Pour les établissements qui doivent assurer leurs activités 24/7 comme les hôtels, la gestion des horaires de nuit peut parfois être compliquée.
Il faut non seulement s’assurer de planifier le bon nombre d’employés, mais aussi recruter des personnes qui voudront travailler de nuit. Et il peut s’agir d’un défi considérable surtout en contexte de pénurie de main-d’œuvre. Néanmoins, les horaires de nuit sont nécessaires pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
Pour que tout fonctionne de manière fluide, il est important de développer des méthodes de gestion efficaces et simples pour s’assurer d’avoir suffisamment de main-d’œuvre dans les moments importants, incluant les quarts de nuit.
Mais c’est quoi au juste un quart de nuit?
Un quart de nuit réfère généralement aux heures de travail effectuées entre 23 heures et 5 heures le lendemain matin. Les quarts de nuit peuvent cependant débuter ou terminer plus tôt selon les besoins de l’entreprise.
Les quarts de nuit peuvent prendre différentes formes telles que :
- Les quarts de soir : entre 16 heures et minuit;
- Les quarts de fermeture : entre 21 heures et 3 heures (ou plus tard) le lendemain;
- Les graveyard shifts : entre 23 heures et 5 heures le lendemain.
Les hôtels doivent parfois avoir recours à des horaires de nuit afin d’assurer le maintien de leurs activités. Par exemple, certains complexes hôteliers doivent avoir quelqu’un à la réception en tout temps afin de porter assistance aux clients qui arrivent tard ou qui ont besoin d’aide pendant la nuit.
Certains hôtels ont aussi un bar ou un restaurant qui peuvent demeurer ouverts jusqu’aux petites heures de la nuit. Les gestionnaires doivent donc s’assurer d’avoir suffisamment d’employés pour servir les clients pendant ces quarts.
Quels sont les avantages et désavantages des quarts de nuit pour les employés?
Évidemment, les quarts de nuit ne sont pas pour tout le monde. Certains employés les adorent et d’autres les détestent. Dans tous les cas, avoir un horaire de nuit comporte certainement des avantages et des désavantages.
Par exemple, les avantages d’avoir un horaire de nuit incluent :
- Avoir un quart de travail généralement plus calme et moins achalandé;
- Éviter les heures de trafic sur la route;
- Bénéficier de primes de nuit;
- Avoir plus de temps libre durant la journée.
Par contre, ces avantages viennent aussi avec des inconvénients pour les employés :
- Avoir un impact négatif sur leur sommeil;
- Comporter des tâches plus ennuyeuses ou répétitives;
- Devoir assurer une présence même pendant les pauses;
- Travailler seul.
Avant d’accepter un poste qui requiert un horaire de nuit, les employés devraient connaître tous les inconvénients et en être conscients, sans quoi ils risquent de quitter leur poste rapidement.
En tant que gestionnaire, il s’agit de votre responsabilité de bien informer vos employés ou futurs employés à ce sujet.
Comment rendre les quarts de nuit attirants pour les employés?
Plusieurs gestionnaires ont beaucoup de difficulté à recruter des employés afin de combler les quarts de travail de nuit. Si vous êtes dans cette position, sachez qu’il existe des solutions à mettre en place afin de faciliter votre recrutement et votre gestion.
Par exemple, vous pouvez offrir une prime de nuit à vos employés. Bonifiez leur salaire horaire pour les heures de travail effectuées entre 23 heures et 6 heures ou offrez un montant fixe pour chaque quart travaillé, par exemple.
Vous pouvez aussi utiliser des horaires de nuit en rotation pour être plus juste dans la répartition des heures de travail entre les membres de votre équipe. De cette manière, chaque employé devra assurer un quart de nuit périodiquement.
Comment bâtir un horaire de nuit en hôtellerie?
1. Analysez vos besoins de main-d’oeuvre
La première étape à faire afin de bâtir votre horaire est d’évaluer vos besoins. Ceux-ci peuvent grandement varier selon la grosseur de votre établissement ou le type de service que vous offrez.
Voici quelques questions à vous poser afin de déterminer vos besoins :
- Est-ce qu’un employé du département d’entretien a besoin d’être sur place en tout temps?
- Est-ce qu’un seul employé à la réception est suffisant pour répondre aux clients pendant la nuit?
- Quelles tâches doivent absolument être réalisées pendant la nuit pour assurer le bon déroulement des activités (le lavage des draps et des serviettes, par exemple)?
- À partir de quelle heure l’achalandage est moindre?
- Quels services doivent être maintenus pendant la nuit?
La plupart des hôtels seront en mesure de réduire leur personnel au maximum en n’ayant qu’un seul employé à la réception. Typiquement, peu de clients s’enregistrent auprès de la réception ou ont besoin d’aide entre 23 heures et 5 heures du matin.
Il est aussi possible d’avoir un employé sur appel pour éviter d’avoir quelqu’un sur place en tout temps. C’est souvent une solution qu’adoptent les plus petits établissements.
2. Déterminez comment octroyer les quarts de nuit
Puisque les quarts de nuit peuvent être plus difficiles en raison des heures de travail, de la solitude ou des tâches répétitives, il est essentiel de choisir les bons employés pour les combler.
Dans la plupart des cas, vos employés devront avoir un grand sens de l’autonomie puisqu’ils travailleront seuls. Ils devront aussi user de leur sens critique et de leur jugement afin de trouver des solutions aux problèmes qui se présenteront.
Assurez-vous donc de choisir des employés expérimentés ou de fournir la formation adéquate pour que vos employés aient tous les outils et les connaissances nécessaires pour bien exercer leurs responsabilités.
Vous pouvez aussi choisir d’avoir des employés spécifiquement dédiés aux quarts de nuit afin de leur permettre d’avoir un horaire stable.
3. Facilitez la communication entre l’équipe de jour et l’équipe de nuit
Munissez-vous d’un logiciel de messagerie professionnelle afin de faciliter la communication entre vos différentes équipes. Ainsi, si un employé de nuit doit laisser un message à l’équipe de jour, il pourra le faire avec un outil professionnel plutôt que de laisser une note papier qui risque de se perdre ou ne pas être lue, par exemple.
Vous pourrez communiquer avec votre équipe de nuit plus facilement et sécuritairement avec un outil officiel.
La plupart des logiciels de gestion d’employés offrent aussi une messagerie professionnelle. Ainsi, vous pouvez regrouper toutes vos tâches de gestion à un seul endroit : gestion des horaires, suivi des heures de travail, communication avec les employés et gestion des RH.
4. Créez l’horaire à l’avance
Afin d’offrir plus de flexibilité à vos employés et d’assurer qu’ils profitent d’un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle, ne soyez pas à la dernière minute avec les horaires de travail.
Assurez-vous de partager l’horaire le plus tôt possible et de bien distribuer les différents quarts afin de respecter les préférences et disponibilités de vos employés.
Pour être bien organisé, utilisez un logiciel de gestion d’horaires afin de faciliter toutes vos tâches de gestion et réduire votre charge de travail. Ainsi, vous serez certain d’être en mesure de créer et partager l’horaire avec vos employés rapidement et efficacement.
Un logiciel spécialisé vous permettra aussi de récolter des données intéressantes afin de mieux planifier votre recrutement ou évaluer votre coût de main-d’œuvre, par exemple.
5. Mettez le bien-être de vos employés en priorité
Les quarts de nuit ne sont pas faciles. Mais vous avez la possibilité en tant que gestionnaire d’outiller vos employés afin que leur horaire de nuit ne soit pas un irritant.
Assurez-vous qu’ils puissent rester actifs pendant leur quart de nuit en planifiant une liste de tâches à accomplir qui inclut de bouger dans la mesure du possible. N’hésitez pas non plus à faire des rencontres individuelles régulièrement avec eux afin de vous assurer que tout se passe bien. Vous pourrez ainsi répondre à leurs questions ou écouter leurs suggestions afin de rendre les quarts de nuit plus intéressants et dynamiques.
N’oubliez surtout pas de reconnaître le travail de vos employés. Pensez à les remercier pour leur effort et soulignez leurs bons coups afin d’augmenter leur motivation.
N’hésitez pas à inclure dans votre formation des conseils afin d’aider vos employés à s’adapter aux horaires de nuit. Voici quelques exemples de trucs à inclure dans votre formation :
- Éviter de consommer de la caféine trop tard dans la nuit sans quoi le cycle du sommeil de l’employé pourrait être affecté puisque la caféine peut agir pendant 6 à 8 heures;
- S’assurer d’avoir assez de sommeil avant le début de son quart en planifiant bien ses activités;
- Rester bien hydraté pendant tout le quart de nuit;
- Éviter de consommer des aliments riches en sucre et opter pour des repas plus équilibrés;
- S’entraîner à la suite de son quart de nuit afin de s’assurer d’une bonne nuit de sommeil.
La clé pour créer les meilleurs horaires de nuit
N’hésitez pas à faire quelques quarts de nuit afin de montrer l’exemple au reste de votre équipe. Vous serez aussi en meilleure position pour comprendre la réalité de ces quarts de travail et pourrez créer l’horaire en conséquence.
Bonne planification!
