Horaires flexibles : comment offrir plus de liberté sans perdre le contrôle

Dans les PME, et plus particulièrement dans les secteurs à horaires variables où les employés doivent être disponibles à différents moments (quarts de jour, de soir, de fin de semaine, etc.) la flexibilité est une avenue à explorer. Elle est non seulement possible : elle devient un puissant levier pour améliorer la gestion des horaires, mieux répondre aux attentes des employés et alléger la charge des gestionnaires.

92 % des répondants à une étude de Flexjobs croient qu’un emploi flexible les rendrait plus heureux en général.

Pourquoi parler d’horaires flexibles?

Le message est clair : la flexibilité n’est plus un luxe, il s’agit désormais d’une attente forte des travailleurs. Qu’ils œuvrent en restauration, en vente au détail, en santé ou dans l’événementiel, les employés souhaitent pouvoir mieux concilier leur vie personnelle et professionnelle.

Pour les gestionnaires, offrir des horaires flexibles peut sembler complexe, voire irréaliste. Surtout lorsqu’on gère une petite équipe et qu’on doit constamment jongler avec les imprévus. Pourquoi ajouter un morceau de plus à un casse-tête déjà complexe?

Pourtant, s’ils sont bien utilisés, les horaires flexibles deviennent un véritable atout organisationnel.

Ils favorisent la rétention, réduisent le stress et simplifient la gestion d’horaires. Ce guide vise à démystifier les horaires flexibles en présentant des conseils concrets, des outils accessibles et des exemples adaptés à la réalité des PME.

Qu’entend–t-on par horaire flexible?

Un horaire flexible est un mode d’organisation du travail qui permet aux employés d’avoir une certaine liberté dans le choix de leurs heures de travail, tout en respectant les besoins de leur employeur.

Quelques exemples :

• Prioriser certains quarts (matin, soir, fin de semaine)
• Permettre les changements de quarts entre collègues
• Ajuster l’horaire selon les disponibilités personnelles (rendez-vous, examen, enfant malade, etc.)
• Répartir les heures différemment sur la semaine de travail
• Choisir l’heure d’arrivée et de départ

💡 La flexibilité ne signifie pas l’absence de structure : elle repose plutôt sur des règles claires qui offrent aux employés plus d’autonomie, tout en permettant aux gestionnaires de garder le cap. Le succès des horaires flexibles repose sur la mise en place d’un cadre défini plutôt que de laisser place à l’improvisation.

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Les formes courantes d’horaires flexibles

Selon votre type d’organisation, vos effectifs et vos outils, certaines options seront plus faciles à implanter que d’autres si vous souhaitez mettre en place des horaires flexibles. Voici les formes les plus courantes :

Les horaires rotatifs

Les employés alternent entre différents quarts (jour, soir, nuit) selon une fréquence définie (semaine, deux semaines, mois). Les horaires rotatifs permettent de répartir les quarts moins populaires de façon équitable.

Ceux-ci nécessitent une bonne planification pour éviter l’épuisement.

Les changements de quarts entre collègues

Les employés peuvent proposer ou demander des échanges de quarts directement entre eux. Le changement est approuvé par le gestionnaire ou automatisé selon des règles prédéfinies dans un logiciel de gestion des horaires.

Les quarts à combler

Des quarts sont affichés comme ouverts dans l’horaire et les employés peuvent les réclamer volontairement selon leurs disponibilités. Par exemple, un manager de restaurant affiche un quart du samedi soir disponible au service, premier arrivé, premier servi.

Les quarts à combler encouragent l’autonomie et l’implication de votre équipe dans la création des horaires. Ils peuvent aussi être utiles en prévision de périodes de fort achalandage.

La gestion autonome des disponibilités

Les employés indiquent à l’avance leurs disponibilités et leurs préférences d’horaire à l’employeur. Le gestionnaire bâtit ensuite son horaire en tenant compte des précisions fournies.

Par exemple, une commis de pharmacie est disponible les lundis, mercredis et jeudis soirs seulement, pour un total de 20 heures par semaine maximum.

La semaine de travail comprimée

Les employés travaillent le même nombre d’heures, mais réparties sur un nombre de jours réduit. Cela favorise les longues fins de semaine ou permet de réduire le temps de déplacement.

Une préposée aux bénéficiaires fait 4 jours de 10 h au lieu de 5 jours de 8 h, ce qui lui permet de prendre du temps pour un cours universitaire les vendredis.

Les heures modulables

Les employés peuvent choisir leur heure d’arrivée et de départ, à l’intérieur de plages définies. Ce type d’horaire est commun dans les centres d’appels et dans les bureaux.

Par exemple, un employé décide de travailler de 7 h à 15 h au lieu de 9 h à 17 h, ce qui lui permet de se libérer pour aller chercher son enfant à l’école.

N’ayez pas peur de combiner différentes formes d’horaires flexibles

Ces pratiques peuvent être combinées. Par exemple, une entreprise peut offrir la gestion autonome des disponibilités à son équipe, encourager les changements de quarts au besoin et utiliser les quarts à combler pour certaines périodes. L’important est de choisir les formules les mieux adaptées à votre réalité.

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Les défis des horaires flexibles

Offrir de la flexibilité ne signifie pas laisser vos employés faire n’importe quoi, n’importe quand. Bien au contraire : une flexibilité efficace repose sur des règles claires et une bonne structure.

Voici quelques défis fréquents rencontrés par les gestionnaires qui implantent des horaires flexibles et des pistes concrètes pour les relever.

Défi #1 : La peur de perdre le contrôle

Quand on pense à la flexibilité, on imagine souvent un environnement où tout le monde fait ses propres règles, comme bon lui semble. Plusieurs managers croient que les horaires flexibles sont synonymes de chaos.

Des employés en retard ou absents. Ne plus réussir à combler les quarts. Manquer de personnel pour un quart achalandé. L’incapacité à maintenir un service client stable. Et la liste continue ainsi… Tous des enjeux qui donnent du fil à retordre aux gestionnaires.

Mais n’oubliez pas : ces défis ne sont pas exclusifs aux horaires flexibles. Ils apparaissent souvent dès que la gestion des horaires est improvisée ou mal encadrée.

Comment s’en sortir :

La clé pour éviter toute confusion est d’encadrer les horaires de travail avec des balises bien définies : quarts prioritaires, délais pour faire une demande de congé, règles pour encadrer les changements de quarts, etc.

📌 En utilisant un logiciel de gestion des horaires, vous pouvez suivre les horaires en temps réel, valider les échanges et garder une vue d’ensemble claire, sans perdre le contrôle.

Agendrix nous permet vraiment d’avoir une belle proximité avec nos employés. Et quand on leur donne de la flexibilité, eux, ils sont tentés de nous donner de leur temps en retour.
— Maggie Fournier, responsables de RH, Centre de congrès et d’expositions de Lévis

Défi #2 : L’iniquité perçue entre les membres de l’équipe

Quand certains employés ont plus de latitude que d’autres, des tensions peuvent émerger au sein de l’équipe. Il peut aussi y avoir un sentiment d’injustice si les mêmes personnes obtiennent toujours les quarts faciles ou payants, ou s’ils évitent systématiquement de travailler les week-ends.

Comment s’en sortir :

Mettez en place des règles équitables et partagez-les auprès de tous vos employés. Assurez-vous d’appliquer ces règles sans faire d’exceptions. N’hésitez pas à les ajuster au besoin, afin de bien répondre aux besoins de votre organisation.

Par exemple : faites un roulement pour les quarts de fin de semaine, pour que tous les employés puissent bénéficier d’un weekend de congé par mois.

📌 La transparence et l’organisation permettent de répartir les horaires de manière juste et d’éviter bien des frustrations.

Défi #3 : Le casse-tête de la planification des horaires

Plus il y a de demandes, d’exceptions et de préférences à gérer, plus la planification des horaires peut devenir longue et complexe. Un manager peut passer des heures à jongler avec les contraintes de chacun pour arriver à un horaire qui répond à la fois aux besoins de l’entreprise et aux demandes des employés.

Comment s’en sortir :

Centralisez vos horaires dans un outil qui offre des gabarits de quarts récurrents. Demandez à vos employés de mettre à jour leurs disponibilités et le nombre d’heures de travail souhaité par semaine directement dans cet outil. Utilisez-le pour les demandes de congé, les changements de quarts et pour suivre les présences au travail.

📌 Certains logiciels (comme Agendrix 😉) permettent de générer un horaire récurrent à partir des règles établies. Vous pouvez même y voir les demandes de congés, approuvées ou en attente, directement dans le planificateur.

Défi #4 : La communication dispersée

Difficile de ne rien oublier quand tout est pêle-mêle, avec des notes post-it, des échanges par texto, des appels, des messages sur Facebook, des conversations de corridor, etc. Qui a demandé quoi, quand, qu’est-ce qui a été approuvé ou refusé?

Comment s’en sortir :

Centralisez toutes les demandes de vos employés dans une seule plateforme. En plus de vous permettre de conserver une trace des échanges, vous éviterez de faire les 12 travaux d’Astérix à chaque fois qu’une nouvelle demande entre.

📌 Un bon logiciel permet aux employés de faire leurs demandes directement dans l’outil, de communiquer entre eux et avec leur gestionnaire, et de recevoir des notifications automatiques si des changements sont apportés à leur horaire.

Pourquoi adopter des horaires flexibles?

La flexibilité des horaires offre des retombées concrètes lorsqu’elle est bien implantée. Elle devient un levier puissant autant pour votre équipe que pour votre organisation.

Que ce soit pour favoriser le bien-être, renforcer l’engagement, mieux gérer l’achalandage ou optimiser les opérations, les avantages sont nombreux et profitent à tous.

Avantages pour les gestionnaires et l’entreprise

Selon une étude de FlexJobs, 80 % des employés affirment qu’ils seraient plus fidèles à leur employeur si celui-ci offrait une meilleure flexibilité.

Flexibilité de l’horaire de travail ➡️ Amélioration de la rétention du personnel

Un horaire rigide est l’une des premières raisons de démission. Si les employés ne peuvent pas prendre congé, s’absenter pour un rendez-vous ou une obligation familiale, ils iront voir ailleurs pour trouver un employeur qui accommode leur réalité.

💡 Offrir plus de flexibilité réduit l’envie d’aller voir ailleurs.

Conciliation avec les obligations familiales ➡️ Moins d’absentéisme et de retards

Un gestionnaire proactif pourrait notamment ajuster l’horaire d’un employé qui est toujours en retard les jeudi matins, car il doit aller déposer ses enfants au service de garde.

💡 Plus de flexibilité réduit les retards liés aux contraintes externes (ex. : obligations familiales) et diminue l’absentéisme.

Diminution du stress ➡️ Hausse de la productivité

Les employés plus reposés sont plus organisés, donc ils sont plus efficaces et performants.

💡 Les horaires flexibles permettent de réduire le stress au travail et d’adapter les heures de travail aux besoins de votre équipe et de votre entreprise.

Plus grande autonomie ➡️ Amélioration du climat de travail

Une équipe qui sent que ses besoins sont écoutés est une équipe plus engagée.

💡 Offrir de la flexibilité envoie un message clair de confiance, d’écoute et d’adaptation. Votre culture d’entreprise n’en sera qu’améliorée!

Pour les employés

Une étude de Deloitte a révélé que la flexibilité au travail augmenterait la satisfaction professionnelle et le moral chez environ 30 % des travailleurs.

Flexibilité de l’horaire de travail ➡️ Hausse de la satisfaction et de la motivation

Un horaire qui respecte le rythme de chacun contribue à un meilleur moral au quotidien. Les employés ont le sentiment d’avoir plus de contrôle sur leur vie professionnelle, ce qui stimule leur motivation.

Conciliation avec les obligations familiales ➡️ Meilleur équilibre travail-vie personnelle

Qu’il s’agisse de la garde des enfants, de soins à un proche ou de cours à suivre, la flexibilité permet de planifier autour des responsabilités personnelles de chacun sans devoir faire de compromis.

Diminution du stress ➡️ Meilleure santé mentale et physique

La flexibilité permet de mieux respecter les besoins personnels des employés : sommeil, rendez-vous médicaux, activité physique, etc. Cela a un effet positif direct sur le bien-être général.

Plus grande autonomie ➡️ Sentiment de confiance et reconnaissance

Donner de la flexibilité, c’est démontrer de la confiance. Les employés se sentent plus responsabilisés, ce qui peut renforcer l’engagement et la loyauté envers l’entreprise.

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Les horaires flexibles comme moteur de performance organisationnelle

Si vous n’avez qu’un seul avantage à retenir en tant que gestionnaire, c’est le lien entre flexibilité et productivité.

Les horaires flexibles ne sont pas un frein à des opérations fluides, mais plutôt l’huile qui vous permettra de gagner en efficacité.

Constatez par vous-même les gains possibles :

Horaires imprévisibles vs flexibilité : pour réduire le stress et l’absentéisme en santé

Dans les secteurs à horaires atypiques comme les soins de santé, les horaires imprévisibles peuvent accroître le stress et nuire à la santé des employés. Toutefois, selon l’Institut national de recherche et de sécurité (INRS), lorsque les travailleurs ont un pouvoir de décision sur leurs horaires, les effets sur leur bien-être peuvent être positifs.

Cette autonomie permet notamment de réduire la fatigue chronique, d’améliorer l’hygiène de sommeil et de diminuer l’absentéisme. Ces conditions favorisent aussi une meilleure qualité des soins dans les établissements de santé.

La flexibilité encadrée favorise la performance et l’engagement dans les commerces de détail

Les opérations continues des commerces de détail reposent sur des horaires variables : soirs, fins de semaine, quarts fractionnés. D’après la Dares, près d’un salarié sur deux y est exposé régulièrement en France.

C’est justement dans de tels environnements exigeants que la flexibilité bien encadrée peut faire toute la différence. Offrir à ses employés la possibilité de choisir certains quarts, d’échanger entre collègues ou de soumettre leurs disponibilités à l’avance, c’est plus qu’une faveur : c’est une stratégie.

Résultat? Moins de fatigue, un meilleur équilibre personnel, et surtout, des équipes plus engagées. Plusieurs employeurs constatent aussi une plus grande stabilité du personnel et une réduction des erreurs sur le plancher.

Augmenter sa performance grâce aux horaires flexibles

Voici les bénéfices possibles quand on met en place des horaires flexibles.

1. Publication anticipée des horaires

Un gain pour vous et votre équipe. Si vos règles sont claires, que vous connaissez en avance les disponibilités et les demandes de congés de votre équipe, il devient facile de publier l’horaire plus rapidement.

Tentez de publier les horaires deux semaines à l’avance. Cela permet aux employés d’organiser leur vie personnelle, tout en réduisant les ajustements de dernière minute de votre côté.

2. Encadrement des changements de quarts

Plutôt que d’interdire ou d’improviser les échanges de quarts, offrez cette possibilité à vos employés, de façon structurée. Vous réduirez l’absentéisme et les retards, en plus de responsabiliser votre équipe.

• Autorisez les échanges entre collègues qui occupent le même poste ou qui ont la formation nécessaire pour combler les fonctions du quart.
• Exigez (ou non) une approbation du gestionnaire.
• Limitez les changements à un certain délai (ex. : au moins 24h à l’avance).

Un logiciel de gestion des horaires permet d’automatiser les échanges selon certaines règles de votre choix, comme le rôles des employés, l’approbation du manager et les délais requis pour faire le changement de quart.

Une planification plus simple commence avec de bons outils.

Créez des horaires équitables et précis, et prévenez le vol de temps grâce à ces pratiques.

Lire notre guide

3. Équité dans l’attribution des quarts

La mise en place d’horaires flexibles vous donne l’opportunité de revoir vos pratiques d’attribution de quarts pour les rendre plus équitables. Voici quelques pistes :

• Faites une rotation des équipes pour les quarts de fin de semaine ou de soir.
• Équilibrez les heures totales par employé, tout en respectant les préférences et la disponibilité de chacun.
• Donnez la priorité aux employés les plus expérimentés pour les quarts à fort achalandage.

4. Gestion autonome des disponibilités

Quand vos employés sont tenus responsables de mettre à jour leurs disponibilités, ils gagnent en autonomie. Vous évitez ainsi de jongler avec les textos de dernière minute lors de la création de l’horaire. La planification est simplifiée sans toutefois brimer la flexibilité.

Employés autonomes et comblés, gestionnaires déchargés et plus accessibles.

5. Intégration des préférences

Certaines entreprises demandent à leurs employés d’indiquer leurs quarts préférés (ex. : « je préfère les matinées » ou « je n’aime pas les quarts du dimanche soir »). Sans tout leur garantir, offrez cette option à vos employés et tentez de les accommoder au mieux.

Cette approche améliore la satisfaction au travail et contribue à la motivation.

Guide pratique des horaires flexibles pour PME

Offrir des horaires flexibles est non seulement possible, mais aussi bénéfique, même dans les milieux les plus dynamiques comme les PME.

Voici un guide en cinq étapes pour implanter la flexibilité, tout en maintenant un service client de qualité.

1. Comprendre les particularités de votre entreprise

Les PME font souvent face aux mêmes contraintes :

• Équipes réduites où chaque absence pèse davantage.
• Horaires de travail dictés par l’achalandage.
• Gestion qui repose souvent sur les épaules d’un seul gestionnaire.

Mais elles ont aussi aussi des avantages :

• Communication plus directe entre les membres de l’équipe.
• Capacité d’adaptation rapide et moins de bureaucratie.
• Climat de proximité qui favorise la confiance et la collaboration.

Identifiez les contraintes et les avantages de votre organisation pour mieux relever les défis reliés aux horaires flexibles.

2. Commencer petit, mais intelligemment

La flexibilité ne se met pas en place du jour au lendemain. Pour limiter les erreurs ou un impact majeur sur vos opérations, commencez par une mise à l’essai. Il est important d’expliquer la démarche à l’équipe : pourquoi souhaitez-vous tester les horaires flexibles?

Quelques exemples de mises à l’essai :

• Offrez aux employés de vous indiquer leurs quarts préférés.
• Testez l’échange de quarts via un outil numérique.
• Appliquez la flexibilité sur un seul jour par semaine, ou dans une seule équipe.

3. Impliquer l’équipe dès le début

Le succès d’un horaire flexible repose sur la collaboration. Avant de modifier quoi que ce soit :

• Sondez l’équipe sur ses besoins et préférences : peut-être que ce ne sont pas tous les employés qui souhaitent avoir un horaire flexible. Et ce n’est pas un
• problème! Offrez de la flexibilité à ceux qui le désirent et de la stabilité à ceux qui la préfèrent.
• Organisez une rencontre ou envoyez un message à toute l’équipe pour présenter le concept de flexibilité, clarifier vos objectifs et écouter les appréhensions. Invitez vos employés à poser des questions et vous donner leur opinion. Après tout, ce sont ceux qui devraient bénéficier de cette initiative!
• Concevez les règles : plages fixes, zones flexibles, contraintes à respecter. Partagez les règles et ne laissez pas place à l’ambiguïté. Ajustez-vous au besoin.

4. Miser sur des outils simples et abordables

Pas besoin d’avoir un gros budget pour implanter une flexibilité structurée. Un outil comme Agendrix permettent à la fois de :

• Rassembler les disponibilités et les préférences de quart.
• Centraliser les demandes de congé.
• Favoriser les échanges de quarts selon des critères prédéfinis.
• Garder un aperçu en temps réel des horaires et des présences.
• Réduire le nombre d’appels et de messages.

💡 Astuce : optez pour un outil qui fonctionne aussi bien sur mobile que sur ordinateur. Les employés et les gestionnaires pourront ainsi y accéder d’où qu’ils soient.

5. Structurer la flexibilité avec des pratiques éprouvées

Voici quelques bonnes pratiques pour maintenir l’équilibre :

• Documenter et clarifier les règles, que ce soit dans un court guide ou une politique d’entreprise plus complète.
• Encadrer l’autonomie, par exemple en autorisant les échanges avec une validation du gestionnaire.
• Faire des suivis réguliers pour ajuster ce qui ne fonctionne pas et recueillir les commentaires de l’équipe.
• Assurer l’équité pour éviter que certains soient systématiquement favorisés ou désavantagés.
• Définir des plages obligatoires si nécessaire, par exemple une présence requise les samedis.

Les horaires flexibles, un levier de mieux-être et de performance pour les PME

La flexibilité n’est pas réservée qu’aux grandes organisations. En PME ou en milieu à horaires variables, elle est même souvent un avantage concurrentiel. Offrir un horaire flexible bien structuré améliore non seulement le bien-être des employés, il contribue aussi à des opérations sans faille.

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