Réduire les heures supplémentaires : nos 11 meilleurs trucs et pratiques

Heureusement, les heures supplémentaires ne sont pas inévitables. Avec les bonnes stratégies – et un bon logiciel de gestion d’horaires – il est tout à fait possible de les réduire et de bâtir une culture de travail plus saine et équilibrée.

Dans cet article, nous vous partageons des conseils concrets pour réduire les heures supplémentaires au sein de votre entreprise, tout en maintenant la performance et le bien-être de vos équipes.

Pourquoi les employés font-ils des heures supplémentaires?

Les heures supplémentaires ne sont pas toujours synonymes de travail acharné. Bien souvent, elles révèlent plutôt des lacunes dans la gestion du personnel ou des défaillances dans la communication.

Comprendre les causes profondes qui poussent votre équipe à faire du temps supplémentaire permet de mettre en place des solutions durables pour le limiter.

Les causes les plus fréquentes d’heures supplémentaires

1.Une mauvaise gestion des horaires

Des horaires qui ne correspondent pas aux besoins réels – qu’il s’agisse de l’achalandage ou de la production – forcent souvent les employés à faire plus d’heures pour combler le manque. Une planification des horaires inefficace finit donc par coûter cher à tous les niveaux.

Prenons l’exemple d’une résidence pour aînés qui peine à ajuster les horaires lors des périodes de pointe, comme les fins de semaine ou les jours fériés. Faute de visibilité en temps réel sur les besoins en personnel, l’établissement planifie selon des modèles rigides, sans tenir compte des absences ou des besoins accrus en soins. Le résultat? Le personnel infirmier doit prolonger ses quarts ou travailler durant ses jours de congé pour couvrir les besoins essentiels des résidents.

2. Des changements de dernière minute

Les appels de dernière minute, les changements de quarts ou les oublis dans les horaires créent un climat d’improvisation. Sans plan de remplacement de secours, les gestionnaires n’ont d’autre choix que de prolonger les quarts des employés déjà en poste.

3. Un manque de personnel

Une pénurie de main-d’œuvre – qu’elle soit temporaire ou chronique – oblige souvent les employés à rester plus longtemps ou à venir travailler sur leurs journées de congé. Cela engendre fatigue et démotivation.

Par exemple, dans le secteur de la santé, les périodes de pointe comme la saison de la grippe ou les vacances d’été peuvent entraîner une forte demande en personnel soignant. Si des postes demeurent vacants ou que plusieurs employés tombent malades en même temps, les équipes restantes doivent compenser en multipliant les quarts ou en travaillant sur leurs jours de congé. Cette surcharge nuit non seulement à la santé mentale et physique des employés, mais aussi à la qualité des soins offerts aux patients.

4. Une mauvaise communication

Lorsque les attentes, les rôles ou les changements de quarts sont mal communiqués, les erreurs s’accumulent. Des tâches oubliées ou répétées ralentissent la productivité et forcent l’équipe à allonger ses heures pour rester à flot.

C’est ce que rapportait Vivek Neopane, directeur général d’un Executive Residency by Best Western à Calgary. Avant d’utiliser un logiciel de gestion, il notait les demandes de congé sur un tableau blanc dans le bureau. Résultat : plusieurs demandes étaient oubliées ou mal prises en compte, ce qui compliquait la planification et forçait l’équipe à combler les absences à la dernière minute – souvent par des heures supplémentaires.

Une solution numérique centralisée a permis d’éviter ces oublis et de mieux répartir les quarts.

5. Un taux de roulement élevé

Un roulement élevé implique une pression supplémentaire sur les membres de l’équipe en place, qui doivent former les nouvelles recrues tout en assurant la charge normale. Cette surcharge se traduit fréquemment par des heures supplémentaires.

Dans une pharmacie, par exemple, le départ de plusieurs techniciens en même temps peut entraîner une accumulation des tâches liées à la gestion des ordonnances et au service à la clientèle. Les pharmaciens doivent alors assumer davantage de responsabilités pendant que les nouveaux employés apprennent le fonctionnement des outils et des processus internes. Cette période de transition peut entraîner des heures supplémentaires, particulièrement si les horaires ne sont pas réajustés en conséquence.

6. Une culture d’entreprise toxique

Dans certains milieux de travail, faire des heures supplémentaires est perçu comme un signe d’engagement. Ce type de culture peut devenir problématique si les employés ressentent une pression implicite à rester plus tard, même quand ce n’est pas justifié.

5 trucs concrets pour limiter les heures supplémentaires

Réduire les heures supplémentaires demande plus qu’une bonne intention — il faut des pratiques concrètes et cohérentes. Voici cinq leviers efficaces à mettre en place pour retrouver un meilleur équilibre au sein de votre équipe.

1. Améliorez l’accueil et l’intégration

Un processus d’accueil et d’intégration des employés structuré permet aux employés d’être bien formés dès le départ et de comprendre les attentes en matière d’horaires, incluant votre politique sur les heures supplémentaires. Lorsqu’un employé connaît bien son rôle et ses responsabilités, il est plus efficace et moins susceptible d’avoir besoin de faire des heures supplémentaires pour atteindre ses objectifs.

Comment l’appliquer dans votre gestion :

Planifiez une rencontre individuelle à la fin de la première semaine de travail de l’employé pour revoir les attentes en matière d’horaires et d’heures supplémentaires. Montrez-lui comment suivre ses heures dans votre système (ex. : Agendrix) et donnez des exemples concrets de situations où les heures supplémentaires peuvent survenir.

2. Optimisez la planification des horaires

Utiliser un logiciel de gestion des horaires vous permet de créer des horaires équilibrés et de mieux répartir la charge de travail afin d’éviter les heures supplémentaires.

Dans la plupart des bons logiciels de gestion des horaires, les dépassements d’heures par rapport au seuil maximal fixé sont mis en évidence lors de la création de l’horaire de travail.

Comment l’appliquer dans votre gestion :

Servez-vous de la vue hebdomadaire de votre outil de planification des horaires pour repérer les employés qui approchent le seuil d’heures supplémentaires.

Lors des réunions d’équipe ou des rencontres de gestion hebdomadaires, redistribuez les tâches ou les quarts au besoin pour éviter les heures supplémentaires.

3. Améliorez la communication avec les employés

Favoriser une communication ouverte sur les échanges de quart, les changements de dernière minute ou les heures supplémentaires permet aux employés d’avertir à l’avance s’ils risquent de dépasser leur nombre d’heures maximum. Cela vous laisse le temps de trouver une solution ou d’ajuster l’horaire sans avoir recours aux heures supplémentaires.

Comment l’appliquer dans votre gestion :

Publiez un rappel hebdomadaire dans votre outil de communication d’équipe (ex. : Slack ou Agendrix) pour inviter les employés à signaler toute inquiétude concernant les heures supplémentaires. Assurez-vous qu’ils sachent à qui s’adresser, et rappelez que la communication proactive est toujours la bienvenue.

4. Priorisez le bien-être au travail

Soutenir le bien-être de votre équipe n’est pas seulement un geste bienveillant : c’est un levier stratégique qui améliore la productivité, la rétention et la performance globale. Lorsqu’une personne se sent respectée et soutenue, elle travaille plus efficacement, souvent dans les limites de ses heures de travail normales.

Comment l’appliquer dans votre gestion :

Prenez régulièrement des nouvelles de vos employés en rencontres one-on-one—notamment sur leur horaire et leur équilibre personnel. Soyez ouvert à adapter les horaires si quelqu’un montre des signes d’épuisement.

5. Clarifiez les politiques internes et votre culture d’entreprise

Parfois, ce n’est pas la charge de travail qui cause les heures supplémentaires, mais plutôt la culture d’entreprise. Dans certaines organisations, faire des heures supplémentaires est implicitement valorisé, même quand ce n’est pas nécessaire. Établissez des lignes directrices claires : quand les heures supplémentaires sont permises, comment elles sont approuvées et compensées. Assurez-vous que tout le monde, des nouvelles recrues aux employés de longue date, comprenne ce qui est attendu.

Comment l’appliquer dans votre gestion :

Affichez la politique sur les heures supplémentaires dans des endroits visibles—dans le portail employé, les salles de pause ou les documents d’accueil. Parlez-en ouvertement en réunion pour rappeler que faire des heures supplémentaires ne devrait pas être valorisé par défaut, mais réservé aux situations réellement justifiées.

Ressources supplémentaires pour favoriser le bien-être au travail

Voici quelques articles qui peuvent vous aider à aller plus loin :

52 trucs pour améliorer le bien-être au travail
70 conseils pour mieux concilier travail et famille ou vie personnelle
Comment prévenir l’épuisement professionnel en milieu de travail

6 bonnes pratiques à respecter au Canada

1. Restez informé des normes provinciales

Chaque province a ses règles en ce qui concerne la gestion des heures supplémentaires. Il est essentiel de connaître les seuils, les exceptions propres à votre secteur d’activités, ainsi que les exigences en matière de tenue de dossiers.

2. Établissez une politique claire sur les heures supplémentaires

Élaborez une politique claire et écrite concernant les attentes et les procédures entourant les heures supplémentaires afin d’éviter les malentendus et les différends. Formalisez les étapes de déclaration et d’approbation des heures supplémentaires, puis assurez-vous que ces règles soient bien communiquées et comprises de tous. Ainsi, chaque employé saura comment les heures sont suivies et rémunérées, ce qui favorise une meilleure transparence et un climat de travail harmonieux.

3. Faites des audits réguliers

Vérifiez régulièrement vos processus de paie et de suivi du temps pour repérer les écarts ou les tendances problématiques. Cela vous aide à réagir avant que les problèmes ne s’aggravent.

4. Formez vos équipes

Offrez une formation sur les outils de pointage, les politiques internes et l’importance d’un suivi rigoureux. Une équipe bien formée est mieux outillée pour éviter les dépassements non planifiés.

5. Consultez des spécialistes RH

En cas de doute, faites appel à des experts. Les professionnels RH et juridiques peuvent vous aider à naviguer les lois complexes et à structurer vos politiques de façon conforme.

6. Utilisez un logiciel de pointage automatisé

Un logiciel de gestion du temps de travail permet d’automatiser le suivi des heures, de générer des feuilles de temps précises et d’émettre des alertes avant qu’un employé dépasse son seuil d’heures. Cela évite les erreurs humaines et améliore la responsabilisation.

Comment un logiciel de suivi du temps de travail aide-t-il à gérer les heures supplémentaires?

Demeurer vigilant et à l’affût des heures supplémentaires est essentiel. Non seulement pour la conformité, mais aussi pour maintenir la confiance de votre équipe et contrôler vos coûts de main-d’œuvre. Avec Agendrix, chaque minute travaillée est suivie et enregistrée. En plus de simplifier la paie et de réduire les risques de conflits, cela vous permet d’analyser les données pour mieux planifier à l’avenir.

Des fonctionnalités comme les notifications automatiques, l’accès mobile et les rapports détaillés permettent de garder le cap sans effort supplémentaire.

Les heures supplémentaires ne sont pas inévitables, mais vous jouez un rôle clé

Gérer les heures supplémentaires de manière proactive permet de préserver la santé de vos équipes, de mieux contrôler les coûts et d’assurer la conformité. En adoptant de bons outils et en instaurant une culture d’équilibre, vous créez un environnement où il fait bon travailler.