Gérez les plannings de nuit de votre hôtel comme un pro

Il faut non seulement s’assurer de planifier le bon nombre de salariés, mais aussi recruter des personnes qui voudront travailler de nuit. Et il peut s’agir d’un défi considérable surtout en contexte de pénurie de main-d’œuvre. Néanmoins, les plannings de nuit sont nécessaires pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

Pour que tout fonctionne de manière fluide, il est important de développer des méthodes de gestion efficaces et simples pour s’assurer d’avoir suffisamment de main-d’œuvre dans les moments importants, incluant les plages horaires de nuit.

Mais c’est quoi au juste une plage horaire de nuit ?

Une plage horaire de nuit réfère généralement aux heures de travail effectuées entre 23 heures et 5 heures le lendemain matin. Les plages horaires de nuit peuvent cependant débuter ou terminer plus tôt selon les besoins de l’entreprise.

Les plages horaires de nuit peuvent prendre différentes formes telles que :

• Les plages horaires de soir : entre 16 heures et minuit;
• Les plages horaires de fermeture : entre 21 heures et 3 heures (ou plus tard) le lendemain;
• Les graveyard shifts : entre 23 heures et 5 heures le lendemain.

Les hôtels doivent parfois avoir recours à des plannings de nuit afin d’assurer le maintien de leurs activités. Par exemple, certains complexes hôteliers doivent avoir quelqu’un à la réception en tout temps afin de porter assistance aux clients qui arrivent tard ou qui ont besoin d’aide pendant la nuit.

Certains hôtels ont aussi un bar ou un restaurant qui peuvent demeurer ouverts jusqu’aux petites heures de la nuit. Les managers doivent donc s’assurer d’avoir suffisamment de salariés pour servir les clients pendant ces plages horaires.

Quels sont les avantages et désavantages des plages horaires de nuit pour les salariés ?

Évidemment, les plages horaires de nuit ne sont pas pour tout le monde. Certains salariés les adorent et d’autres les détestent. Dans tous les cas, avoir un planning de nuit comporte certainement des avantages et des désavantages.

Par exemple, les avantages d’avoir un planning de nuit incluent :

• Avoir une plage horaire de travail généralement plus calme et moins achalandée;
• Éviter les heures de trafic sur la route;
• Bénéficier de primes de nuit;
• Avoir plus de temps libre durant la journée.

Par contre, ces avantages viennent aussi avec des inconvénients pour les salariés :

• Avoir un impact négatif sur leur sommeil;
• Comporter des tâches plus ennuyeuses ou répétitives;
• Devoir assurer une présence même pendant les pauses;
• Travailler seul.

Avant d’accepter un poste qui requiert un planning de nuit, les salariés devraient connaître tous les inconvénients et en être conscients, sans quoi ils risquent de quitter leur poste rapidement.

En tant que manager, il s’agit de votre responsabilité de bien informer vos salariés ou futurs salariés à ce sujet.

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Comment rendre les plages horaires de nuit attirantes pour les salariés ?

Plusieurs managers ont beaucoup de difficulté à recruter des salariés afin de combler les plages horaires de travail de nuit. Si vous êtes dans cette position, sachez qu’il existe des solutions à mettre en place afin de faciliter votre recrutement et votre gestion.

Par exemple, vous pouvez offrir une prime de nuit à vos salariés. Bonifiez leur salaire horaire pour les heures de travail effectuées entre 23 heures et 6 heures ou offrez un montant fixe pour chaque plage horaire travaillée, par exemple.

Vous pouvez aussi utiliser des plannings de nuit en rotation pour être plus juste dans la répartition des heures de travail entre les membres de votre équipe. De cette manière, chaque salarié devra assurer une plage horaire de nuit périodiquement.

Comment bâtir un planning de nuit en hôtellerie ?

1. Analysez vos besoins de main-d’oeuvre

La première étape à faire afin de bâtir votre planning est d’évaluer vos besoins. Ceux-ci peuvent grandement varier selon la grosseur de votre établissement ou le type de service que vous offrez.

Voici quelques questions à vous poser afin de déterminer vos besoins :

• Est-ce qu’un salarié du département d’entretien a besoin d’être sur place en tout temps ?
• Est-ce qu’un seul salarié à la réception est suffisant pour répondre aux clients pendant la nuit ?
• Quelles tâches doivent absolument être réalisées pendant la nuit pour assurer le bon déroulement des activités (le lavage des draps et des serviettes, par exemple) ?
• À partir de quelle heure l’achalandage est moindre ?
• Quels services doivent être maintenus pendant la nuit ?

La plupart des hôtels seront en mesure de réduire leur personnel au maximum en n’ayant qu’un seul salarié à la réception. Typiquement, peu de clients s’enregistrent auprès de la réception ou ont besoin d’aide entre 23 heures et 5 heures du matin.

Il est aussi possible d’avoir un salarié sur appel pour éviter d’avoir quelqu’un sur place en tout temps. C’est souvent une solution qu’adoptent les plus petits établissements.

2. Déterminez comment octroyer les plages horaires de nuit

Puisque les plages horaires de nuit peuvent être plus difficiles en raison des heures de travail, de la solitude ou des tâches répétitives, il est essentiel de choisir les bons salariés pour les combler.

Dans la plupart des cas, vos salariés devront avoir un grand sens de l’autonomie puisqu’ils travailleront seuls. Ils devront aussi user de leur sens critique et de leur jugement afin de trouver des solutions aux problèmes qui se présenteront.

Assurez-vous donc de choisir des salariés expérimentés ou de fournir la formation adéquate pour que vos salariés aient tous les outils et les connaissances nécessaires pour bien exercer leurs responsabilités.

Vous pouvez aussi choisir d’avoir des salariés spécifiquement dédiés aux plages horaires de nuit afin de leur permettre d’avoir un planning stable.

3. Facilitez la communication entre l’équipe de jour et l’équipe de nuit

Munissez-vous d’un logiciel de messagerie professionnelle afin de faciliter la communication entre vos différentes équipes. Ainsi, si un salarié de nuit doit laisser un message à l’équipe de jour, il pourra le faire avec un outil professionnel plutôt que de laisser une note papier qui risque de se perdre ou ne pas être lue, par exemple.

Vous pourrez communiquer avec votre équipe de nuit plus facilement et sécuritairement avec un outil officiel.

La plupart des logiciels de gestion de salariés offrent aussi une messagerie professionnelle. Ainsi, vous pouvez regrouper toutes vos tâches de gestion à un seul endroit : gestion des plannings, suivi des heures de travail, communication avec les salariés et gestion des RH.

4. Créez le planning à l’avance

Afin d’offrir plus de flexibilité à vos salariés et d’assurer qu’ils profitent d’un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle, ne soyez pas à la dernière minute avec les plannings de travail.

Assurez-vous de partager le planning le plus tôt possible et de bien distribuer les différentes plages horaires afin de respecter les préférences et disponibilités de vos salariés.

Pour être bien organisé, utilisez un logiciel de gestion des plannings afin de faciliter toutes vos tâches de gestion et réduire votre charge de travail. Ainsi, vous serez certain d’être en mesure de créer et partager le planning avec vos salariés rapidement et efficacement.

Le planning parfait en quelques minutes.

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Un logiciel spécialisé vous permettra aussi de récolter des données intéressantes afin de mieux planifier votre recrutement ou évaluer votre coût du travail, par exemple.

5. Mettez le bien-être de vos salariés en priorité

Les plages horaires de nuit ne sont pas faciles. Mais vous avez la possibilité en tant que manager d’outiller vos salariés afin que leur planning de nuit ne soit pas un irritant.

Assurez-vous qu’ils puissent rester actifs pendant leur plage horaire de nuit en planifiant une liste de tâches à accomplir qui inclut de bouger dans la mesure du possible. N’hésitez pas non plus à faire des rencontres individuelles régulièrement avec eux afin de vous assurer que tout se passe bien. Vous pourrez ainsi répondre à leurs questions ou écouter leurs suggestions afin de rendre les plages horaires de nuit plus intéressantes et dynamiques.

N’oubliez surtout pas de reconnaître le travail de vos salariés. Pensez à les remercier pour leur effort et soulignez leurs bons coups afin d’augmenter leur motivation.

N’hésitez pas à inclure dans votre formation des conseils afin d’aider vos salariés à s’adapter aux plannings de nuit. Voici quelques exemples de trucs à inclure dans votre formation :

• Éviter de consommer de la caféine trop tard dans la nuit sans quoi le cycle du sommeil du salarié pourrait être affecté puisque la caféine peut agir pendant 6 à 8 heures;
• S’assurer d’avoir assez de sommeil avant le début de sa plage horaire en planifiant bien ses activités;
• Rester bien hydraté pendant toute la plage horaire de nuit;
• Éviter de consommer des aliments riches en sucre et opter pour des repas plus équilibrés;
• S’entraîner à la suite de sa plage horaire de nuit afin de s’assurer d’une bonne nuit de sommeil.

La clé pour créer les meilleurs plannings de nuit

N’hésitez pas à faire quelques plages horaires de nuit afin de montrer l’exemple au reste de votre équipe. Vous serez aussi en meilleure position pour comprendre la réalité de ces plages horaires de travail et pourrez créer le planning en conséquence.

Bonne planification !

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