Le plan de formation est un outil de gestion et de rétention redoutable.
Il permet non seulement de mieux structurer les différentes formations que les employés doivent suivre afin d’être autonomes et efficaces dans leurs tâches, mais aussi de mieux encadrer leur développement professionnel.
Le plan de formation est donc un outil stratégique incontournable pour les entreprises qui souhaitent fidéliser leurs employés et s’assurer d’avoir une équipe compétente pour servir leurs clients.
Offrir de la formation continue à vos employés est aussi un excellent moyen pour leur permettre d’évoluer au sein de votre entreprise et promouvoir la mobilité interne.
Cela vous permettra de vous adapter plus rapidement aux changements de votre industrie, d’augmenter la performance et la motivation de vos employés et de créer une marque employeur attrayante.
Voyez maintenant tout ce que vous devez savoir pour créer un plan de formation pour votre entreprise.
Les 5 étapes pour un plan de formation complet
1. Évaluez vos pratiques actuelles
Pour faire un plan de formation bien structuré et détaillé, vous devez commencer par évaluer vos pratiques afin d’établir un point de départ.
Cela vous permettra de mettre en lumière ce que vous pouvez améliorer dans vos pratiques de gestion.
Voici quelques questions pour vous aider dans votre réflexion :
- Offrez-vous des formations à vos employés? Si oui, lesquelles?
- Avez-vous un budget en place?
- Avez-vous des obligations légales liées à la formation de vos employés?
- Avez-vous un nombre substantiel d’employés à former?
- Engagez-vous majoritairement des employés à temps plein, à temps partiel ou saisonniers?
- Consignez-vous les formations suivies par vos employés dans leur dossier du personnel?
- Vos employés doivent-ils mettre à jour régulièrement leurs connaissances?
N’hésitez pas à consulter les autres gestionnaires de l’entreprise et même vos employés afin de dresser un portrait réaliste et détaillé de vos pratiques. Utilisez des sondages anonymes afin de recueillir les commentaires des membres de votre équipe.
Obligations légales
Saviez-vous que certaines entreprises ont des obligations légales lorsqu’il est question de la formation des employés?
Au Québec, les entreprises avec une masse salariale de plus de 2 millions de dollars sont tenues d’allouer un budget équivalent à au moins 1 % de celle-ci dans des activités de formation qui visent à développer les compétences de leurs employés.
En France, les employeurs sont dans l’obligation de former leurs salariés afin de leur permettre de s’adapter à leur poste et de demeurer apte à l’occuper tout au long de leur emploi.
2. Précisez vos objectifs et vos besoins
Une fois que vous aurez une meilleure idée de vos pratiques de gestion, vous pourrez définir l’orientation stratégique que vous souhaitez adopter. Vos objectifs et vos besoins ont un effet direct sur les types de formation à inclure dans votre plan. C’est pourquoi cette étape est très importante.
Par exemple, un gestionnaire de commerce de détail peut avoir comme objectif de réduire son taux de roulement. Il peut donc décider d’investir dans une formation sur la gestion d’employés et d’offrir des formations plus élaborées à ses employés à propos des produits vendus par l’entreprise.
Un restaurateur peut plutôt opter pour une formation approfondie sur le vin afin d’améliorer l’expérience de ses clients. Ou encore, un centre d’appel peut tenter de réduire le temps d’attente de ses clients en offrant plus de mentorat à ses nouveaux employés.
Voici quelques exemples d’objectifs pour vous inspirer :
- Améliorer votre taux de rétention;
- Augmenter la mobilité interne;
- Réduire le temps d’attente du service à la clientèle;
- Améliorer la satisfaction des clients;
- Bâtir des liens entre les membres de l’équipe.
N’oubliez pas de quantifier les résultats que vous souhaitez obtenir. Ainsi, si vous voulez diminuer votre taux de roulement, déterminez une cible réaliste. Pour vous aider, utilisez les données tirées de votre tableau de bord RH ou de votre logiciel de gestion des employés.
Si vous avez de la difficulté à déterminer un indicateur de succès, vos objectifs sont peut-être encore un peu trop flous. Tentez de les préciser.
💡 Prenez soin d’identifier des objectifs réalistes et pertinents. Pour y arriver, utilisez la méthode SMART.
3. Faites la liste des formations
C’est finalement le moment de plonger dans le vif du sujet et de faire la liste des formations que vous souhaitez offrir à vos employés.
Commencez par déterminer les formations plus générales que vous aimeriez que tous les employés suivent, peu importe leur position dans l’entreprise. Ces formations ont typiquement lieu durant l’onboarding des nouvelles recrues.
Voici quelques exemples :
- Formation santé et sécurité au travail;
- Présentation de l’histoire et du secteur d’activités de l’entreprise;
- Introduction à la mission et aux valeurs de l’entreprise;
- Présentation du fonctionnement des RH (horaires, communication, demandes de congé, etc.);
- Formation premiers soins;
- Formation à propos des produits ou des services offerts par l’entreprise.
Vous pouvez aussi proposer à vos employés des formations spécifiques en fonction de leur poste ou encore leur faire suivre des formations spécialisées pour développer leurs compétences.
N’oubliez pas de consigner les plans de formation dans les dossiers personnels de chacun des employés. Pour faciliter votre tâche, utilisez un logiciel de gestion des employés qui vous permet de mieux gérer les données RH de votre entreprise.
💡 Prenez en compte les commentaires de vos employés que vous avez recueillis à l’étape 1.
4. Établissez un budget
Cette étape est primordiale puisqu’elle déterminera ce que vous êtes en mesure d’offrir à votre équipe. Il est important d’essayer d’être le plus précis possible afin de bien respecter votre budget et ne pas avoir de surprise à la fin de l’année. 💵
N’hésitez pas à demander des soumissions pour les formations qui nécessitent des ressources externes afin d’avoir une meilleure idée des dépenses à prévoir.
💡 Si vous avez un budget plus restreint, organisez des formations directement sur votre lieu de travail avec les ressources dont vous disposez à l’interne.
5. Mettez en oeuvre votre plan de formation
Finalement, après tous les efforts que vous avez déployés, le moment est venu de partager votre plan de formation avec vos employés.
Si vos plans de formations sont personnalisés, présentez-les lors d’une rencontre individuelle avec chacun de vos employés où vous pourrez répondre à toutes leurs questions. Sinon, présentez le fruit de votre travail lors d’une rencontre d’équipe.
Prenez le temps d’expliquer votre démarche et de donner des exemples concrets pour que votre équipe comprenne mieux les effets bénéfiques que cela aura sur leur travail.
Une fois votre plan de formation lancé, n’oubliez pas de mesurer les résultats et d’ajuster votre stratégie au besoin.
💡Prenez l’habitude d’envoyer un questionnaire de satisfaction à vos employés après chaque formation.
Exemples de plan de formation en entreprise
Utiliser un modèle de plan de formation facilitera grandement votre vie lorsque viendra le temps d’élaborer les plans de formation des membres de votre équipe.
Un plan de formation devrait toujours contenir les informations suivantes :
- Le nom des formations;
- La durée;
- Les objectifs;
- Le lien avec les stratégies de l’entreprise;
- La date et/ou récurrence des formations;
- Le coût.
Pour vous donner une idée de ce à quoi ressemble un plan de formation, voici deux exemples concrets.
Exemple de plan de formation pour un serveur dans un restaurant
Formations génériques :
- Fonctionnement des horaires et des communications (15 minutes);
- Fonctionnement du système de pointage et demandes de congés (10 minutes);
- Santé et sécurité au travail (1 heure) : à suivre annuellement.
Coût total : 0 $ hormis le temps des employés (formation à l’interne).
Formations spécifiques :
- Ouverture et fermeture du restaurant (2 heures);
- Utilisation du système de paiement (30 minutes);
- Présentation du menu complet, nourriture et boisson (2 heures);
- Mentorat avec un serveur expérimenté (1 quart de travail).
Coût total : 0 $ hormis le temps des employés (formation à l’interne).
Formations spécialisées :
- Dégustation du menu (2 heures) : à suivre au changements de menu;
- Cours d’introduction à la sommellerie (1 jour);
- Techniques de service spécialisées (4 heures).
Coût total : 1000 $.
Exemple de plan de formation pour une caissière dans un supermarché
Formations génériques :
- Fonctionnement des horaires et des communications (15 minutes);
- Fonctionnement du système de pointage et demandes de congés (10 minutes);
- Histoire de l’entreprise (30 minutes);
- Santé et sécurité au travail (1 heure) : à suivre annuellement.
Coût total : 0 $ hormis le temps des employés (formation à l’interne).
Formations spécifiques :
- Ouverture et fermeture du supermarché (2 heures);
- Utilisation du système de paiement, achat et remboursement (30 minutes);
- Formation pour détecter les faux billets (15 minutes).
Coût total : 0 $ hormis le temps des employés (formation à l’interne).
Formations spécialisées (après 1 an en poste) :
- Formation de superviseure de quart de travail (3 heures);
- Formation sur la gestion des plaintes des clients (2 heures).
Coût total : 0 $ hormis le temps des employés (formation à l’interne).
Pour un plan de formation réussi
L’ingrédient secret d’un plan de formation réussi est de ne pas négliger l’avis de vos employés. Après tout, ils sont au premier plan de votre stratégie.
N’hésitez pas non plus à ajuster vos plans de formation régulièrement afin qu’ils demeurent au goût du jour.
Bonne planification!
