Formulaire de remboursement de kilométrage
Ce modèle gratuit de remboursement de kilométrage permet à vos employés d’enregistrer chaque trajet, du point de départ à la destination et calcule le montant automatiquement à partir du taux que vous définissez. Conçu pour les PME dont les équipes se déplacent entre plusieurs sites.
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Qu’est-ce qu’un formulaire de remboursement de kilométrage?
Un formulaire de remboursement de kilométrage est un document utilisé par les employés pour demander le remboursement des kilomètres parcourus avec leur véhicule personnel pour le travail. Il liste chaque trajet avec la date, le point de départ, la destination, le motif et les kilomètres parcourus, puis multiplie la distance par un taux au kilomètre pour obtenir un total. Il fournit à l’employeur un relevé clair des déplacements et des montants dus.
Quel est le taux de remboursement de kilométrage?
Au Canada, l’Agence du revenu du Canada publie chaque année un taux par kilomètre raisonnable qui sert de référence, avec un taux plus bas au-delà des premiers 5 000 kilomètres. Revenu Québec applique ses propres balises pour le provincial. Les taux courants sont publiés en ligne sur canada.ca et revenuquebec.ca et un employeur peut aussi fixer son propre taux.
Comment calculer un remboursement de kilométrage?
On multiplie la distance parcourue par le taux au kilomètre applicable. Par exemple, 120 kilomètres à un taux de 0,70 $ donnent 84,00 $. Ce modèle fait le calcul automatiquement : vous saisissez le taux une fois, vous entrez la distance de chaque trajet, et le total se met à jour tout seul.
L’employeur doit-il rembourser le kilométrage?
Oui, au Québec, lorsque l’employé utilise son véhicule personnel pour un déplacement fait à la demande de l’employeur. La Loi sur les normes du travail oblige à rembourser les frais raisonnables liés à ces déplacements, sans toutefois imposer de taux. Les entreprises de compétence fédérale ont une obligation semblable en vertu du Code canadien du travail. Les trajets entre le domicile et le lieu de travail habituel ne sont pas visés.
Une allocation raisonnable, calculée uniquement selon les kilomètres parcourus, n’est généralement pas imposable pour l’employé. La plupart des employeurs s’alignent sur les taux publiés chaque année par l’ARC. Une politique de remboursement écrite, appliquée de façon constante, reste le moyen le plus simple d’éviter les malentendus.
Quels documents l’employé doit-il conserver?
Un relevé des trajets : date, point de départ, destination, motif et distance. L’ARC et Revenu Québec peuvent demander ces renseignements pour justifier un remboursement ou une déduction, alors mieux vaut les consigner au fur et à mesure des déplacements. Ce formulaire fait aussi office de relevé.
Comment simplifier le suivi des déplacements de votre équipe?
Un modèle comme celui-ci standardise la soumission des trajets. Mais pour les équipes qui se déplacent entre plusieurs sites, un Excel devient vite difficile à gérer. Un logiciel de gestion des dépenses permet aux employés de soumettre leurs trajets depuis leur téléphone et aux gestionnaires de les approuver au même endroit. Agendrix réunit la soumission et l’approbation des déplacements dans la plateforme que votre équipe utilise déjà pour les horaires et le suivi du temps.
