Gérez les changements de quarts comme un pro : 5 erreurs fréquentes et comment les éviter
Points clés
- Encadrez les échanges de quarts avec des règles claires : délais, approbation du gestionnaire, limites d’échanges permis et équité entre collègues.
- Centralisez tout dans un logiciel de gestion des horaires : publiez des quarts ouverts, automatisez les approbations, gardez l’horaire à jour et communiquez avec l’équipe.
- Surveillez la paie et la conformité (heures supplémentaires, règles locales au Québec) en liant les horaires au suivi du temps de travail et à la paie pour éviter les erreurs.
- Gagnez plus de flexibilité pour vos employés, réduisez les urgences pour les gestionnaires et améliorez la rétention et le niveau de service client de votre entreprise.
- Logiciel de gestion des horaires : un outil comme Agendrix simplifie les échanges, documente les changements et réduit les conflits.
Les changements de quart de travail entre employés sont fréquents en restauration et en soins de santé. Mais s’ils sont mal encadrés, ils peuvent rapidement mener à des problèmes bien réels comme le manque de personnel sur le plancher.
En plus de permettre à vos employés de gérer leurs obligations personnelles, les changements de quarts offrent une solution efficace pour pallier les absences imprévues et assurer la continuité des opérations.
Mais s’ils sont orchestrés de façon mal organisée, ces échanges peuvent entraîner des trous dans l’horaire, des conflits entre les membres de l’équipe et même compromettre la qualité du service client. Ils peuvent aussi considérablement augmenter la charge de travail et nuire au bien-être des employés.
Votre rôle en tant que gestionnaire est de vous assurer de mettre en place toutes les conditions pour contribuer à leur bon fonctionnement.
Les changements de quarts prennent différentes formes
Il existe différents types d’échanges de quarts, notamment :
L’échange entre deux employés : deux employés s’entendent pour échanger un quart de façon ponctuelle.
🏄♀️ Marie prend le quart du jeudi soir de Jonathan, et Jonathan prend celui de Marie, le dimanche matin.
Le don de quart (sans retour) : un employé cède un quart sans demander de retour, souvent pour se libérer.
🏄♀️ Émile ne peut pas travailler vendredi et demande à Chantal de le remplacer, sans reprendre un autre quart en échange.
L’ajout d’un quart : un employé propose de prendre un quart supplémentaire qui a été affiché comme disponible à la dernière minute.
🏄♀️ Vincent prend un quart supplémentaire samedi soir pour remplacer une collègue malade.
Le quart ouvert à combler : un quart est créé en cas de besoin, sans être assigné à un employé. Il est visible à l’horaire et disponible pour que les employés admissibles puissent se l’assigner eux-mêmes, si nécessaire.
🏄♀️ Farrah est infirmière dans une clinique qui affiche des quarts ouverts de fin de semaine, elle peut choisir de postuler si l’un de ceux-ci devient disponible.
L’échange entre postes : deux employés aux compétences compatibles échangent leurs quarts, même s’ils occupent des postes différents.
🏄♀️ Jason est normalement préposé au service mais a reçu la formation nécessaire pour être caissier. William peut aussi travailler à différents postes. Ils échangent donc un quart de caissier et de préposé au service.
Pourquoi permettre les changements de quarts?
Permettre les changements de quarts de travail est une étape clé pour les gestionnaires qui souhaitent offrir des horaires flexibles. Lorsqu’ils sont bien encadrés, ces échanges peuvent devenir un véritable levier de performance pour votre entreprise.
Vous hésitez encore à les mettre en place? Découvrez pourquoi de plus en plus de gestionnaires choisissent d’implanter cette pratique.
Comblez les absences de dernière minute plus facilement
Lorsqu’un employé ne peut pas se présenter au travail, la possibilité d’échanger son quart augmente les chances qu’il soit couvert à temps, sans que vous ayez à intervenir en urgence. Cela réduit donc les absences de dernière minute.
Maximisez vos ressources
Un quart échangé reste un quart travaillé par un de vos employés, plutôt que d’être absorbé par un gestionnaire ou par le reste de l’équipe. Cela assure une utilisation optimale des ressources disponibles.
Responsabilisez vos employés
En confiant une part de la gestion des horaires aux employés, ils deviennent plus proactifs et responsables de leur présence au travail. Cela allège votre charge de gestionnaire et favorise la responsabilisation de chacun.
Contribuez à la motivation de votre équipe
Offrir des horaires plus flexibles donne aux employés l’opportunité de mieux jongler avec le travail et les obligations personnelles. Cela renforce leur niveau d’engagement, leur motivation et leur satisfaction au travail.
Augmentez la rétention du personnel
Un horaire qui s’adapte à la réalité des employés est un facteur de rétention important, surtout dans les secteurs à haut roulement. Cela fidélise votre équipe.
Favorisez la cohésion d’équipe
La possibilité d’échanger des quarts favorise l’entraide et l’esprit d’équipe lorsqu’un employé tombe malade ou doit s’absenter pour une obligation familiale. Cela améliore le climat de travail.
5 erreurs fréquentes de changement de quarts
Les échanges de quarts ne posent pas problème en soi : ce sont plus souvent des erreurs de gestion qui rendent le tout désordonné. Voici 5 erreurs fréquentes que font les gestionnaires et comment les éviter facilement.
Ne pas mettre en place des règles claires
L’ambiguïté est l’ennemi de l’organisation. Il n’y a rien de pire que des responsabilités ou des consignes floues. Sans règles claires, vous laissez place à la confusion parmi vos employés et risquez que des échanges non autorisés prennent place, notamment.
❌ Deux employés qui travaillent comme réceptionniste dans un hôtel échangent leur quart sans en informer leur gestionnaire. Résultat : ni l’un ni l’autre ne se présente et la gestionnaire doit combler l’absence en urgence.
✅ Pour éviter ce genre de situation, élaborez une politique écrite détaillant différentes règles concernant les changements de quarts : les délais requis, les responsabilités de chacun, la procédure d’approbation, les exceptions s’il y a lieu, etc.
9 exemples de règles équitables pour les changements de quarts
Prévenez les conflits avec des règles qui sont à la fois équitables et claires. Voici quelques exemples :
- Limiter les échanges de dernière minute
Ex. : Les échanges doivent être faits au moins 24 h à l’avance, sauf en cas d’urgence approuvée ou d’absence non planifiée. - Respecter un nombre maximum d’échanges par mois
Ex. : Un employé ne peut pas échanger plus de 5 quarts par mois, pour éviter les excès. - Exiger la réciprocité dans les échanges fréquents
Ex. : Si deux employés échangent souvent ensemble, les échanges doivent être justes (ce n’est pas toujours le même qui prend les « bons » quarts). - Interdire les échanges sur des quarts critiques
Ex. : Aucun échange permis pour les soirs de fin de semaine ou les périodes de pointe comme le temps des Fêtes, sauf si autorisation spéciale. - Permettre des échanges de quarts qui ont la même durée
Ex. : Un quart de 8 h ne peut pas être échangé contre un quart de 4 h, sauf exception (pour éviter les heures supplémentaires). - Refuser les échanges qui déséquilibrent l’équipe
Ex. : Un serveur senior ne peut pas échanger avec un junior si cela a des répercussions sur la qualité du service. - Créer une règle « pas d’échange pour éviter une tâche »
Ex. : Si quelqu’un échange toujours les quarts de ménage ou de fermeture, le gestionnaire peut refuser l’échange. - Prioriser l’équité sur l’ancienneté
Ex. : Les échanges ne sont pas automatiques pour les anciens employés s’ils nuisent à une répartition juste des quarts. - Exiger un équilibre de types de quarts
Ex. : Chaque employé doit garder une proportion équitable de quarts de jour, de soir, et de fin de semaine.
Certains de ces exemples vous parlent peut-être plus et d’autres moins, selon votre industrie et votre réalité d’entreprise. Inspirez-vous en pour créer des règles qui auront du sens pour votre équipe!
Ne pas bien s’outiller pour gérer les changements de quart
Les échanges de quarts nécessitent une certaine logistique. Si vous ne mettez pas à disposition un cadre pour les gérer, vous et vos employés aurez du mal à garder le cap. Erreurs de communication. Quarts non couverts. Deux employés présents pour le même quart. Alouette!
❌ Un gestionnaire de restaurant qui utilise les messages textes pour gérer les échanges voit deux barmans se présenter pour le même quart du midi. Résultat : des tensions qui auraient pu facilement être évitées se font sentir dans l’équipe.
✅ Adoptez un outil numérique spécialisé pour centraliser la gestion des changements de quarts, incluant l’horaire de travail, les disponibilités des employés et les communications. Vous assurerez ainsi une gestion transparente et documentée des échanges de quarts.
Ignorer les impacts possibles sur la paie et la conformité légale
Les échanges de quarts peuvent avoir un impact direct sur la paie et la conformité de votre entreprise. Qu’il s’agisse d’heures supplémentaires non planifiées ou de manquements involontaires à certaines lois du travail en tant qu’employeur, les coûts peuvent être élevés.
❌ Un technicien de pharmacie prend un quart ouvert, mais l’ajustement de ses heures de travail n’est pas pris en compte. Il dépasse les heures prévues et ses heures supplémentaires ne sont pas rémunérées adéquatement à temps double. Résultat : il porte plainte aux normes du travail.
✅ Si vous utilisez un logiciel qui permet de faire les échanges de quarts à même l’horaire de travail et qui est intégré au système de paie, respecter les réglementations locales deviendra un jeu d’enfant. Vous pourrez facilement identifier les heures supplémentaires et créer des règles pour éviter de dépasser certains seuils.
Négliger la communication
Des communications claires font bon ménage avec les échanges de quarts. Si les messages ne sont transmis qu’en partie, de façon aléatoire ou pas du tout, vos employés pourraient être mécontents. Ils pourraient même développer un sentiment d’injustice si certains membres de l’équipe semblent avoir reçu des informations privilégiées.
❌ Un quart à combler dans une résidence pour aînés est communiqué à l’équipe par texto. Lors de l’envoi, la gestionnaire oublie d’ajouter 3 employés dans les destinataires. Résultat : une préposée apprend trop tard qu’elle aurait pu prendre le quart. Frustrée, elle estime que la direction favorise ses collègues.
✅ Informer l’équipe des règles, annoncer les changements d’horaires, partager les quarts ouverts ou gérer les remplacements de dernière minute… peu importe la situation, une bonne communication est essentielle pour que les échanges de quarts fonctionnent bien.
Laisser les changements de quart sans supervision
La flexibilité ne doit pas se faire au détriment de la structure. La dernière chose que vous souhaitez est que des employés non qualifiés ou avec une formation insuffisante se présentent pour un quart de travail achalandé.
❌ Dans un restaurant, un cuisinier échange son quart du jeudi soir (réputé comme achalandé), avec un collègue qui a moins d’expérience et qui n’est pas aussi efficace, compromettant ainsi la qualité et la rapidité de préparation des repas.
✅ Mettez en place un système d’approbation où les gestionnaires valident les échanges en s’assurant de la compatibilité des compétences. Un logiciel de gestion des horaires peut vous permettre d’automatiser cette tâche, en ne permettant qu’aux employés avec les compétences nécessaires d’échanger ou de postuler sur les quarts.
Votre checklist pour bien gérer les changements de quarts
Voici une checklist de 10 points pour faciliter la mise en place des changements de quarts au sein de votre équipe.
- Écrivez vos règles d’échange noir sur blanc : Rédigez des règles précises : qui peut échanger avec qui (en fonction des rôles ou postes occupés, de la formation reçue, etc.), comment transmettre les demandes et comment celles-ci doivent être approuvées. Lorsque vous écrivez les règles, rappelez-vous que plus c’est clair et détaillé, moins il y a de probabilité d’incompréhension et de problèmes.
- Présentez ces règles à votre équipe : Prenez 10 minutes en réunion pour les expliquer, puis affichez-les près de l’horaire ou dans votre logiciel de gestion d’horaires. Ou encore, publiez un message dans l’outil de communication de l’équipe.
- Limitez les changements de dernière minute : Fixez une limite, par exemple toute demande doit être faite au moins 48 h à l’avance, sauf en cas d’urgence.
- Exigez (ou non) l’approbation d’un gestionnaire : Est-ce que pour votre entreprise, aucun échange ne devrait avoir lieu sans validation? Ou êtes-vous à l’aise de laisser les employés échanger les quarts sans l’approbation des managers dans certains cas?
- Utilisez un outil qui centralise tout : Oubliez les textos et Facebook, équipez-vous d’un logiciel de gestion des horaires. Gérez les échanges facilement, en évitant les oublis et les erreurs, tout en conservant un historique.
- Configurez les permissions dans l’outil : Assurez-vous que les employés qui échangent occupent des postes compatibles. Pas question qu’un commis prenne un quart de caissier, à moins qu’il n’ait reçu la formation nécessaire. Laissez vos employés proposer des échanges, mais conservez le dernier mot pour les approuver si vous le souhaitez.
- Surveillez les horaires pour éviter les heures supplémentaires involontaires : Un échange peut vite faire dépasser le seuil de temps plein sans que vous le vouliez. Assurez-vous que les échanges ne déclenchent pas accidentellement des heures supplémentaires non planifiées. Un logiciel de gestion des horaires peut vous notifier si un employé dépasse le nombre d’heures souhaitées, ou si son horaire compte des heures supplémentaires.
- Maintenez toujours votre horaire à jour : Dès qu’un échange est accepté, ajustez l’horaire et avisez vos employés. Si vous utilisez un logiciel de gestion des horaires, le tout se fera automatiquement.
- Conservez une trace des changements : Analysez qui change souvent ses quarts (et pourquoi). Vous recevez trop de demandes du même employé? C’est peut-être un signe de surcharge, ou peut-être que vous ne prenez pas en compte ses disponibilités lors de la création de l’horaire.
- Responsabilisez l’équipe : Rappelez aux employés qu’en acceptant un changement de quart, ils en deviennent pleinement responsables, même en cas d’imprévu.
Pour que la flexibilité profite à tous
Les échanges de quarts de travail peuvent permettre d’offrir de la flexibilité et accroître l’engagement au sein de votre équipe. Mais pour en tirer tous les bénéfices, ils doivent être encadrés par des règles claires, des outils appropriés et une communication constante.
Prenez un moment pour réfléchir à vos pratiques actuelles. Vos employés peuvent-ils échanger leurs quarts facilement, mais de façon sécuritaire? Est-ce que les règles sont connues et respectées? Mettre en place des solutions adaptées vous évitera bien des casse-têtes.
Quels sont les avantages d'une politique de changement de quarts bien définie?
Une politique claire pour encadrer les changements de quarts permet d’éviter les malentendus, de structurer les échanges et de s’assurer que tous les quarts sont bien couverts. Celle-ci permet de réduire les absences de dernière minute, de mieux organiser le travail de l’équipe et contribue à la satisfaction des employés.
Comment impliquer les employés dans le processus de changement de quarts?
Commencez par expliquer clairement les règles et la marche à suivre à vos employés. Offrez-leur un outil simple à utiliser pour proposer ou accepter des échanges, et encouragez-les à communiquer entre eux et avec leurs gestionnaires. Plus ils comprennent le processus, plus ils seront proactifs et responsables.
Quels outils facilitent la gestion des changements de quarts?
Des logiciels de planification des horaires comme Agendrix simplifient grandement la gestion des échanges de quarts grâce à des fonctionnalités qui automatisent le tout. Les employés peuvent proposer un échange en quelques clics, les gestionnaires gardent le contrôle avec un système d’approbation, et l’horaire est mis à jour automatiquement pour tout le monde.
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