La gestion du temps de travail est une tâche cruciale pour le bon fonctionnement d’une entreprise.
Elle englobe une pléthore de tâches allant de l’organisation de son propre temps de travail jusqu’à la planification du temps de travail des employés.
Ces tâches de gestion du temps permettent d’assurer que toutes les activités nécessaires au bon déroulement de votre entreprise seront accomplies. Elles permettent d’éviter les heures supplémentaires et de s’assurer d’avoir assez de personnel pour faire face à l’achalandage.
En tant que gestionnaire, il est de votre responsabilité de vous assurer que vos employés ont les compétences nécessaires pour accomplir efficacement leurs tâches et que les horaires conviennent au besoin de l’organisation.
Voyez comment améliorer la gestion du temps dans votre équipe grâce à nos 6 conseils concrets.
Les avantages d’avoir une meilleure gestion du temps
Avoir une bonne gestion du temps permet d’augmenter la productivité et l’efficacité des employés d’une entreprise. Chaque tâche est accomplie de manière efficace et simple.
Les employés savent exactement quoi faire et quand le faire. Ils peuvent rayer les tâches de leur liste plus rapidement et offrir un meilleur service aux clients, par exemple.
Une meilleure gestion du temps permet aussi d’avoir plus de temps de repos et mène à un meilleur équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle. En étant en contrôle de votre temps et de celui de vos employés, vous diminuerez le stress lié aux tâches de dernière minute.
Plus les employés se sentent en contrôle et disposent des outils nécessaires pour faire leur travail, plus ils seront efficaces et ressentiront de la fierté par rapport à leur boulot.
Selon une étude de Statistique Canada faite en 2023, 21,2 % des travailleurs canadiens éprouvent des niveaux de stress élevés ou très élevés au travail. Ce stress pourrait être réduit considérablement en mettant en place des solutions pour optimiser la gestion du temps.
Une gestion du temps efficace permet d’avoir une meilleure vision sur les heures travaillées. Il est ainsi plus facile de créer les horaires et les ajuster selon les besoins de l’entreprise ou les disponibilités des employés. La gestion du temps en entreprise est aussi critique afin de respecter les lois du travail en place.
6 conseils pour améliorer la gestion du temps dans votre entreprise
1. Faites une analyse de votre gestion du temps
Avant de mettre en place mille et un nouveaux processus, changer vos façons de faire ou même restructurer votre équipe, prenez le temps de faire une analyse de votre gestion du temps. Trop souvent, cette étape importante qui permet d’identifier clairement ce qui peut ou devrait être amélioré est omise.
Voici quelques exercices à faire pour mieux analyser vos méthodes de gestion du temps :
- Faites la liste des outils que vous utilisez : logiciel de gestion des employés, apps de gestion de tâches, outil de communication, etc.;
- Calculez votre coût de main-d’oeuvre;
- Calculez le nombre d’heures supplémentaires effectuées par vos employés;
- Validez si vos employés ont pris des congés dans la dernière année;
- Sondez vos employés de manière anonyme pour savoir recueillir leurs commentaires à propos de la gestion du temps dans l’organisation;
- Évaluez vos besoins en termes de main-d’œuvre selon les heures d’ouverture et l’achalandage de votre entreprise;
- Prenez des notes sur les tâches et le temps nécessaire pour les accomplir pendant 1 semaine.
Une fois que vous aurez une meilleure vue d’ensemble sur vos pratiques, vous serez en mesure d’identifier les processus, les tâches, ou les outils qui doivent être améliorés.
Prenez le temps d’identifier un (ou quelques) objectif que vous souhaitez atteindre. Vous pourrez ainsi mieux prioriser les actions à faire pour y arriver.
2. Utilisez un logiciel de gestion des employés
Quand on parle de gestion du temps, on pense souvent à des listes de tâches et à des façons d’être organisé. La gestion du temps signifie aussi de gérer les horaires, les congés et les pauses des employés, par exemple.
Il est très pertinent d’utiliser un logiciel de gestion des employés afin de faciliter la création des horaires, la gestion des demandes de congés, le suivi des heures de travail et la gestion de la paie.
Non seulement vous pourrez optimiser votre propre gestion du temps, mais aussi celle de vos employés. C’est donc une pierre deux coups!
En utilisant un logiciel de gestion des employés, vous pouvez créer l’horaire rapidement en vous assurant de respecter les disponibilités de vos employés et leurs nombres d’heures souhaitées. Il est aussi facile de créer des horaires en rotation afin de permettre plus de flexibilité aux membres de votre équipe.
En adoptant de meilleures habitudes de gestion du temps, vous pourrez réduire le nombre d’heures supplémentaires et même éviter les erreurs dans la paie.
Certains logiciels permettent aussi d’optimiser plusieurs tâches. Par exemple, le logiciel de gestion des employés Agendrix permet aux gestionnaires de laisser leurs employés échanger leurs quarts de travail facilement. Cette fonctionnalité permet aux gestionnaires de se concentrer sur d’autres tâches et de responsabiliser leurs employés par rapport à leur horaire.
3. Fixez des objectifs clairs
Afin de faciliter votre gestion du temps, il est primordial de fixer des objectifs clairs, autant pour vous que pour les membres de votre équipe. Ainsi, il est beaucoup plus facile d’identifier des priorités et de réaliser vos tâches de manière efficace.
Si vous avez du mal à fixer des objectifs clairs, utilisez la méthode SMART. Cette méthode propose d’utiliser des critères précis pour déterminer chacun de vos objectifs.
Ceux-ci doivent être :
- Spécifiques : évitez les formulations vagues;
- Mesurables : identifiez un but précis à atteindre;
- Atteignables : assurez-vous d’avoir le temps, les ressources et les connaissances nécessaires pour atteindre votre objectif;
- Réalistes : ne fixez pas des objectifs trop grands ou ambitieux;
- Temporellement définis : définissez des délais à respecter.
Lorsque vos objectifs sont clairs, il est beaucoup plus facile de faire des liens avec les tâches à réaliser afin de donner plus de sens à votre travail et à celui de vos employés.
Par exemple, quelques exemples d’objectif SMART que vous pourriez vous fixer :
- Réduire le temps d’attente à la caisse à moins de 30 secondes en moyenne par transaction d’ici 2 mois dans votre commerce au détail;
- Atteindre un chiffre d’affaires de 10 000 $ par mois d’ici 6 mois;
- Réduire le taux de roulement des employés à moins de 60 % en 1 an dans votre restaurant;
- Embaucher 3 nouveaux employés dans les 4 prochains mois.
4. Limitez la procrastination
Il existe plusieurs raisons pour expliquer la procrastination et l’une d’entre elles est très certainement une mauvaise gestion du temps. Ainsi, certaines tâches sont remises à plus tard ou ne sont pas faites correctement par manque de temps.
Heureusement, il existe plusieurs méthodes afin d’éviter la procrastination au travail. Tout d’abord, assurez-vous d’avoir une politique d’utilisation du téléphone cellulaire au travail. Vous éviterez que vos employés perdent leur temps sur les réseaux sociaux au lieu d’accomplir leurs tâches.
Expliquez clairement quelles mesures seront prises en cas d’utilisation non pertinente du téléphone cellulaire.
La procrastination est parfois aussi causée par un manque de clarté par rapport aux tâches à réaliser. N’hésitez pas à créer des listes de tâches à accomplir pour vos employés afin qu’ils sachent exactement quoi faire pendant la journée.
Soyez disponible pour répondre à leurs questions afin d’éviter qu’ils perdent leur temps par manque d’information.
5. Mettez en place des processus clairs
Pour éviter les pertes de temps, les processus internes font la différence. Ils permettent de réduire le temps de décision et de standardiser les façons de faire.
Prenez le temps de mettre sur papier les différents processus de votre entreprise afin que vos employés puissent s’y référer.
Il est aussi bénéfique de clarifier au passage les responsabilités de chacun afin d’éviter que certaines tâches soient oubliées. Ainsi, n’hésitez pas à créer des fiches de postes pour chacune des positions dans votre équipe.
Optimisez les espaces de travail afin qu’ils demeurent propres et soient faciles à utiliser. Ainsi, vous éviterez que vos employés perdent du temps à chercher leurs outils de travail ou à nettoyer en profondeur les espaces de travail qui ont été négligés.
6. Dites non au multitasking
Faire plusieurs choses en même temps est tout sauf efficace. Il vaut mieux se concentrer sur une tâche à la fois afin de s’assurer que celle-ci soit faite correctement.
Les nombreux changements de contexte que requiert le multitasking contribuent grandement à la perte de temps. Vous passerez beaucoup de temps à chercher la bonne information et risquez de passer à côté de détails importants et de faire davantage d’erreurs.
Cela va de même pour les membres de votre équipe. Par exemple, évitez de demander à vos employés de servir les clients en plus de réaliser une multitude d’autres tâches en même temps. Ils ne seront pas productifs et ne seront pas en mesure de servir les clients et d’accomplir leurs autres tâches correctement.
La gestion du temps, un incontournable outil de management
Plus vous prendrez la gestion du temps au sérieux, plus vous verrez des répercussions bénéfiques dans votre équipe. Vos employés seront plus efficaces et performants. Ils seront moins stressés et ressentiront plus de satisfaction au travail.
De votre côté, vous aurez plus de temps à consacrer à des tâches comme le recrutement, le développement de nouvelles stratégies marketing ou la résolution de problèmes.
