dans le cadre des conventions collectives en place (si applicable);
- Assigner chacun des quarts de travail à combler aux salariés en fonction de leur rôle, de leurs responsabilités, de leur degré d’expérience, de leur ancienneté, ou de tout autre critère pertinent;
- Valider le respect des différentes lois, règlements ou conventions en place;
- Partager le planning avec les salariés;
- Modifier le planning au besoin et communiquer de nouveau avec les salariés concernés.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des plannings pour RPA ?
Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des plannings pour RPA incluent :
- Trouver des remplaçants plus rapidement;
- Augmenter la satisfaction des salariés;
- Diminuer le taux de roulement du personnel;
- Offrir un meilleur équilibre vie personnelle et vie professionnelle aux salariés;
- Libérer du temps de gestion afin de se concentrer sur d’autres tâches importantes telles que la formation des salariés;
- Éviter les pertes de temps;
- Économiser de l’argent;
- Limiter les heures supplémentaires;
- Faciliter la communication avec les salariés;
- Centraliser toutes les informations à un seul endroit;
- Sécuriser les informations des salariés;
- Créer les plannings de travail des salariés de manière plus efficace et moderne.
